Tìm hiểu cách sử dụng Outlook 2016

Cách sử dụng Outlook 2016 được rất nhiều người quan tâm bởi những lợi ích mang lại. Outlook sắp xếp các email, lịch, danh bạ, tác vụ và danh sách việc cần làm của bạn, tất cả ở cùng một chỗ. Việc sắp xếp đó sẽ bắt đầu bằng tài khoản email của bạn. Từ đó, bạn có thể bắt đầu làm việc với các email, chuyển email thành tác vụ hoặc cuộc hẹn, cũng như lưu trữ thông tin về những người bạn tương tác trong danh bạ của mình để không bao giờ phải ghi nhớ địa chỉ email hay số điện thoại. Hãy cùng SEMTEK tìm hiểu nhanh về một số tác vụ cơ bản.

Tìm hiểu ứng dụng Outlook 

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft được sử dụng rộng rãi tại các cơ quan, doanh nghiệp trên toàn thế giới. Bạn đã biết Outlook là gì chưa?

1. Outlook là gì? 

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, bao gồm các công cụ: e-mail, lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web.

Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc có thể làm việc với các ứng dụng kết hợp khác cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp.

Microsoft Outlook không phải là một công cụ miễn phí; bạn sẽ phải mua phiên bản hoàn chỉnh hoặc trả cước để sử dụng khi có nhu cầu.

cách sử dụng outlook 2016

2. Ưu điểm của Outlook

Tốc độ truy cập nhanh, không gian lưu trữ rộng mở

Đa số người dùng thường sử dụng tính năng email trên Outlook vì phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, không giới hạn không gian lưu trữ. Email được sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi… dễ dàng tra cứu.

Hỗ trợ việc gửi mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn kết hợp với OneDrive, Skype Drive và khôi phục email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác. cách sử dụng outlook 2016

Tính bảo mật và khả năng chống spam cao

Khả năng chống spam cao với thao tác chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể. Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần (dùng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc Email Marketing) giúp bạn tránh khỏi các bộ máy spam mail. Với Outlook, bạn có thể tạo, xóa và thay đổi các địa chỉ mail hay đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời một cách dễ dàng.

Đa dạng kết nối cách sử dụng outlook 2016

Tích hợp với các trang mạng xã hội đang chiếm ưu thế hiện nay như Facebook, Twitter hay LinkedIn… Giúp người dùng email có thể dễ dàng vừa check mail vừa lướt các kênh mạng xã hội này. Tích hợp Skype để trò chuyện thông qua Skype.

Ngoài ra, Outlook còn cho phép sử dụng HTML và CSS. Cụ thể, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động hơn khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML. Phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân / doanh nghiệp.

Cách sử dụng outlook 2016 cho người mới bắt đầu

1. Đầu tiên, bạn cần tải Outlook về thiết bị của mình

Tiếp theo, thiết lập tài khoản Outlook của bạn và sẵn sàng để bắt đầu nhận và gửi email, sử dụng lịch, tạo danh bạ và làm việc với các tác vụ Outlook.

Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu. Thường thì như vậy là đủ nhưng nếu quá trình thiết lập tự động không thành công, Outlook sẽ yêu cầu cung cấp thêm một số thông tin, chẳng hạn như tên máy chủ thư của bạn. Nếu bạn không có thông tin đó, nhà cung cấp email của bạn có thể cho bạn biết những chi tiết này.

cách sử dụng outlook 2016

2. Cách sử dụng Outlook 2016 tạo thư email mới

  • Từ bất kỳ thư mục thư nào (chẳng hạn như Hộp thư đến của bạn), chọn Email Mới.
  • Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email
  • Trên ruy-băng hoặc trong ngăn đọc, chọn Trả lời, Trả lời tất cả, hoặc Chuyển tiếp.

Trong hộp Đến, Cc hoặc Bcc, thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Để thêm người nhận, bấm vào hộp thích hợp, rồi nhập tên người nhận.
  • Để loại bỏ người nhận, bấm vào hộp thích hợp, chọn tên người nhận rồi nhấn phím Delete.

Lên lịch cuộc họp 

  • Trong thư mục Lịch, chọn Cuộc họp Mới. cách sử dụng outlook 2016
  • Tổng hợp các bí quyết sử dụng Outlook Mail từ A – Z

3. Lọc các email quan trọng để riêng

Bí quyết sử dụng Outlook Mail này được thiết kế để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email quan trọng.

Để sử dụng tính năng này, trong Microsoft Outlook, hãy chọn trình đơn File > New > Search Folder. Sau đó, trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn kéo xuống dưới cùng ủa danh sách và nhấn chọn “Create a custom Search Folder”.

Đặt tên cho thư mục Search Folder trong khung Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.

Nội dung hữu ích liên quan  Liệu có cần thiết tạo mail cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.

4. Cách sử dụng Outlook 2016 Lên lịch gửi mail

Nếu bạn là nhân viên văn phòng chủ yếu làm việc và hoạt động trong giờ hành chánh nhưng lại có các email cần gửi đi ngoài khung giờ này (ví dụ như khi bạn gửi email cho khách hàng trái múi giờ, các email cần gửi đi vào khoảng đêm hay sáng sớm…), bạn có thể sử dụng tính năng hẹn giờ gửi mail của Outook.

Cụ thể, sau khi soạn thảo nội dung thư xong, bạn bấm chọn thẻ Options rồi chọn Delay Delivery.

Tại phần Do not deliver before bạn chọn ngày, giờ để gửi thư rồi đóng hộp thiết lập lại.

Cuối cùng, bạn bấm Send và để nguyên Microsoft Outlook ở trạng thái hoạt động, qua thời điểm bạn thiết lập thì thư mới được gửi đi.

5. Giới hạn thông báo trên màn hình Desktop

Thông thường, Outlook sẽ có tính năng gửi thông báo đến bạn khi có email đến. Tuy nhiên, sẽ thật khó để tập trung làm việc khi có quá nhiều thông báo email không quan trọng được gửi đến liên tục.

Bạn có thể hoàn toàn giới hạn các thông báo này, chỉ giữ lại thông báo email quan trọng thông qua các thao tác như sau.

Đầu tiên bạn tắt hết thông báo trên màn hình Desktop trong mục Mail Options, sau đó tạo Rule trên Outlook chỉ nhận thông báo thư, email từ một người cụ thể nào đó gửi cho bạn. cách sử dụng outlook 2016

Như vậy là bạn đã hoàn thành thiết lập gửi thông báo lên màn hình chỉ áp dụng cho một số đối tượng người gửi quan trọng.

6. Tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát khỏi Outlook

Bí quyết sử dụng Outlook Mail này giúp bạn tiết kiệm đáng kể không gian lưu trữ cho hộp thư của mình. Để thực hiện, hãy chọn trình đơn Tools > Options. Trong thẻ Other của hộp thoại Options, bạn hãy tìm đến mục General ở trên cùng và đánh dấu tùy chọn “Empty the Deleted Items folder upon exit”.

Trong trường hợp bạn muốn Outlook xác nhận lại trước khi xóa hoàn toàn những email trong thư mục này, hãy chọn nút Advanced Options và chọn “Warn before permanently deleting items”.

7. Tạo một mục mới từ clipboard

Sao chép bất kỳ văn bản hoặc đoạn văn bản nào từ Clipboard của bạn, sau đó trên Outlook bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. Outlook sẽ tạo một hộp thư mới (hoặc note hoặc bất kỳ mục nào đó, phụ thuộc vào thư mục bạn đang xem) có văn bản, đoạn văn bản mà bạn vừa dán.

Trên đây là một số thủ thuật thú vị có thể giúp bạn trải nghiệm ứng dụng Mail Outlook một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Trong quá trình sử dụng, chắc chắn bạn cũng sẽ tìm ra thêm các tính năng cũng như hướng sử dụng phù hợp với mình.

Cách sử dụng Outlook 2016 bị treo khi khởi động

Outlook 2016 là một trong những ứng dụng thư điện tử tốt nhất trên hệ điều hành Windows và được nhiều người dùng yêu thích. Tuy nhiên khi sử dụng Outlook 2016, người dùng hay gặp phải lỗi khi mở ứng dụng bị treo, không load được profile…

Không thể phủ nhận lợi ích của Hardware Acceleration – tăng tốc phần cứng giúp người dùng chúng ta được trải nghiệm hình ảnh trong các ứng dụng Office một cách trơn tru và đẹp đẽ. Tuy nhiên nếu máy tính của bạn không đủ mạnh, Hardware Acceleration có thể làm giảm hiệu suất sử dụng các ứng dụng, thậm chí làm chậm, gây ra sự cố và đóng băng các app không phù hợp. Và không loại trừ đây cũng chính là nguyên nhân gây nên lỗi treo màn hình khởi động Outlook.

cách sử dụng outlook 2016

Giải pháp đưa ra ở đây là bạn hãy tạm thời vô hiệu hóa tăng tốc phần cứng, cách làm như sau:

  • Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Windows+R để mở cửa sổ lệnh Run.
  • Bước 2: Nhập lệnh dưới đây vào cửa sổ Run và nhấn Enter để mở Outlook 2016 hoặc Outlook 365 ở chế độ Safe Mode.
  • Lưu ý: Giữa Outlook.exe và /safe có dấu cách. Nếu không nhập đúng Outlook.exe /safe trên màn hình bạn sẽ bị báo lỗi.
  • Bước 3: Lúc này trên màn hình xuất hiện hộp thoại Choose Profile, nhiệm vụ của bạn là chọn 1 profile (nếu bạn sử dụng nhiều profile), sau đó click chọn OK. cách sử dụng outlook 2016
  • Bước 4: Ứng dụng Outlook mở ra, bạn click chọn thẻ File, và đi tới Options.
  • Bước 5: Chọn thẻ Advanced, tìm mục Display và đánh dấu tích vào ô Disable hardware graphics acceleration.
  • Bước 6: Lưu các thay đổi. Đóng cửa sổ Outlook lại sau đó mở lại một lần nữa.

Lúc này Outlook không còn bị lỗi như trước nữa.

 

Tìm kiếm liên quan đến cách sử dụng outlook 2016

  • cách sử dụng outlook 2016 hiệu quả
  • hướng dẫn sử dụng outlook 2016 pdf
  • cách sử dụng outlook hiệu quả
  • sử dụng 2 email trong outlook 2010
  • cách load mail về outlook
  • cách cài mail công ty vào outlook 2016
  • cách quản lý email trong outlook 2016
  • cài đặt outlook 2019

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tư vấn

X
Chào Anh/ Chị đến với SEMTEK! SEMTEK Co,.LTD
Chào Bạn đến với SEMTEK
wpChatIcon