Đối chiếu dữ liệu: Ý nghĩa và tầm quan trọng của nó

Đối chiếu dữ liệu: Ý nghĩa và tầm quan trọng của nó
– Cập nhật kiến thức mới nhất năm 2023

Đối chiếu là một quá trình không thể tránh khỏi trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Nó có thể đơn giản như nói chuyện với nhóm bạn của bạn để thu thập thông tin về một nhà hàng và phức tạp như thu thập dữ liệu từ nhiều phần mềm để cập nhật trạng thái hàng tồn kho của bạn.

Từ điển định nghĩa đối chiếu từ vừa là “kiểm tra cẩn thận và so sánh để lưu ý các điểm bất đồng” vừa là “tập hợp theo trình tự số hoặc logic thích hợp.”

Một kịch bản kinh doanh nhỏ để chứng minh ý nghĩa của việc đối chiếu dữ liệu cho các doanh nghiệp

Làm việc với dữ liệu là một quy trình không thể thay thế đối với hàng triệu doanh nghiệp và chuyên gia trên toàn thế giới. Lấy trường hợp của chủ cửa hàng quà tặng. Trong khi phát triển công việc kinh doanh từ đầu, chủ cửa hàng đã có được lòng trung thành của một số khách hàng lớn và nhỏ trong một thời gian dài. Ban đầu, cô ấy hài lòng với việc sử dụng hồ sơ giấy và bảng tính để theo dõi công việc và giao hàng của mình trong một tuần nhất định. Chỉ cần gửi email hoặc gọi cho nhân viên giao hàng của cô ấy ở các khu vực khác nhau trong thị trấn để cập nhật thông tin và có vẻ như mọi việc đang diễn ra suôn sẻ.

Khi công việc kinh doanh của cô ấy phát triển, chủ sở hữu sẽ gửi email bảng tính cho nhân viên của cô ấy vào mỗi buổi sáng và cẩn thận đối chiếu dữ liệu từ những bảng tính này vào cuối ngày. Do đó, cô ấy không có quyền truy cập vào dữ liệu hoạt động theo thời gian thực và cô ấy đã liên tục gọi/gửi email cho nhân viên của mình để chỉ định và theo dõi việc giao hàng. Giáng sinh năm ngoái, sự vắng mặt của nhân viên giao hàng chủ chốt của cô ấy đồng nghĩa với việc hơn 30% đơn hàng bị trì hoãn hoặc bỏ qua và cô ấy không biết gì cho đến khi nhận được hàng loạt cuộc gọi từ những khách hàng giận dữ. Dần dần, những khách hàng trung thành bắt đầu tìm kiếm các lựa chọn thay thế và chủ sở hữu sau đó quyết định rằng cô ấy cần một công cụ có thể giúp cô ấy hợp lý hóa quy trình đối chiếu dữ liệu.

câu chuyện về bảng tính

Bảng tính là một công cụ vô giá cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với vô số cách sử dụng, chúng có thể giúp một doanh nghiệp nhỏ thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng mà không cần đầu tư vào các công cụ quản lý quan hệ khách hàng tốn kém. Nhưng bảng tính được xây dựng cho một người sử dụng. Nếu bạn muốn sử dụng bảng tính để đối chiếu dữ liệu và cộng tác với nhóm của mình thì gửi email là giải pháp duy nhất. Các thay đổi xung đột sẽ được đồng bộ hóa theo cách thủ công, điều này dễ xảy ra lỗi và tốn nhiều công sức. Duy trì một phiên bản dữ liệu duy nhất là một thách thức lớn, thậm chí có thể trở thành nhiệm vụ bất khả thi.

Về cơ bản, bạn sẽ cần hỏi những câu hỏi sau:

  • Làm cách nào để bạn đối chiếu dữ liệu từ nhiều sổ làm việc/bảng tính mà không cần đầu tư nhiều thời gian và công sức?
  • Quan trọng hơn, làm thế nào để bạn ngăn ngừa lỗi dữ liệu, trùng lặp, dư thừa, v.v. khi dữ liệu này đến từ nhiều nguồn?

Tương lai

Hiện có nhiều công cụ tiện lợi và ứng dụng dựa trên web sắp xuất hiện để hợp lý hóa toàn bộ quá trình đối chiếu này cho hàng triệu người dùng bảng tính. Vì hầu hết các nền tảng này đều trực tuyến nên bạn có thể sử dụng chúng để chia sẻ dữ liệu của mình với người khác một cách dễ dàng mà không cần gửi đi gửi lại hàng loạt email. Nó cũng giúp bạn bảo vệ dữ liệu của mình bằng cách chỉ định các đặc quyền để đọc/ghi/chỉnh sửa.

Hãy nhớ rằng, dữ liệu xấu có nghĩa là kinh doanh tồi và điều quan trọng là bạn phải trang bị cho mình những công cụ tốt nhất khi điều hành một doanh nghiệp.

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Các chuyên mục nội dung liên quan