Cách ghi lại quy trình tiếp thị nội dung của bạn

Cập nhật vào tháng 9 22, 2021

Bạn có chiến lược tiếp thị nội dung đã được lập thành văn bản của mình. Bạn biết chiến thuật của mình. Nó đang hoạt động. Tiếp thị nội dung đang làm việc cho bạn. Bạn làm gì bây giờ? Hãy ngồi lại, thư giãn và xem nội dung chiến lược của bạn đang thu hút khách hàng tiềm năng sau khi dẫn đầu vinh quang? Vâng, có… nhưng không quá. Đã đến lúc có chiến lược hơn về cách bạn đang làm việc. Như trong, thực sự làm công việc. Hãy để tôi giải thích.

Trong nhiều năm, CMI đã đánh mạnh vào các nhà tiếp thị nội dung với thông điệp rằng họ phải có một chiến lược tiếp thị nội dung được lập thành văn bản để thành công hơn. Nghiên cứu cho thấy rằng 60% các nhà tiếp thị B2B thành công nhất có chiến lược tiếp thị nội dung được ghi chép lại. Chỉ còn 21% nhà tiếp thị kém thành công nhất có một.

Một chiến lược tiếp thị nội dung được lập thành văn bản, theo báo cáo của CMI, khiến các nhà tiếp thị có nhiều khả năng xem xét các nỗ lực, chiến thuật và kênh tiếp thị nội dung của họ là hiệu quả và giúp họ biện minh ngân sách tiếp thị nội dung cao hơn cho CMO.

NỘI DUNG LIÊN QUAN ĐƯỢC NHẤP TAY: Mẹo tiết kiệm thời gian, danh sách kiểm tra và mẫu để chinh phục các mục tiêu tiếp thị nội dung trong 2021

Nhập quy trình làm việc tài liệu

Tầm quan trọng tương tự như một chiến lược tiếp thị nội dung tài liệu là một quy trình làm việc được lập thành văn bản . Quy trình tiếp thị nội dung bằng văn bản cung cấp cấu trúc cho các quy trình của bạn và tăng hiệu quả thực thi của bạn.

Quy trình làm việc #ContentMarketing bằng văn bản cung cấp cấu trúc cho các quy trình của bạn và tăng hiệu quả thực thi, nói @RaeDuplain qua @CMIContent. Nhấp để Tweet

Sử dụng tài liệu quy trình làm việc, bạn sẽ trao quyền cho nhóm của mình với:

• Hiển thị rõ ràng các quy trình thích hợp để sản xuất nội dung
• Hiểu rõ hơn về cách các phụ thuộc ảnh hưởng đến các quy trình
• Hiệu quả hơn để cung cấp nội dung đúng thời gian
• Tăng độ rõ ràng vào thời điểm và làm thế nào để thúc đẩy công việc về phía trước
• Thêm cấu trúc và tốc độ phê duyệt và ít làm lại hơn

Đổi lại, tất cả tài liệu này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian – thời gian tuyệt vời, ngọt ngào, quý giá. Bạn có thể tập trung thời gian mới tìm thấy đó vào việc sáng tạo và phát triển nội dung hấp dẫn hơn.

Bắt đầu

OK, lấy giấy và bút (hoặc bút chì nếu bạn không có như cam kết). Hoặc lấy một bảng trắng và một số bút dạ. Sau đó, tập hợp nhóm nội dung của bạn và xem xét năm giai đoạn sau trong quy trình làm việc của bạn. Cùng nhau, lập sơ đồ quá trình phát triển nội dung – nó đang hoặc sẽ hoạt động như thế nào. Làm cho nó trực quan .

Xem lại sơ đồ để xác định bất kỳ chất béo nào bạn có thể cắt giảm theo cách bạn đang làm. Gắn dấu sao những khu vực đó và ghi chú về những gì bạn muốn thay đổi. Sau đó, chọn một người nào đó trong nhóm của bạn để ghi lại quy trình đã được tinh chỉnh của bạn. Cho dù viết các bước trong tài liệu Word, vẽ bằng tay hay vẽ sơ đồ dưới dạng lưu đồ bằng phần mềm miễn phí như Lucidchart , điều quan trọng là bạn tạo ra thứ gì đó mà nhóm của bạn có thể nhìn thấy và tham chiếu bất cứ khi nào họ cần.

Tạo quy trình phát triển #content có thể được nhóm của bạn xem và tham khảo bất cứ khi nào họ cần, @RaeDuplain cho biết qua @CMIContent. Nhấp để Tweet

Sẵn sàng?

Giai đoạn 1: Yêu cầu và ý tưởng chiến lược

Nhóm của bạn nhận được rất nhiều yêu cầu về nội dung và luôn đưa ra ý tưởng mới. Nhưng bạn đang nắm bắt tất cả những yêu cầu và ý tưởng này ở đâu? Bạn cần một quy trình để biết cách thực hiện và một nơi để thu thập chúng. Đó là cách duy nhất để bạn không bị mất dấu.

Bạn @RaeDuplain qua @CMIContent cho biết cần có một quy trình về cách nắm bắt các yêu cầu và ý tưởng #content và một nơi trung tâm để thu thập chúng. Nhấp để Tweet

Để ghi lại khía cạnh này trong quy trình làm việc của bạn:

• Xác định ai cần tham gia trong các yêu cầu và ý tưởng nội dung. Xem xét các yêu cầu và ý tưởng đến từ đâu. Bao gồm các thành viên chính trong nhóm của bạn, cũng như các bên liên quan có liên quan và các chuyên gia chủ đề trong các bộ phận khác.

• Tạo vị trí trung tâm hoặc kho lưu trữ các yêu cầu và ý tưởng đệ trình. Yêu cầu tất cả các yêu cầu và ý tưởng nội dung phải được gửi theo cách chuẩn hóa đến một nơi. Bạn có thể tạo bí danh email gửi đến trưởng nhóm của mình (ví dụ: contentideas@yourcompany.com), một biểu mẫu trực tuyến tự động điền vào bảng tính được chia sẻ hoặc giải pháp dựa trên đám mây. Kho lưu trữ cũng phải là nơi bạn ưu tiên và chọn nội dung để sản xuất.

• Chi tiết ai cần phê duyệt hoặc xem xét các ý tưởng. Đảm bảo bao gồm những người cần phê duyệt các chủ đề trước khi công việc bắt đầu, chẳng hạn như nhóm bán hàng, các chuyên gia về chủ đề nội bộ hoặc giám đốc điều hành.

• Xác định trình tự của công việc. Vạch ra những gì phải xảy ra trong giai đoạn hình thành ý tưởng và theo trình tự – động não ý tưởng , chọn lọc ý tưởng, gửi ý tưởng, điền vào nội dung ngắn gọn, , v.v.

Giai đoạn 2: Ưu tiên

Bước tiếp theo là tìm ra cách sắp xếp thứ tự ưu tiên và lên lịch cho các dự án nội dung (cho dù lớn hay nhỏ). Nếu được thực hiện đúng, giai đoạn quy trình làm việc này sẽ đảm bảo rằng nội dung bạn sản xuất phù hợp với các mục tiêu và sáng kiến ​​chiến lược của công ty bạn. Để ghi lại giai đoạn này của quy trình làm việc của bạn:

• Chọn một công cụ ưu tiên. Tốt nhất là để có một người phụ trách kho lưu trữ yêu cầu / ý tưởng của bạn và quản lý việc sắp xếp thứ tự ưu tiên. Đây có thể là người quản lý tiếp thị nội dung, người quản lý biên tập viên hoặc người có trách nhiệm tương tự.

• Lập bản đồ cách thức và thời điểm thông báo các ưu tiên cho nhóm của bạn / các bên liên quan . Liệt kê các dự án nội dung theo mức độ ưu tiên và cung cấp khả năng hiển thị cho tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.

• Thêm công việc vào lịch biên tập của bạn. Trong tài liệu quy trình làm việc của bạn, hãy vẽ một vị trí cho cách thức, thời gian và người mà nội dung sẽ được thêm vào lịch biên tập .

Giai đoạn 3: Sáng tạo

Khi đã đến lúc đi sâu vào sáng tạo nội dung, đội bạn cần biết quá trình thực thi trông như thế nào. Giai đoạn này có thể chứa rất nhiều bộ phận chuyển động. Để ghi lại giai đoạn này:

• Xác định các mốc quan trọng trong quy trình nội dung của bạn. Các mốc quan trọng là phần lớn hoặc thành tích trong quá trình thực hiện như viết, phê duyệt và thiết kế.

• Chia các cột mốc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Đối với giai đoạn thực hiện viết, hãy vạch ra những thứ như phác thảo, bản nháp và phê duyệt. Chi tiết khi nào nội dung nên được đưa vào thiết kế và ai là người phê duyệt thiết kế cuối cùng. Đảm bảo bao gồm các bản sửa đổi và tất cả các vòng phê duyệt.

• Liệt kê những người tham gia ở mỗi bước. Nhiều dự án yêu cầu nhiều hơn một tài nguyên. Lập bản đồ nói chung (vai trò công việc) hoặc cụ thể (tên nhóm) những người sẽ tham gia vào từng bước của quy trình mà bạn vừa ghi lại.

Giai đoạn 4: Xuất bản và quảng bá

Bây giơ là thời gian để lập bản đồ cách bạn sẽ xuất bản và chia sẻ nội dung của bạn với thế giới (ý tôi là khán giả mục tiêu của bạn). Để ghi lại giai đoạn này:

• Xác định tất cả các kênh phân phối có liên quan. Xã hội phương tiện truyền thông? Quảng cáo trả phí ? Quảng cáo chiêu hàng? Email nuôi dưỡng ? Ánh xạ tất cả các tùy chọn bạn sử dụng (hoặc có thể sử dụng). Đảm bảo bạn sắp xếp nội dung phù hợp với kênh phù hợp nhất.

• Xác định người chịu trách nhiệm phân phối nội dung. Bạn có thể có một số nhóm hoặc nhà cung cấp xử lý các kênh phân phối khác nhau. Mời các nhóm đó tham gia để xác định (những) nhân viên chủ chốt sẽ nhận được nội dung đã được phê duyệt để phân phối.

Giai đoạn 5: Tổ chức và lưu trữ nội dung

Tùy thuộc vào quy trình làm việc riêng của nhóm bạn, điều này giai đoạn có thể đến trước giai đoạn xuất bản và quảng bá. Vậy là được rồi. Cho dù đó là giai đoạn nào, việc có một quy trình làm việc được lập thành văn bản và các quy trình để tổ chức và lưu trữ nội dung là một trợ giúp rất lớn vì nó giúp bạn luôn có tổ chức – dễ dàng theo dõi tài liệu đang ở đâu và ở giai đoạn nào trong quy trình. Để ghi lại giai đoạn này , trả lời những câu hỏi này:

• Bạn sẽ lưu trữ các tệp cuối cùng ở đâu? Bạn sẽ sử dụng một hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số ? Bộ nhớ dùng chung? Lưu trữ dựa trên đám mây? Cho dù bạn chọn, hãy đảm bảo rằng bạn có một vị trí trung tâm duy nhất. Các tài liệu nằm rải rác có thể dễ dàng trở thành một mớ hỗn độn lớn.

• Bạn sẽ đặt tên tệp của mình như thế nào? Làm thế nào để mọi người biết được tệp nào thực sự là tệp cuối cùng? Tạo quy ước đặt tên như một phần của quá trình này để mọi thứ được chuẩn hóa.

• Bạn sẽ tổ chức các tệp của mình như thế nào? Những tệp nào sẽ được chuyển đến những thư mục nào ở những vị trí nào? Ai chịu trách nhiệm tổ chức và lưu trữ các tệp cuối cùng trong hệ thống lưu trữ của bạn?

Chia sẻ với tất cả những người tham gia

Với bạn quy trình làm việc được ánh xạ, tinh chỉnh và tài liệu hóa, chia sẻ nó với mọi người và bất kỳ ai có thể tham gia để họ nhìn thấy các quy trình và biết cách làm việc với nhóm của bạn tốt hơn.

Việc ghi chép và chia sẻ quy trình tiếp thị nội dung của bạn sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian về lâu dài – số giờ bạn và nhóm của bạn đã từng lãng phí bằng cách tìm kiếm tệp, để nội dung ngồi vì không chắc chắn về vị trí tiếp theo, chuyển tệp qua lại vì có sự hiểu lầm về việc ai sở hữu cái gì và làm lại nội dung vì một nội dung quan trọng cổ đông không được đưa vào phê duyệt vào đúng thời điểm.

Một lợi ích khác của tài liệu này về quy trình là nó sẽ giúp bạn dễ dàng thấy cách trở nên hiệu quả hơn với một vài chỉnh sửa hoặc thay đổi khi thời gian trôi qua và mọi thứ thay đổi trong tổ chức của bạn – làm cho tiếp thị nội dung trở thành trải nghiệm tốt hơn cho mọi người.

Lưu ý: Tất cả các công cụ trong bài viết đều là của tác giả. Nếu bạn có một công cụ để đề xuất, vui lòng thêm nó trong phần bình luận.

Ảnh bìa của Joseph Kalinowski / Viện Tiếp thị Nội dung

• Trang chủ