Marketing tổng thể

Cách thiết lập quy trình xuất bản đưa nội dung vào trò chơi

Nội dung không bao giờ có thể đạt được sự tuyệt vời nếu nó không được nhìn thấy ánh sáng ban ngày.

Nhưng hầu hết các công việc liên quan đến xuất bản nội dung đều diễn ra ở một phía sau -quá trình hiện trường.

Người có trách nhiệm vận hành, bao gồm cả giám sát quá trình sản xuất, là điều cần thiết đối với nhóm tiếp thị nội dung. Họ đưa nội dung đã hoàn chỉnh xuống trường và trên dòng mục tiêu – xuất bản nội dung đó (trực tuyến hoặc in) để khán giả xem.

Để làm tốt điều đó, họ tạo ra các hệ thống và quy trình giúp họ dễ dàng theo dõi và lặp lại công việc của mình mà không quên các bước chính. Họ thường dẫn đầu với các công cụ phần mềm giúp tổ chức mọi thứ, cho dù đó là các hệ thống quản lý dự án như Trello Asana hoặc một bảng tính được chia sẻ đơn giản.

Quy trình xuất bản giúp bạn di chuyển #content xuống lĩnh vực và vượt qua mục tiêu, @AnnGynn thông qua @CMIContent cho biết. Nhấp để Tweet

Nếu bạn mới bắt đầu tổ chức quy trình sản xuất của mình (hoặc đang tìm cách cải thiện quy trình này), thì nhiệm vụ này có vẻ khó khăn.

Để giúp đỡ, tôi đã hỏi Lisa Dougherty, giám đốc cộng đồng và hoạt động blog của CMI, giải thích cách cô ấy tổ chức các hoạt động biên tập để giúp CMI có thể xuất bản và quảng bá nội dung mới mỗi ngày trên trang web chính của chúng tôi ( www.contentmarketinginscharge.com ).

Quá trình Lisa mài dũa trong bảy năm qua đã giúp chúng tôi theo dõi nội dung từ các tác giả khác nhau thông qua nhiều giai đoạn biên tập và sản xuất. Nó cũng đóng vai trò là điểm kết nối cho các thành viên trong nhóm CMI, những người quảng bá nội dung thông qua email và mạng xã hội.

Đây là cách cô ấy thực hiện:

Được tổ chức để theo dõi tiến trình nội dung

Thành viên nhóm chịu trách nhiệm về hoạt động này phải biết trạng thái của từng tài sản nội dung đang được tạo. Đồng thời, họ cũng phải tạo và duy trì lịch xuất bản sau sản xuất. Hai điều này có thể gắn chặt với lập kế hoạch biên tập của bạn.

Trong trường hợp của CMI, nhóm sử dụng các trang tính (tab) riêng biệt trong một bảng tính chính được chia sẻ mà chúng tôi gọi là trình theo dõi. Một trang trong trình theo dõi nêu chi tiết trạng thái nội dung và một trang đóng vai trò là lịch xuất bản trong tuần . Cả hai trang tính trong trình theo dõi đều do Lisa quản lý.

Một bảng tính chính cho phép @BrandLoveLLC biết trạng thái của từng nội dung #content đang được chuẩn bị để xuất bản trên trang web @CMIContent. Cô ấy chia sẻ bí mật xuất bản của mình qua @AnnGynn. Nhấp để đăng

Tình trạng phát triển nội dung trình theo dõi

Trình theo dõi phát triển nội dung hiển thị trạng thái của mọi bài viết biên tập mà chúng tôi đang thực hiện trên. Chúng tôi liệt kê từng chủ đề nội dung, người chịu trách nhiệm tạo nội dung, ngày đến hạn, trạng thái (đang tạo, chỉnh sửa, sẵn sàng để sản xuất), cùng với bất kỳ ghi chú liên quan nào, chẳng hạn như lời nhắc về các liên kết để bao gồm, đặc biệt lời gọi hành động , v.v.

Một lần trong quá trình tạo nội dung hoàn tất, thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó sẽ cập nhật cột trạng thái.

Một số công cụ kích hoạt thông báo cho các thành viên có liên quan trong nhóm khi trạng thái của nội dung thay đổi. Tại CMI, trình theo dõi là một phần ăn sâu vào quy trình làm việc mà chúng tôi hiếm khi thêm nhận xét thông báo cho người quản lý xuất bản. Tất cả chúng tôi đều đang xem xét trình theo dõi ít ​​nhất một lần mỗi ngày.

Các nhóm tiếp thị nội dung khác có thể xử lý vấn đề này với phần mềm quản lý dự án , trong đó việc thay đổi trạng thái sẽ tự động kích hoạt thông báo và chuyển nội dung sang bước tiếp theo trên trang tổng quan.

Trình theo dõi sản xuất xuất bản phẩm và lịch

Trang tính thứ hai hoạt động như lịch sản xuất xuất bản phẩm. Nó hiển thị nội dung mỗi ngày (CMI xuất bản năm ngày một tuần) cùng với thông tin chính cần thiết để xuất bản nội dung.

Trình theo dõi sản xuất của bạn có thể trông khác nhau tùy thuộc vào tần suất xuất bản, định dạng, kênh, v.v. Phiên bản của CMI bao gồm các cột sau:

  • Ngày xuất bản
  • Tác giả
  • Trạng thái sản xuất (hai tùy chọn: được tải trong WordPress hoặc được kiểm chứng trong WordPress)
  • Ghi chú (Lisa liệt kê ngày cô ấy yêu cầu ảnh bìa, bất kỳ yếu tố nào chưa hoàn chỉnh như video hoặc đồ họa nhúng và ngày cô ấy gửi bản xem trước cho tác giả hoặc các nguồn nổi bật)
  • Tiêu đề
  • Danh mục
  • Bản sao xem trước (những gì xuất hiện trong email hàng ngày)
  • Bản trích lục (cái gì xuất hiện email hàng ngày)
  • Kêu gọi hành động
  • URL

MẸO: Không dựa vào URL mặc định mà nền tảng quản lý nội dung của bạn tạo ra. Thay đổi mặc định để bao gồm các từ khóa thích hợp (sử dụng dấu gạch nối để phân tách các từ) và ở trong 50 đến 80 ký tự.

Trên trình theo dõi này, trình biên tập của bài viết thêm tiêu đề, bản sao xem trước và bản sao đoạn trích. Giám đốc hoạt động hoàn thành các hành động còn lại, thêm CTA và URL đồng thời kiểm tra những gì trình chỉnh sửa bao gồm. Trình hiệu đính cập nhật trạng thái sản xuất ở bước cuối cùng.

NỘI DUNG LIÊN QUAN ĐƯỢC XEM TAY: Công cụ và Mẫu Lịch Biên tập

Quản lý nội dung từ nhiều nguồn

Người quản lý hoạt động nội dung thường điều phối nội dung khi nội dung đến từ các nguồn bên trong và bên ngoài.

Bài gửi, bản nháp, bản sửa đổi và cập nhật từ khách đệ trình nội dung , nội bộ các chuyên gia về chủ đề và các thành viên của nhóm tiếp thị nội dung thêm rất nhiều tệp để quản lý. Bạn có thể làm cho quá trình này hiệu quả hơn với các mẹo sau:

Trước tiên, lưu nội dung ở một vị trí tập trung mà tất cả mọi người tham gia vào quá trình sáng tạo đều có thể truy cập được, xem xét và quy trình xuất bản. CMI hiện đang sử dụng Box , mặc dù chúng tôi đã sử dụng Dropbox trong quá khứ. Các nhóm khác có thể sử dụng Microsoft Một ổ đĩa, Google Drive hoặc các nền tảng dựa trên đám mây khác.

Thứ hai, thiết lập một quy trình cho tổ chức tệp và thiết lập quy ước đặt tên. Điều này giúp kiểm soát phiên bản (ngay cả khi bạn sử dụng phần mềm hỗ trợ việc này.) Bạn không bao giờ muốn xuất bản một phiên bản nội dung đã lỗi thời. Và bạn không muốn phải hỏi ba người để tìm ra phiên bản chính xác để sử dụng.

Nội dung gửi, bản nháp và bản sửa đổi từ các tác giả khách mời và các thành viên trong nhóm thêm vào toàn bộ tệp lotta #content. @AnnGynn và @BrandLoveLLC cung cấp các mẹo để tổ chức và quản lý chúng qua @CMIContent. Nhấp để Tweet

Đây là cách CMI tổ chức nội dung trên máy chủ của nó:

  • Một thư mục chính được gọi là “Nội dung gửi CMI” bao gồm nội dung bên trong và bên ngoài bản nháp
  • Trong thư mục chính, một thư mục riêng biệt chứa mỗi bài viết, tuân theo quy ước đặt tên tiêu chuẩn:
    • “Họ và Tên – Chủ đề”
      • Ví dụ: Jodi Harris – Giữ chân khách hàng
    • Mỗi ​​thư mục bài viết bao gồm:
      • Thư mục nháp, chứa tất cả n phiên bản hoàn thiện, bao gồm phiên bản gốc, phiên bản đã chỉnh sửa và phiên bản theo dõi các thay đổi
      • Thư mục hình ảnh
      • Tệp bài báo cuối cùng có nhãn “TÊN CUỐI CÙNG – Chủ đề – tên viết tắt của người biên tập chỉnh sửa sạch sẽ tên viết tắt của người quản lý nội dung Ngày tháng”
        • Ví dụ: HARRIS – Giữ chân khách hàng – ag chỉnh sửa ld sạch 10 – 12 – 21 CUỐI CÙNG

Sau khi một bài báo được xuất bản, Lisa di chuyển thư mục của nó đến thư mục Các bài báo đã xuất bản. (Lưu ý: Cô ấy cố ý đặt tên thư mục bằng một từ “a” để dễ dàng tìm thấy các thư mục theo thứ tự bảng chữ cái.)

Một số nhóm nội dung thiết lập thư mục của họ với ngày xuất bản . Lisa không muốn – ngày xuất bản có thể thay đổi nhưng tác giả và chủ đề thì không.

Hoàn thiện nội dung để xuất bản

Với hệ thống đã được thiết lập để theo dõi tiến trình của nội dung, lịch xuất bản và trạng thái sản xuất nội dung, nhân viên vận hành được thiết lập để thực hiện công việc chi tiết hơn – chuẩn bị nội dung để hiển thị trực tuyến.

Chuẩn hóa và ghi lại quy trình này để một thành viên khác trong nhóm có thể bước vào và thực hiện nó nếu người xử lý hoạt động xuất bản bị ốm hoặc đang đi nghỉ. CMI sử dụng danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng mỗi bước đều diễn ra (ngay cả khi Lisa không có sẵn để tự làm).

Trước khi một bài báo xuất hiện, người quản lý hoạt động nội dung:

  • Tiến hành đánh giá sau chỉnh sửa để đảm bảo cơ bản khả năng đọc và hiểu
  • Kiểm tra tất cả tên người, công ty và công cụ được đề cập trong nội dung
  • Xác định liên kết nội bộ những cơ hội. thêm chúng vào các từ và cụm từ có liên quan hoặc tạo các hộp nội dung liên quan độc lập được lựa chọn cẩn thận
  • hoặc tạo và chèn tất cả hình ảnh vào tài liệu
  • Thêm mã nhúng cho video, GIF, v.v.
  • Tạo tweet cho tính năng nhấp để tweet
  • Đánh giá và cập nhật tiêu đề nháp và lời kêu gọi hành động khi cần thiết
  • Chạy tài liệu thông qua Grammarly Pro
  • Nhập tài liệu Word và thêm các yếu tố hình ảnh vào WordPress
  • Lịch xuất bản

TIỀN BOA: Các liên kết nội bộ và các tính năng nội dung liên quan được lựa chọn cẩn thận đến từ hoạt động hàng đầu nội dung trên trang web. Theo truyền thống, CMI sử dụng các bài đăng phổ biến cũ hơn cho các liên kết nội bộ và các bài đăng phổ biến mới hơn, bao gồm tiêu đề đầy đủ của bài viết, trong các hộp nội dung liên quan được lựa chọn cẩn thận.

Sau khi nội dung được tải vào WordPress, a trình hiệu đính cung cấp cho nó một lần xem xét cuối cùng, đồng thời đảm bảo tất cả các liên kết trỏ đến đúng nguồn và mở trong đúng cửa sổ (các liên kết CMI mở trong cùng một cửa sổ, trong khi các liên kết bên ngoài mở trong một cửa sổ mới).

Các bước cuối cùng

Với mọi thứ đã sẵn sàng và lên lịch xuất bản , đã đến lúc giao tiếp với tất cả các bên liên quan có liên quan, từ người sáng tạo và các nguồn cho đến phương tiện truyền thông xã hội và nhóm sản xuất email. Điều này có thể được thực hiện tự động thông qua phần mềm của bạn hoặc qua email hoặc một hệ thống khác mà nhóm của bạn đồng ý.

Bấm để phóng to

MẸO: Lisa gửi một email chuẩn cho tất cả tác giả và các nguồn mà cô ấy có thông tin liên hệ. Cô ấy đính kèm tài liệu Word để họ có thể xem xét (không cần phê duyệt để xuất bản), bao gồm URL nơi họ có thể xem bài báo sau khi bài viết được phát hành và ghi chú cách họ có thể trợ giúp thăng cấp và chia sẻ công việc của họ trên mạng xã hội.

Có tổ chức

Phải mất rất nhiều công sức để đưa nội dung của bạn lên dưới ánh nắng của ấn phẩm. Hãy dành thời gian ngay bây giờ để vận hành nội dung của bạn bằng phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính được chia sẻ. Nó sẽ tiết kiệm thời gian về lâu dài. Thậm chí tốt hơn, nó sẽ giảm thiểu sự thất vọng, sai lầm và thiếu sót.

Chỉ khi đó, bạn mới biết nội dung của mình có thực sự tỏa sáng hay không.

Xin lưu ý: Không một bài đăng nào có thể cung cấp tất cả các công cụ có liên quan trong không gian. Vui lòng đưa các công cụ bổ sung vào nhận xét (từ công ty của bạn hoặc những công ty bạn đã sử dụng).

Muốn có thêm các mẹo và thông tin chi tiết về tiếp thị nội dung? Đặt mua tới email ngày làm việc hoặc hàng tuần từ CMI.

Ảnh bìa của Joseph Kalinowski / Viện Tiếp thị Nội dung

Back to top button