Cách quản lý dự án dựa trên web có thể cải thiện hiệu quả và giao tiếp trong doanh nghiệp của bạn

Cách quản lý dự án dựa trên web có thể cải thiện hiệu quả và giao tiếp trong doanh nghiệp của bạn
– Cập nhật kiến thức mới nhất năm 2023

Nhiều nhóm dự án phân tán về mặt địa lý. Các dự án vốn là những nỗ lực hợp tác. Bản chất của các dự án là có các nhóm thường bao gồm nhiều thành viên. Thông thường, các nhóm dự án kết hợp nhiều tổ chức. Các thành viên trong nhóm không chỉ có thể bao gồm nhân viên mà còn bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu phụ và các bên thứ ba khác.

Đôi khi toàn bộ nhóm dự án thuộc cùng một công ty hoặc tổ chức; tuy nhiên, các thành viên thường làm việc từ các văn phòng khác nhau trong một quốc gia hoặc trên toàn cầu. Ngay cả khi nhóm dự án ở cùng một văn phòng, trong các tình huống kinh doanh có nhịp độ nhanh, thông tin phải được chuyển càng nhanh càng tốt, điều này làm cho phần mềm quản lý dự án tập trung trở nên cần thiết.

xu hướng ngày càng gia tăng của công việc thuê ngoài và phát triển ra nước ngoài vẫn tiếp tục; người quản lý dự án cần phải đồng bộ hóa trên nhiều múi giờ. Vì vậy, khi nhóm ở phía Tây đi ngủ và nhóm ở phía Đông đi làm, họ có thể đăng nhập vào giải pháp quản lý dự án dựa trên web để xem tiến độ thực hiện nhiệm vụ của họ. Các công ty quản lý tốt quy trình này đều vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh.

Ngoài ra, khách hàng cũng đang đòi hỏi sự rõ ràng và minh bạch hơn về tiến độ các dự án của họ. Các nhóm dự án hướng tới khách hàng sở hữu hệ thống phần mềm hợp tác để tương tác với khách hàng đang bán điều này như một lợi thế cạnh tranh và giành chiến thắng trong kinh doanh so với đối thủ của họ.

Nhiều công ty quản lý các dự án bằng các ứng dụng phần mềm máy tính để bàn như Microsoft Project và Microsoft Excel. Thách thức đối với việc sử dụng phần mềm máy tính để bàn để quản lý dự án là các ứng dụng này không được thiết kế để hợp tác giữa một số bên. Tệ nhất là tệp được chia sẻ qua email với tất cả các bên trong nhóm. Tốt nhất, tệp có thể được đăng trên mạng hoặc trên extranet và được chia sẻ từ đó.

Một vấn đề khác khi sử dụng các ứng dụng máy tính để bàn là thông tin phút được gửi qua email cho nhóm dự án, dữ liệu trở nên lỗi thời. Đó là, thông tin không có sẵn trong thời gian thực. Các dự án vốn dĩ rất năng động, những nỗ lực thay đổi theo từng giờ và đôi khi từng phút.

Một giải pháp quản lý dự án hàng trăm phần trăm dựa trên web, giải quyết những vấn đề này bằng cách cho phép các nhà quản lý dự án và các thành viên trong nhóm của họ truy cập thông tin từ bất kỳ trình duyệt nào trên thế giới vào bất kỳ lúc nào. Thông tin dự án được cộng tác trong một cơ sở dữ liệu trung tâm và được đăng trong thời gian thực, đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm và quản lý điều hành có thể xem thông tin có sẵn gần đây nhất về nhiệm vụ.

Giải pháp phần mềm quản lý dự án dựa trên web có ưu điểm là lưu trữ tất cả các dự án, tài nguyên và các nhiệm vụ của chúng ở một nơi tập trung. Thật không may, không phải tất cả các phần mềm dựa trên web đều như nhau. Nhiều giải pháp cấp thấp và thậm chí cả phần mềm dự án tầm trung không thể thực hiện phân bổ tài nguyên đúng cách. Vì vậy, khi bạn đang đánh giá hệ thống, hãy chắc chắn kiểm tra và xem liệu giải pháp có thể thực hiện các chức năng này hay không:

o Hiển thị báo cáo hoặc lưới phân bổ tài nguyên dự án chéo với tất cả các tài nguyên, dự án và nhiệm vụ trong hệ thống.

o Xem chi tiết từ báo cáo để xem các dự án và nhiệm vụ gây ra việc phân bổ vượt mức.

o Thể hiện tất cả công việc và nỗ lực của một nhóm dự án, thành viên hoặc nguồn lực được giao cho nó.

o Tính toán thời gian không làm việc ở cấp độ toàn cầu, chẳng hạn như cuối tuần và ngày lễ của công ty.

o Tính toán thời gian không làm việc của tài nguyên, chẳng hạn như thời gian nghỉ phép.

o Tính toán lịch trình của nhân viên bán thời gian hoặc nhà thầu phụ.

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Các chuyên mục nội dung liên quan

• Bản tin số mới nhất | Góc chia sẻ kiến thức số hóa & Chiến lược kinh doanh
• Trang chủ
• Marketing tổng thể
• SEO
• Thiết kế Website
• Web Hosting
• VPS