Tiêu đề nội dung

Quản lý một dự án trực tuyến yêu cầu nhiều công cụ kỹ thuật số khác nhau để giúp nâng tầm dự án của bạn. Cho dù bạn đang sử dụng phần mềm quản lý dự án trực tuyến, nền tảng hội nghị truyền hình hay cả hai, bạn có thể theo dõi tốt hơn mọi thứ từ giai đoạn hình thành đến quá trình phân phối bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số hợp lý hóa thông tin. Hãy cùng xem cách một nền tảng hội nghị truyền hình nâng cao chất lượng quản lý dự án trực tuyến.

Các khóa học quản lý dự án trực tuyến

Các khóa học quản lý dự án trực tuyến đang trở nên rất phổ biến hiện nay. Chủ yếu khóa học tập trung vào việc lập kế hoạch, tổ chức và sử dụng nhiều nguồn lực. Nó cũng nhấn mạnh vào việc sử dụng các công cụ quản lý dự án để làm cho các dự án này trở nên thành công.

Bởi vì có một loạt các dự án phức tạp được đề xuất, những công cụ này đang được sử dụng để đạt được các mục tiêu mong muốn của các dự án này về những ràng buộc cơ bản của nó như phạm vi, thời gian và ngân sách. Ba điều này rất quan trọng trong một dự án và bất kỳ nhà quản lý dự án nào cũng nên nghiên cứu kỹ về những điều này để họ có thể thiết lập các mục tiêu và mục tiêu có thể đạt được.

Quản lý dự án đã rất hữu ích trong nhiều lĩnh vực giáo dục và công việc như kỹ thuật, xây dựng, hoạt động quốc phòng và nhiều lĩnh vực khác. Vào những năm 1950, công chúng biết đến nó với những tác phẩm tiên phong của Frederick Winslow Taylor. Người tiên phong khác của kỹ thuật quản lý dự án là Henry Grantt và Henri Fayol nổi tiếng.

Có những công cụ mà bạn có thể sử dụng trong các khóa học quản lý dự án trực tuyến rất hữu ích. Bạn có thể sử dụng một số trong số chúng cho các dự án đơn giản và nhỏ hơn và một số thích hợp cho các dự án lớn hơn và phức tạp hơn. Bạn chỉ cần chọn và sử dụng chúng một cách có hệ thống.

Bạn thực sự có thể sử dụng biểu đồ tài trợ, được đặt theo tên của Henry Grantt. Nó bao gồm lịch trình của một dự án có sử dụng các thanh và điều này cho biết những ngày quan trọng như ngày bắt đầu và kết thúc của dự án. Biểu đồ Grantt rất dễ hiểu vì chúng sử dụng cấu trúc phân tích công việc. Biểu đồ Grantt tốt nhất khi thực hiện các dự án nhỏ nhưng đôi khi chúng có thể không được sử dụng nhiều cho các dự án lớn hơn.

Một công cụ khác mà bạn có thể tối đa hóa là biểu đồ PERT. Ý nghĩa của Biểu đồ PERT là Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Chương trình. Trong công cụ này, bạn sẽ phân tích và đánh giá các nhiệm vụ và giai đoạn quan trọng đối với dự án. Đầu mối là tìm ra thời gian tối thiểu để hoàn thành một dự án riêng lẻ. Điều này cũng tập trung vào việc thực hiện tuần tự các phần của một dự án. Hơn nữa, một người khác đang thực hiện một dự án song song với các dự án khác. Hai chiến lược này có thể tạo thành một mạng lưới vì vậy nó làm giảm thời gian và chi phí để hoàn thành một dự án. Trong những năm 1950, Hải quân Hoa Kỳ đã sử dụng nó cho Dự án Polaris.

Cuối cùng là Mạng Logic. Điều này cho thấy sự kế thừa hoặc tiến độ của dự án. Điều này rất quan trọng trong việc xác định cách dự án phát triển. Đây là một công cụ cơ bản để kiểm soát, giám sát và cuối cùng là phân phối các nguồn lực có quan hệ trực tiếp với thời gian. Đây là một công cụ tốt vì tất cả các hoạt động tương đối chắc chắn thành công đều được chỉ ra để dự án có thể hoàn thành một cách khả thi.

Tính đến thời điểm hiện tại, có rất nhiều công cụ có sẵn để đảm bảo việc thực hiện dự án. Một người cần phải thận trọng trong việc sử dụng các công cụ để có kết quả mong muốn cho dự án của mình. Những công cụ này sẽ giúp bạn thu gọn trọng tâm của dự án và chúng sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và thành tích mong muốn trong một thời gian nhất định với số tiền chi tiêu hợp lý.

Quản lý dự án trực tuyến là gì?

Quản lý dự án trực tuyến phụ thuộc vào các công cụ kỹ thuật số hỗ trợ tất cả các giai đoạn trong vòng đời của dự án: Khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc. Người quản lý dự án dẫn đầu việc lập lịch trình, phân bổ nguồn lực, ngân sách, chất lượng và giám sát giao tiếp – điều này làm cho hội nghị truyền hình trở thành một tài sản quý giá đối với tiến độ của dự án.

Phần mềm quản lý dự án trực tuyến làm cho các nhiệm vụ, dự án và làm việc theo nhóm trở nên rõ ràng và hữu hình hơn, trong khi hội nghị truyền hình là công cụ kỹ thuật số tạo ra không gian cộng tác ảo để đánh dấu các ô đó.

Với nền tảng hội nghị truyền hình tại chỗ, người quản lý dự án có thể giữ liên lạc và tiếp cận để giao tiếp hiệu quả với các cá nhân và nhóm. Khi quản lý dự án hiệu quả, các dự án có thể phát triển và triển khai với tốc độ nhanh hơn. Do đó, công việc trở nên nhanh chóng hơn vì các nhóm có thể dễ dàng gặp gỡ, chia sẻ và cộng tác mà không có xích mích.

Những cải tiến về dự án, truyền thông tin nhanh hơn và cập nhật quan trọng đều là kết quả của việc nâng cao khả năng giao tiếp và quản lý dự án tốt hơn thông qua nền tảng hội nghị truyền hình.

Nó có lợi như thế nào?

Sử dụng hội nghị truyền hình như một công cụ để thúc đẩy dự án của bạn đảm bảo bạn luôn đúng giờ, đúng phạm vi và trong phạm vi ngân sách.

Kịp thời: Liên kết nhanh hơn với những người ra quyết định, nhà cung cấp, nhà cung cấp – bất kỳ ai tham gia vào dự án – khi bạn có thể thiết lập một cuộc họp trực tuyến với một vài cú nhấp chuột.
Trong phạm vi: Ở trong phạm vi công việc đã xác định trước mà không phải lùi lại hoặc gặp phải tình trạng dư thừa. Nếu các thay đổi đối với việc triển khai dự án xảy ra, tất nhiên rất dễ dàng để sửa chữa và thông báo cho những người chơi chính.
Trong ngân sách: Tiết kiệm tiền khi bạn có thể thuê ngoài các nhiệm vụ và không phải đi du lịch hoặc chi tiêu cho chỗ ở. Giữ thông tin chi tiết và tổ chức các cuộc họp tình trạng trực tuyến thường xuyên để thảo luận về tài chính, dự báo và bất kỳ khoản chi tiêu có thể dự đoán được.

Ai cần nó?

Các nhà quản lý dự án gặp phải nhiều thách thức điều đó có thể làm chậm tiến độ và tăng trưởng của một dự án. Không có gì lạ khi gặp phải bất kỳ trục trặc nào sau đây:

Lãng phí thời gian trong việc thu thập thông tin, cập nhật lịch biểu, tìm kiếm tệp và tài liệu cũng như cập nhật nhóm
Không thể nhanh chóng phổ biến các thay đổi đối với dự án và thông tin
Quá nhiều người quản lý dự án có phong cách và cách tiếp cận khác
Ưu tiên rải rác
Không đủ tài nguyên
Phạm vi công việc không xác định
Thời hạn được ưu tiên hơn chất lượng công việc
Nhóm không thể tập trung các kênh giao tiếp và làm việc

Với giao tiếp trực tuyến là trọng tâm của việc hiện thực hóa bất kỳ dự án nào, hãy sử dụng các tính năng hội nghị truyền hình sau để trao quyền cho cuộc họp trực tuyến, các cuộc họp giao ban, cập nhật và hơn thế nữa:

Lời mời và lời nhắc
Lên kế hoạch cho các cuộc họp của bạn trước (hoặc tại chỗ!) Và bao gồm tất cả các thông tin liên quan. Nhấp để đặt lời nhắc và mời bất kỳ ai từ Sổ địa chỉ.
Thông báo SMS
Nhắc những người tham gia một cuộc họp quan trọng sắp diễn ra bằng cách liên hệ trực tiếp với họ trên thiết bị di động của họ với các chi tiết liên quan.
Lời mời cuộc gọi nhóm
Tạo các nhóm trong Sổ địa chỉ của bạn đã được chỉ định để bạn có thể chỉ cần nhấp vào và thiết lập và chạy nhóm.
Bộ lập lịch múi giờ
Gặp gỡ trực tuyến liền mạch mà không cần phải đoán múi giờ thứ hai. Chỉ cần sử dụng tính năng này để nhập ngày giờ thành phố của bạn và tìm thời gian hoàn hảo để gặp mặt.
Chia sẻ tài liệu
Thay vì dành thời gian tìm kiếm một tệp cụ thể hoặc xem qua các chuỗi email cũ, bạn có thể chia sẻ phương tiện, liên kết và video quan trọng ngay tại chỗ. Tất cả các tài liệu được bao gồm trong email tóm tắt cuộc gọi.
Điện thoại di động App
Ngay cả khi bạn đang chạy giữa văn phòng và nhà riêng, bạn có thể giữ kết nối và đúng giờ bằng cách tham gia cuộc họp từ bất kỳ đâu. Sử dụng ứng dụng Android hoặc iOS từ thiết bị của bạn để thực hiện cuộc gọi khi đang chạy!

(alt-tag: Ba người làm việc trên bàn, nói chuyện và tương tác trên máy tính bảng trong khi vạch ra kế hoạch trên bàn làm việc trong văn phòng)

Hội nghị truyền hình để hỗ trợ quản lý các dự án của bạn cung cấp trực tuyến:

Cơ hội kết nối trực diện
Đặc biệt nếu nhóm của bạn ở các khu vực khác nhau của thành phố, quốc gia hoặc thế giới, một cuộc trò chuyện qua email có thể bị hiểu nhầm và chi tiết có thể bị bỏ qua trong các tin nhắn văn bản dài và chuỗi email. Trò chuyện video nhanh cung cấp cho người tham gia một cách khác để giữ kết nối, xây dựng mối quan hệ và giao tiếp ngắn gọn hơn, đặc biệt là khi ngôn ngữ cơ thể và nét mặt có thể nhìn thấy được.

Kết nối thời gian thực
Trò chuyện video là dịp hoàn hảo để gửi và nhận phản hồi tức thì hoặc gửi và nhận tệp ngay tại chỗ. Công việc có thể được cộng tác trong thời gian thực bằng tính năng chia sẻ màn hình và bảng trắng trực tuyến. Hoàn thành nhiệm vụ không cần phải thực hiện một mình hoặc trong một silo khi những người tham gia được thông báo rõ ràng về thời hạn được liệt kê trong công cụ quản lý dự án hoặc được gửi thông tin chi tiết về cuộc họp trực tuyến sắp tới qua thông báo SMS.

Sử dụng tài nguyên tốt hơn
Các nhà quản lý dự án sẽ thở phào nhẹ nhõm khi biết họ có thể dựa vào một nền tảng hội nghị truyền hình kết nối không chỉ những người làm việc toàn thời gian mà còn cả những người làm việc tự do và những người làm việc theo hợp đồng. Tiếp cận với tài năng chuyên biệt cho các dự án riêng lẻ hoặc tập hợp một nhóm chuyên biệt bất kể địa lý. Một cách tiếp cận tập trung hơn vào video đối với chiến lược truyền thông của bạn mời mọi người dựa trên tài năng thay vì gần gũi. Thêm vào đó, dự án của bạn có thể tiết kiệm tài nguyên và thời gian, đồng thời giúp bạn tiết kiệm ngân sách.

Một quy trình được cải thiện
Với việc tập trung vào hội nghị truyền hình là cốt lõi của chiến lược truyền thông, dự án của bạn có thêm lợi ích là tạo kết nối trực tiếp và hướng về phía trước để giải quyết các vấn đề, xem các điểm nghẽn và gắn kết mọi người lại với nhau.

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

Phần mềm quản lý dự an Microsoft Project quản lý dự án trực tuyến quản lý dự án trực tuyến
Phần mềm quản lý dự an miễn phí
Zoho project
Project la gì
Trello
Project Manager
Dịch vụ Zoho là gì

Các chuyên mục nội dung liên quan

Bản tin số

Các khóa học quản lý dự án trực tuyến

Cảm ơn!