Cơ sở dữ liệu Microsoft Access – 6 điểm quan trọng khi nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access

Cơ sở dữ liệu Microsoft Access – 6 điểm quan trọng khi nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access
– Cập nhật kiến thức mới nhất năm 2023

Yêu cầu người dùng phổ thông nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access mà không biết quá nhiều về cách hoạt động của Microsoft Access và họ sẽ cảm thấy thất vọng trong vòng vài phút.

Phương pháp hiển nhiên là sử dụng Sao chép (CTRL + C) Dán (CTRL + V) nhưng nếu bạn đã từng thử sử dụng phương pháp này, thì trong hầu hết các trường hợp, phương pháp này không nhập được do:

  1. dữ liệu không nhất quán
  2. Quá nhiều dữ liệu (khối lượng)
  3. Không thể chuyển đổi sang các lĩnh vực phù hợp
  4. Ánh xạ trường sai

Cách tốt nhất để sử dụng dữ liệu ngoài là nhập hoặc liên kết dữ liệu với một đối tượng bảng Access. Sau khi dữ liệu đã được nhập hoặc liên kết, bạn xử lý dữ liệu đó giống như bất kỳ bảng dữ liệu nào khác và xây dựng các truy vấn, biểu mẫu và báo cáo của mình bằng cách sử dụng các tính năng mạnh mẽ của Access.

Câu hỏi chính cần được trả lời trước khi nhập hoặc liên kết dữ liệu là

Sử dụng phương pháp nào – Liên kết hoặc Nhập dữ liệu?

Bạn cần biết những thuận khuyết điểm liên kết và nhập dữ liệu từ một nguồn cơ sở dữ liệu bên ngoài.

Sử dụng nhập khẩu phương pháp lưu trữ vật lý dữ liệu trong một bảng, đây là cách sao chép dữ liệu hiệu quả hơn nhiều trên các ứng dụng thay vì sử dụng Sao chép dán tiếp cận.

Sử dụng liên kết phương pháp để tạo kết nối đến cơ sở dữ liệu/nguồn dữ liệu bên ngoài mà không cần đưa dữ liệu qua vật lý. Điều này tạo ra một con trỏ tới tệp bên ngoài và có thể được xem như thể nó là một bàn.

Trong Access, có sẵn nhiều định dạng nhập hoặc liên kết khác nhau, một số định dạng được liệt kê bên dưới:

  1. Bất kỳ cơ sở dữ liệu nào được tạo bằng Microsoft Jet engine (Truy cập cơ sở dữ liệu)
  2. ODBC (Kết nối cơ sở dữ liệu đối tượng) cơ sở dữ liệu như Microsoft SQL Server, Oracle và các ứng dụng cơ sở dữ liệu riêng.
  3. bảng tính excel (bất kỳ phiên bản nào).
  4. bảng tính hoa sen (hầu hết các phiên bản).
  5. Các tệp văn bản có độ dài cố định và được phân tách (ở dạng bảng).
  6. Dữ liệu dạng bảng trong HTML (Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản) tệp bao gồm XML.

Có những định dạng khác mà Microsoft Access cũng hỗ trợ nhưng những định dạng trên sẽ đáp ứng được đa số.

Thực hiện theo 6 bước và quy tắc cơ bản dưới đây để giúp chuẩn bị nhập dữ liệu suôn sẻ nhất có thể:

  1. Nếu có thể, hãy quyết định xem bạn có muốn có bất kỳ trường nào không (cột) tiêu đề và nếu vậy, phân bổ hàng trên cùng (thường là hàng 1) cho tên trường của bạn. Không có hai hàng trở lên làm đại diện cho tiêu đề trường; chỉ giữ nó trong một hàng.
  2. Đối với mỗi tên trường, hãy đảm bảo rằng tên đó là duy nhất và bạn không có bất kỳ tên trùng lặp nào. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đặt đầu một trường có tên (dưới dạng văn bản) và không để trống.
  3. Từ hàng 2 trở đi, mỗi hàng đại diện cho một bản ghi và bạn phải đảm bảo rằng bản ghi nằm hoàn toàn trong một hàng và không nằm trên hai hoặc nhiều hàng.
  4. Mỗi lĩnh vực (cột) phải cùng kiểu dữ liệu (không bao gồm tên trường). Nếu bạn có một trường để giữ Ngày loại dữ liệu, sau đó không trộn lẫn các giá trị với văn bản hoặc bất kỳ loại dữ liệu nào khác. Chỉ giữ một loại dữ liệu. Các giá trị trống có thể được để lại và sẽ được chuyển thành một trong hai Trống rỗng hoặc là Vô giá trị giá trị.
  5. Theo tùy chọn, bạn có thể định dạng tiêu đề trường hơi khác so với các hàng còn lại (đó là những bản ghi) để hệ thống sử dụng thuộc tính định dạng để phân biệt rõ ràng hàng trên cùng với hàng còn lại. Một chữ đậm đơn giản sẽ làm được nhưng đây là tùy chọn (nhiều hơn vì lợi ích của người dùng) và nó sẽ xử lý các hàng trên cùng nếu có khác với phần còn lại!
  6. Đảm bảo rằng tất cả các bản ghi đều nhỏ gọn nhất có thể và nằm trong một vùng. Điều này có nghĩa là không có toàn bộ hàng hoặc cột trống ở giữa các bản ghi và trường.

Thực hiện theo các quy tắc trên và việc nhập dữ liệu sẽ thực sự diễn ra rất suôn sẻ vào bảng Access.

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Các chuyên mục nội dung liên quan