content calendarcontent creationcontent marketingContent StrategyMarketing tổng thể

Cách tạo lịch biên tập Kickass

How to Create a Kickass Editorial Calendar

Quản lý nội dung của bạn có thể là một nhiệm vụ khó khăn.

Nếu bạn chưa quen với việc quản lý biên tập hoặc chỉ đang tìm cách để giữ cho tất cả nội dung của bạn được tổ chức tốt, bạn có thể hỏi một số câu hỏi. Bạn sắp xếp nội dung của mình như thế nào? Làm thế nào để bạn biết những gì nội dung để đăng? Có cách nào dễ dàng và hiệu quả để luôn dẫn đầu các mục tiêu đăng nội dung của bạn không?

Đó là nơi lịch biên tập có thể lưu lại cả ngày.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ xác định lịch biên tập thực sự là gì (và không phải) và giải thích cách tạo lịch biên tập phù hợp với nhóm của bạn.

Lịch biên tập là gì?

Lịch biên tập, mượn từ thế giới xuất bản truyền thống, là một lịch thực tế phác thảo các khung cấp cao, theo chủ đề để hiển thị khi nào nội dung bao quát của bạn nên được lên lịch trong suốt cả năm.

Đây là một tài nguyên hữu ích để xây dựng nền tảng cho nội dung của bạn trong đó nó thiết lập điểm khởi đầu cho việc lập kế hoạch nội dung của bạn bằng cách xem xét bức tranh toàn cảnh, sau đó đi sâu vào chi tiết nội dung sẽ đăng. Lịch biên tập mạnh mẽ sẽ phân loại nội dung và hiển thị các mốc thời gian tương ứng để đảm bảo tính minh bạch về tài liệu sắp tới. Hãy coi lịch biên tập như bản thiết kế cho trách nhiệm nội dung của bạn — nó cho biết bạn cần phải đến đâu và làm thế nào để đến đó.

Tại sao phải tạo lịch biên tập?

Hình ảnh Jane, giám đốc tiếp thị của một công ty quy mô vừa. Jane quản lý một nhóm chịu trách nhiệm về truyền thông xã hội, tiếp thị truyền thống, sự kiện và (quan trọng là) nội dung. Nhưng họ đang đấu tranh để duy trì tổ chức. Các trang mạng xã hội của công ty đã không có bài đăng trong một tuần và trước đó chúng không nhất quán.

Jane đang cố gắng duy trì sự ngăn nắp, nhưng nhịp sống hối hả của ngày làm việc đang kéo cô ấy xuống. Cô ấy cần các nguồn lực để lên kế hoạch về trách nhiệm nội dung cho nhóm của mình. Chèn lịch biên tập. Lịch biên tập không chỉ giúp cuộc sống của Jane dễ dàng hơn mà nó còn tăng thêm giá trị cho nhóm của cô bằng cách hoạt động như một công cụ để giao tiếp và lập kế hoạch. Tại bất kỳ thời điểm nào, bất kỳ ai cũng có thể tham khảo lịch và xem những gì đang diễn ra từ một 30, 000 – xem chân.

Nếu bạn giống như Jane, bạn có một nhóm cần trợ giúp lập kế hoạch và tổ chức nội dung phù hợp trong suốt cả năm. Là một ảnh chụp nhanh về nội dung bao quát trong năm của bạn, lịch biên tập sẽ giải quyết vấn đề đó bằng cách cho phép nhóm xem trước những khoảng trống về nội dung và chuẩn bị nội dung phù hợp vào đúng thời điểm.

Sự khác biệt giữa lịch biên tập và lịch nội dung là gì?

Điều quan trọng cần lưu ý: lịch biên tập không giống như lịch nội dung, mặc dù các thuật ngữ thường được sử dụng thay thế cho nhau. Mặc dù chúng nghe có vẻ giống nhau, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau.

Tại Convince & Convert, chúng tôi xác định lịch nội dung là “lịch chiến thuật, có thể thực thi để lập kế hoạch cho tất cả hoạt động nội dung. Nó lấy nội dung hiện có và sử dụng lại nó thông qua quá trình nguyên tử hóa và xác định cách sử dụng một số nội dung nhất định. ” Lịch nội dung hướng dẫn việc quản lý nội dung – chiến thuật, cụ thể và chi tiết hàng ngày. Chúng thường bao gồm thông điệp và nội dung chính xác sẽ được đăng, chẳng hạn như liên kết bài viết, video hoặc bài đăng trên blog cho từng kênh của bạn và ngày chính xác để xuất bản. Nội dung này tương ứng với chủ đề biên tập bao quát trong một thời điểm nhất định.

Ngược lại, lịch biên tập định hướng nội dung bằng cách đặt các chủ đề cấp cao trong một khoảng thời gian dài. Nó được sử dụng để lập kế hoạch trước cho tài liệu sắp tới, cho phép các nhóm có thời gian tạo, sử dụng lại hoặc sắp xếp nội dung có liên quan sao cho phù hợp với lịch xuất bản.

Hãy coi lịch biên tập là chiến lược và lịch nội dung là sự thực thi. Lịch biên tập hướng dẫn nội dung sẽ xuất bản. Và lịch nội dung xác định và xuất bản nội dung cụ thể.

Tạo lịch biên tập của bạn bằng cách trả lời 4 câu hỏi cơ bản:

Lịch biên tập trông như thế nào?

Tương tự như lịch nội dung, lịch biên tập trông giống như một lịch thực tế. Có một số cách khác nhau để thiết kế lịch của bạn và nhiều mẫu khác nhau có sẵn trực tuyến. Nhưng mỗi lịch phải có các yếu tố chính, bao gồm tháng / ngày, chủ đề nội dung, nền tảng, v.v.

Của bạn lịch biên tập có thể đơn giản như một bảng tính Excel hoặc phức tạp như một công cụ trả phí (sẽ có thêm thông tin về các công cụ ngay sau đây). Nhưng có lẽ tốt nhất là bạn nên tránh các tệp PDF. Việc sắp xếp lịch của bạn theo chủ đề mã hóa màu, nền tảng đăng bài và tháng cũng như các ngày quan trọng thường hữu ích.

Không có một cách đúng để tạo lịch biên tập. Bạn phải quyết định những gì nhóm của bạn cần và tốt nhất sẽ có thể theo dõi và sử dụng một cách thường xuyên. Dưới đây là một số ví dụ về lịch biên tập, tất cả đều khác nhau, nhưng vẫn hiệu quả.

Lịch đầu tiên là lịch mà chúng tôi sử dụng tại Convince & Convert. Tính thời vụ rất quan trọng đối với nội dung của chúng tôi, vì vậy chúng tôi lên kế hoạch cho lịch biên tập của mình xung quanh các ngày lễ và sự kiện lớn. Có một lịch đơn giản hiển thị các ngày lễ cho phép chúng tôi tham khảo và biết ngay điều gì sắp xảy ra và điều gì có thể chờ đợi.

Editorial Calendar Example

Ví dụ về lịch nội dung từ Convince & Convert

Lịch thứ hai là từ HubSpot . Nó hiển thị ảnh chụp nhanh của từng tháng về nội dung sẽ được đăng ở đâu và như thế nào. Lưu ý rằng nó không thực sự bao gồm bất kỳ chủ đề nội dung nào, cho phép người dùng điền thông tin chi tiết nhưng vẫn hiểu được những gì họ cần tạo để thực hiện theo kế hoạch.

Editorial Calendar Example from HubSpot

Ví dụ về lịch biên tập từ HubSpot

Ví dụ thứ ba là từ CoSchedule . Họ gọi lịch biên tập của mình là “Lịch Rộng và Lịch Chung” vì lịch này hiển thị nhiều tháng cùng các chủ đề và chủ đề phụ liên quan. Nó không liệt kê các kênh nhưng vẫn cho một bức tranh rõ ràng về những gì sắp xảy ra.

Editorial Calendar Example

Ví dụ về lịch biên tập từ CoSchedule

Hãy nhớ, đây là đại diện trực quan cho nội dung của bạn. Bạn sẽ có thể xem lịch biên tập của mình và thấy rõ các chủ đề hoặc chủ đề sẽ được đề cập trong cả năm.

Những gì nên (hoặc không nên) được đưa vào lịch biên tập?

Khi tạo lịch biên tập của bạn, một số thông tin nhất định sẽ là điều quan trọng để đưa vào để có giá trị cho bạn và nhóm của bạn. Cân nhắc bao gồm một số yếu tố sau, lưu ý những gì phù hợp với nhóm của bạn:

  • Các ngày quan trọng (sự kiện, thời vụ, v.v.)
  • Chủ đề / Chủ đề (các chủ đề phụ cũng có thể có liên quan)
  • Nhịp điệu đăng bài (hàng tuần, hàng tháng, v.v.)
  • Các kênh phân phối chính (trang web, mạng xã hội, v.v.)

Lịch cũng có thể bao gồm chủ sở hữu nội dung, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên nhóm chịu trách nhiệm sản xuất nội dung. Các giai đoạn sản xuất (đang tiến hành, chỉnh sửa, phê duyệt, v.v.), với các mốc thời gian được liên kết cho từng giai đoạn, sẽ đảm bảo tính minh bạch hơn nữa về tài liệu sắp tới và cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng hơn nếu có sự chậm trễ.

Vào cuối ngày, thông tin có trong lịch biên tập phải là những yếu tố giúp bạn và nhóm của bạn quản lý nội dung theo cách sắp xếp hợp lý hơn. Nếu một phần tử bắt đầu kéo bạn xuống và không làm cho nội dung của bạn dễ dàng hơn, thì hãy loại bỏ nó.

Bạn nên cập nhật và sử dụng lịch biên tập bao lâu một lần?

Không có thời điểm đúng hay sai để bắt đầu lập kế hoạch cho lịch biên tập của bạn trong năm. Nhưng càng giải quyết sớm, bạn càng cho nhóm của mình đủ thời gian để lên kế hoạch cho nội dung sắp tới. Lịch biên tập mạnh mẽ vào đầu năm sẽ hướng dẫn chiến lược nội dung của bạn, đảm bảo mọi người đều hướng tới mục tiêu nội dung. Nhưng điều quan trọng là phải cho phép sự linh hoạt. Điều này không nên được chạm khắc trên đá – hãy tiếp tục và thực hiện những thay đổi cần thiết trong suốt quá trình. Một lần nữa, lịch biên tập được sử dụng như một hướng dẫn, không phải là một nhiệm vụ.

Chúng tôi cũng khuyên bạn nên tham khảo lịch sớm và thường xuyên. Trên thực tế, điều này có nghĩa là sử dụng lịch để giữ cho nội dung của bạn được sắp xếp và đúng lịch trình. Nếu nhóm tiếp thị của bạn có cơ sở liên lạc hàng tuần, bạn nên xem lịch biên tập tại mỗi cuộc họp để đánh giá nhanh. Điều này đảm bảo lịch luôn mới trong tâm trí người dùng.

Cuối cùng, điều quan trọng là đo lường hiệu suất nội dung của bạn trong suốt quá trình. Nếu nội dung trong tương lai đã được lên kế hoạch, nhưng không được hiển thị để gây ấn tượng với khán giả của bạn, hãy thay đổi kế hoạch. Điều này giúp bạn phục vụ khán giả của mình tốt hơn bằng cách tập trung vào các chủ đề quan trọng đối với họ.

Bạn có cần công cụ lịch biên tập không, và nếu có, bạn làm như thế nào chọn một?

Tùy thuộc vào quy mô nhóm và ngân sách của bạn, bạn có thể không cần một công cụ mạnh mẽ để quản lý lịch biên tập của mình. Nó thường phụ thuộc vào số lượng nội dung bạn xuất bản. Nếu bạn không xuất bản nhiều phần nội dung mỗi tuần trên một số lượng lớn nền tảng, bạn có thể thực hiện được chỉ với một bảng tính. Chỉ cần đảm bảo rằng nó có thể truy cập được cho toàn bộ nhóm của bạn.

Nhưng trong khi một tài liệu sống, thở, được chia sẻ là có thể quản lý cho hầu hết các nhóm sử dụng, một công cụ chính thức thường dễ dàng hơn, sạch hơn và tự động cho mục đích chính xác này. Vì những lý do đó, một số công cụ tồn tại trên thị trường. Một số trong số đó có phiên bản miễn phí, như Trello, Airtable và Meistertask, trong khi những người khác là đăng ký trả phí. Nhóm Thuyết phục & Chuyển đổi của chúng tôi sử dụng công cụ trả phí của CoSchedule , mà chúng tôi rất thích.

Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, hãy đảm bảo rằng nó phù hợp với nhu cầu của nhóm của bạn.

Nếu bạn đang cố gắng tìm ra nơi để bắt đầu, hãy bắt đầu bằng cách giữ cho nó đơn giản. Tạo một lịch biên tập duy nhất qua bảng tính để làm việc. Thật khó để theo dõi mọi thứ khi nó ở những nơi khác nhau. Và điều đó càng khiến nhóm của bạn khó biết họ nên làm gì khi nào. Bằng cách giữ mọi thứ ở một nơi, giao tiếp được sắp xếp hợp lý, kỳ vọng được đặt ra và nỗ lực không bị trùng lặp. Và, càng có tổ chức, thì nhóm của bạn càng dễ dàng được nhóm của bạn mua để sử dụng lịch.

Kết luận

Chúng ta hãy quay lại với Jane giám đốc tiếp thị của chúng tôi trong giây lát. Trong những tháng gần đây, Jane đã đặt lịch biên tập cho cô ấy và nhóm của cô ấy. Cô ấy bắt đầu một cách đơn giản, với một mẫu Excel có mã màu được lưu trữ trên một bộ nhớ dùng chung. Và nhóm của cô ấy đã bắt đầu xem xét lịch tại các cuộc họp hàng tuần của họ.

Kết quả đã hiển thị. Jane không chỉ cảm thấy thoải mái hơn khi quản lý các yêu cầu nội dung của mình mà nội dung của nhóm cô ấy cũng trở nên rất nhất quán. Tuyệt vời hơn nữa, các đồng đội của cô ấy đã bắt đầu tham gia vào lịch. Một số người trong số họ thậm chí đã gửi email cho cô ấy với các ý tưởng nội dung, bao gồm cả ngày chính xác mà ý tưởng sẽ phù hợp với lịch!

Hy vọng rằng, ví dụ của Jane làm nổi bật cho bạn sức mạnh và sự đơn giản của lịch biên tập. Với công cụ này trong kho vũ khí của mình, bạn hoàn toàn có khả năng quản lý nội dung chất lượng cao, có liên quan và phân phối nội dung đó theo một lịch trình nhất quán.

Bài đăng này ban đầu được viết bởi Nathan Ellering trong 2015, và được cập nhật rộng rãi bởi Donna Mostrom trong 2019.

Back to top button