CMM và Quản lý Dự án – Quản lý Mua sắm | SEMTEK Co,.LTD

CMM và Quản lý Dự án – Quản lý Mua sắm
– Cập nhật kiến thức mới nhất năm 2023

Lĩnh vực Quy trình Chính (KPA) này được CMM / CMMI gọi là Quản lý hợp đồng phụ phần mềm nhưng nó phù hợp với lĩnh vực kiến ​​thức Quản lý đấu thầu của PMBOK®. Mục tiêu là chọn các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của dự án về công việc, sản phẩm và ngân sách. Hãy nhớ rằng trong khi PMBOK® vẽ các hoạt động Quản lý Mua sắm bằng một bàn chải rộng để bao quát tất cả các ngành, CMM / CMMI chỉ quan tâm đến các hoạt động liên quan đến nhà thầu phụ phần mềm hoặc nhà cung cấp phần mềm. Kế hoạch Quản lý Mua sắm phải bao gồm mọi hoạt động mua sắm. Cũng như các KPA khác, Quản lý hợp đồng phụ phần mềm được tổ chức thành các mục tiêu, cam kết, khả năng, hoạt động, đo lường và xác minh.

Bàn thắng

4 mục tiêu của KPA này là:

  1. Các nhà thầu phụ phần mềm đủ tiêu chuẩn được lựa chọn bởi người quản lý dự án. Mục tiêu này được hỗ trợ đầy đủ bởi quy trình Mua sắm Hành vi.
  2. Khách hàng và nhà thầu phụ đồng ý với các cam kết của họ. Hợp đồng cung cấp hàng hóa và / hoặc dịch vụ được xem xét là thỏa thuận. Hợp đồng (hợp đồng mua sắm) là kết quả đầu ra của quá trình mua sắm hàng hóa.
  3. Khách hàng và nhà thầu phụ duy trì liên lạc liên tục. Không có quy trình nào trong quy trình Quản lý đấu thầu đề cập cụ thể đến mục tiêu này; tuy nhiên, việc lên lịch các cuộc họp đánh giá thường xuyên, chẳng hạn như đánh giá hoạt động sẽ đáp ứng mục tiêu này.
  4. Khách hàng theo dõi kết quả của nhà thầu phụ phần mềm so với cam kết. Thông tin hiệu suất công việc, báo cáo hiệu suất và đánh giá hiệu suất là tất cả các đầu vào của quá trình quản lý mua sắm và phục vụ để theo dõi kết quả so với các cam kết.

Cam kết thực hiện

Có 2 cam kết: dự án tuân theo chính sách tổ chức bằng văn bản để quản lý nhà thầu phụ phần mềm và người quản lý nhà thầu phụ được chỉ định chịu trách nhiệm thiết lập và quản lý hợp đồng phần mềm. Chính sách là trách nhiệm của tổ chức thầu phụ công việc và bạn, hoặc người mà bạn giao cho vai trò, là người quản lý hợp đồng phụ. Kế hoạch Quản lý Mua sắm của bạn không phải là một chính sách tổ chức nhưng sẽ thay thế một chính sách cho dự án bạn đang quản lý.

Khả năng biểu diễn

Bạn sẽ thể hiện khả năng thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của kế hoạch bằng cách chỉ định nguồn lực và kinh phí thích hợp cho công việc lựa chọn và quản lý nhà thầu phụ. Bạn là nguồn lực đầu tiên được giao cho dự án và mọi chính sách tổ chức, tiêu chuẩn, danh sách nhà cung cấp và kế hoạch Quản lý mua sắm của bạn cũng là nguồn lực. Bất kỳ người quản lý hoặc cá nhân nào khác mà bạn giao cho công việc lựa chọn hoặc quản lý nhà thầu phụ phải được đào tạo đầy đủ về công việc đó và được định hướng về các khía cạnh kỹ thuật của hợp đồng. Kế hoạch Quản lý Nguồn nhân lực của bạn sẽ mô tả cách thực hiện điều này. Các nguồn lực được giao cho dự án của bạn bởi các tổ chức bên ngoài, chẳng hạn như nhóm Mua sắm nên được nhóm đó đào tạo.

Các hoạt động đã thực hiện

  1. Xác định và lập kế hoạch công việc theo thủ tục được lập thành văn bản và công việc được ký hợp đồng phụ được mô tả trong Tuyên bố Công việc (SOW), được lấy từ SOW của dự án. Thủ tục được lập thành văn bản trong trường hợp này sẽ là kế hoạch Quản lý đấu thầu của bạn. Các hoạt động chi tiết bao gồm đưa ra quyết định mua hoặc đưa ra quyết định và lựa chọn các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp. SOW cũng cần được các nguồn lực làm việc về lựa chọn và quản lý nhà thầu phụ xem xét và đồng ý.
  2. Chọn nhà thầu phụ dựa trên khả năng của họ để thực hiện công việc theo một quy trình đã được lập thành văn bản. Đây là quy trình Thực hiện Mua sắm được mô tả trong kế hoạch Quản lý Mua sắm của bạn.
  3. Hợp đồng giữa khách hàng và nhà thầu phụ được sử dụng để quản lý hợp đồng phụ. Hoạt động này bao gồm đặc điểm kỹ thuật của các sản phẩm công việc mà nhà thầu phụ phải giao, các tiêu chí họ phải đáp ứng, cách thức thực hiện các thay đổi, tiêu chí chấp nhận và cách thức giám sát hoạt động của nhà thầu phụ. Đây là tất cả nội dung tiêu chuẩn được đề cập trong quy trình Mua sắm hành vi và Mua sắm quản trị viên.
  4. Khách hàng xem xét và phê duyệt kế hoạch phát triển phần mềm của nhà thầu phụ. Đây sẽ là nội dung có thể phân phối được đề cập trong SOW và quy trình phê duyệt và các điều kiện để phê duyệt cũng sẽ được mô tả ở đó.
  5. Kế hoạch của nhà thầu phụ được sử dụng để theo dõi các hoạt động của nhà thầu phụ. Việc theo dõi phải được thực hiện tại các cuộc họp xem xét tình trạng mà bạn tiến hành với người quản lý dự án của nhà thầu phụ.
  6. Các thay đổi đối với SOW và hợp đồng của nhà thầu phụ được quyết định theo một thủ tục được lập thành văn bản. Thủ tục này sẽ là Hệ thống Kiểm soát Thay đổi Hợp đồng được mô tả trong quy trình Mua sắm dành cho Quản trị viên.
  7. Khách hàng tiến hành đánh giá tình trạng / phối hợp định kỳ với quản lý của nhà thầu phụ. Đây được gọi là Đánh giá Hiệu suất Mua sắm của PMBOK® và là một phần của quy trình Mua sắm của Quản trị viên. Những điều này phải được ghi rõ trong SOW và nên được tổ chức vào các khoảng thời gian đã định (ví dụ: mỗi tuần một lần) để xem xét tình trạng dự án của nhà thầu phụ. Hoạt động này tiếp tục để xác định rằng các sai lệch so với kế hoạch được giải quyết và các xung đột được giải quyết. Các hành động khắc phục là một phần trách nhiệm của PM nhà thầu phụ. Các sai lệch không được PM đó giải quyết sẽ dẫn đến xung đột và xung đột được giải quyết bằng công cụ Quản trị khiếu nại được mô tả trong Mua sắm dành cho quản trị viên. Cách tốt nhất để đáp ứng những nhu cầu này là đảm bảo rằng PM của nhà thầu phụ quản lý dự án của bạn theo các thực tiễn tốt nhất về quản lý dự án (yêu cầu thực hiện hành động khắc phục khi kết quả sai lệch so với kế hoạch). Bạn cũng nên đảm bảo rằng PM duy trì một sổ đăng ký hành động hoặc nhật ký phát hành để nắm bắt bất kỳ vấn đề nào bạn gặp phải với dự án.
  8. Đánh giá kỹ thuật định kỳ được tổ chức với nhà thầu phụ. Hoạt động này xác minh rằng sản phẩm đang được sản xuất đáp ứng nhu cầu của bạn và bất kỳ mục tiêu chất lượng nào được đặt ra cho sản phẩm đó. Hoạt động này được mô tả trong quy trình Mua sắm của Quản trị viên là Kiểm tra và Đánh giá. Giải thích điều này có nghĩa là các đánh giá về Thông số kỹ thuật chức năng và Tài liệu thiết kế chi tiết do nhà thầu phụ cung cấp trong đó các yêu cầu được ghi trong Tài liệu yêu cầu kinh doanh của bạn được chuyển thành các chức năng và mã.
  9. Các đánh giá chính thức về sản phẩm công việc của nhà thầu phụ được tiến hành tại các mốc thời gian đã chọn. Những đánh giá chính thức này là những gì tôi đề cập đến như các cuộc họp Đánh giá Cổng được thực hiện tại các mốc quan trọng trong suốt dự án. Nhà thầu phụ có thể có các cuộc họp Đánh giá Cổng riêng của họ với bạn với tư cách là một bên liên quan chính, hoặc các cuộc họp Đánh giá Cổng của bạn có thể tự tổ chức. Trong cả hai trường hợp, các sản phẩm đã được lên kế hoạch cho giai đoạn tiểu dự án đã hoàn thành cần được xem xét về tính hoàn chỉnh và các kế hoạch, nguồn lực, rủi ro, v.v. của giai đoạn tiểu dự án sắp tới cũng cần được xem xét lại.
  10. Nhóm Đảm bảo Chất lượng Phần mềm (SQA) của khách hàng giám sát các hoạt động SQA của nhà thầu phụ theo một quy trình được lập thành văn bản. Điều này nằm ngoài phạm vi dự án của bạn, trừ khi dự án của bạn cũng đang triển khai một nhóm SQA và các quy trình. Dự án của bạn có thể đóng góp vào hoạt động bằng cách đảm bảo rằng hợp đồng, SOW và kế hoạch Quản lý chất lượng của bạn chỉ rõ các hoạt động SQA cần thiết của nhà thầu phụ và thực hiện đánh giá để đảm bảo các hoạt động đó được thực hiện.
  11. Nhóm Quản lý Cấu hình của bạn giám sát các hoạt động cấu hình của nhà thầu phụ. SOW được sử dụng để xác định trách nhiệm của nhà thầu phụ nên bao gồm các hoạt động CM và những hoạt động này cũng phải được ghi lại trong các kế hoạch dự án của nhà thầu phụ. Đánh giá và đánh giá cần bao gồm xác minh rằng nhà thầu phụ thực hiện các hoạt động CM của họ theo kế hoạch của họ.
  12. Bạn nên tiến hành nghiệm thu các sản phẩm được giao của nhà thầu phụ theo một quy trình đã được lập thành văn bản. Việc kiểm tra các sản phẩm được phân phối như thông số kỹ thuật, thiết kế và mã phải được điều chỉnh bởi quy trình Mua sắm của quản trị viên trong kế hoạch của bạn. Chúng nên bao gồm kiểm tra phần mềm (Kiểm tra sự chấp nhận của người dùng).
  13. Hiệu suất của nhà thầu phụ được đánh giá định kỳ và việc đánh giá được xem xét lại với nhà thầu phụ. Điều này được mô tả trong phần Công cụ & Kỹ thuật của quy trình Mua sắm của Quản trị viên (Đánh giá Hiệu suất Mua sắm).

Đo lường và phân tích

Chỉ có một phép đo: các phép đo được thực hiện và sử dụng để xác định tình trạng của các hoạt động Quản lý đấu thầu. Các phép đo này được thực hiện như một phần của việc giám sát các hoạt động quản lý dự án của dự án tổng thể. Chúng sẽ được cung cấp trong các kế hoạch dự án của bạn.

Xác minh việc triển khai

Các hoạt động Quản lý đấu thầu của bạn nên được xem xét lại với quản lý cấp cao theo định kỳ. Điều này có thể xảy ra tại các cuộc họp Đánh giá Cổng và / hoặc tại các cuộc họp của Ban Chỉ đạo, và các cuộc họp với nhà tài trợ của bạn. Nếu bạn đang quản lý một dự án và có người quản lý dự án báo cáo cho bạn về một tiểu dự án phần mềm, bạn cần gặp họ định kỳ để xem xét các hoạt động quản lý mua sắm của họ. Đây có thể là một phần của chương trình nghị sự cho các cuộc họp đánh giá tình trạng hàng tuần hoặc yêu cầu các cuộc họp dành riêng cho mục đích. Cuối cùng, nhóm SQA phải xem xét và / hoặc đánh giá các công cụ và hoạt động được sử dụng cho Quản lý đấu thầu. Điều này sẽ chỉ khả thi nếu tổ chức của bạn có nhóm SQA. Nếu không có nhóm SQA, tổ chức của bạn có thể có PMO hoặc PMC, trong trường hợp đó, nhóm đó sẽ chịu trách nhiệm giám sát tất cả các lĩnh vực quản lý dự án, bao gồm quản lý mua sắm và sẽ tiến hành đánh giá dự án.

Có rất ít điều mà một người quản lý dự án tuân thủ các thực tiễn tốt nhất về quản lý dự án được mô tả trong PMBOK® sẽ hoặc có thể làm để đáp ứng các tiêu chí cho KPA Quản lý Hợp đồng Phụ Phần mềm. Một điều nằm ngoài tầm ảnh hưởng của người quản lý dự án là việc thành lập nhóm Đảm bảo chất lượng phần mềm. Nhóm này cũng rất cần thiết đối với KPA đảm bảo chất lượng phần mềm. Không có cách nào tốt hơn mà tôi biết để chứng minh sự nắm bắt các thực tiễn tốt nhất về quản lý dự án hơn là chứng nhận là Chuyên gia Quản lý Dự án (PMP®). Các nhà quản lý dự án đáp ứng các tiêu chí của PMI® có thể đạt được chứng chỉ bằng cách tham gia khóa học PMP® hoặc khóa đào tạo luyện thi PMP® tương tự và sau đó viết bài kiểm tra chứng chỉ.

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Các chuyên mục nội dung liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.