Những lưu ý khi sử dụng email cho doanh nghiệp

email cho doanh nghiệp

Nhờ có email cho doanh nghiệp mà ngày nay các doanh nghiệp ngày càng thuận tiện hơn trong việc tiếp cận với khách hàng, đối tác cũng như giải quyết các vấn đề nội bộ. Vậy đây là sản phẩm gì mà có khả năng lớn đến vậy, hãy cùng bài viết dưới đây cung cấp cho các bạn những thông tin cơ bản về loại email này!

Lý do nên dùng email cho doanh nghiệp

1. Sự chuyên nghiệp và tin cậy

Lợi ích đấu tiên mà doanh nghiệp có được khi sở hữu một hòm email riêng là tính chuyên nghiệp trong vận hành, trong giao tiếp nội bộ, giao tiếp với đối tác và khách hàng.

Khi nhận được 1 email dạng như là sales@semtek.com thay vì sales.semtek@gmail.com, chắc chắn khách hàng sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp của công ty bạn cao hơn.

2. Tính quản lý và bảo mật cao

Sử dụng 1 tài khoản gmail thông thường thì gmail đó cũng chỉ có các chức năng của 1 mail cá nhân thông thường. Tức là sẽ thiếu đi các khả năng quản lý như phân quyền, chỉnh sửa, mở hay khóa tài khoản của 1 người. Kéo theo đó là mất kiểm soát luồng công việc trên mail và nguy cơ bảo mật khi những thông tin của công ty vẫn có thể truy cập được từ bên ngoài. email cho doanh nghiệp

Điều đó có nghĩa là, một ai đó vì một lý do nào đó rất có thể sẽ truy cập, công bố, làm rò rỉ những thông tin “nhạy cảm” hoặc tệ hơn sử dụng vào mục đích xấu trên danh nghĩa công ty chẳng hạn. Thiệt hại là không thể kiểm soát được.

Với mail hosting, khi bạn đăng nhập vào tài khoản webmail của mình, quyền truy cập của bạn (POP hoặc IMAP) và tất cả dữ liệu do máy chủ gửi và nhận được mã hóa cho đến khi bạn đăng xuất. Điều này đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm sẽ không bị rò rỉ và bị xâm phạm.

3. Không gian lưu trữ

Tùy vào dung lượng bộ nhớ bạn bạn lựa chọn, bạn sẽ nhận được hộp thư có dung lượng lưu trữ bằng megabyte hoặc gigabyte.

Ngay cả với dung lượng lưu trữ megabyte, cũng đủ để bạn lưu trữ hàng nghìn email trở lên. Hãy đảm bảo bạn xây dựng một phương án email hosting linh hoạt khi cần nâng cấp thêm dung lượng.

4. Email cho doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí

Việc sử dụng một dịch vụ email hosting chắc chắn sẽ hiệu quả hơn về chi phí nhờ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và tài nguyên hơn là mua cơ sở hạ tầng email và thuê thêm nhân viên IT để duy trì nó. Trong khi đó, đối với các hệ thống do doanh nghiệp tự thiết lập việc mở rộng thường rất phức tạp để thực hiện và không có tính sẵn sàng cao. Vậy nên, việc của bạn nên là tập trung vào các công việc quan trọng còn việc bảo trì và hỗ trợ liên tục hệ thống hãy để người khác lo. email cho doanh nghiệp

5. Email cho doanh nghiệp giúp hạn chế Virus và spam

Một giải pháp email hosting đáng tin cậy sẽ ngăn chặn những email có chứa virus trước khi nó kịp xâm nhập vào hệ thống mail của bạn. Hãy tìm đến những đơn vi cung cấp dịch vụ có trang bị các trình quét vi rút tiên tiến để bảo vệ email cho doanh nghiệp chống lại vi-rút và kiểm duyệt các spam mail trước khi vào hộp thư đến.

6. Xây dựng chiến lược marketing hiệu quả

email cho doanh nghiệp

Nếu trong chiến lược kinh doanh của bạn có bao gồm việc tiếp thị tên tuổi và hình ảnh tới càng nhiều khách hàng càng tốt, càng thường xuyên càng tốt với các công cụ email marketing thì chắc chắn không thể thiếu được một địa chỉ mail công ty chuyên nghiệp. Và so với những hình thức tiếp thị, bán hàng hiện nay thì kênh email vẫn thể hiện là có hiệu qur lâu dài, ít chi phí và đúng đối tượng mục tiêu.

Sở hữu một giải pháp email cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn tận dụng được toàn bộ những lợi ích của loại hình giao tiếp khi theo đuổi những chiến lược kinh doanh dài hạn của mình.

Lưu ý khi sử dụng email cho doanh nghiệp

email cho doanh nghiệp

Nhu cầu đăng ký email cho doanh nghiệp đang tạo đà gia tăng mạnh mẽ cho các công ty cung cấp dịch vụ này. Đây vừa là thuận lợi vừa là nguy cơ. Tại sao lại nói vậy? Bởi vì khi đứng trước nhiều lựa chọn hấp dẫn, bạn sẽ dễ dàng chấp nhận sử dụng dịch vụ giá rẻ nhưng kém chất lượng. Điều này có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin và chậm trễ trong việc khắc phục sự cố. Do đó, khâu lựa chọn nhà cung cấp uy tín là điều quan trọng nhất. email cho doanh nghiệp

1. Chọn nhà cung cấp uy tín

Không ai có thể giải quyết công việc tốt hơn các chuyên gia trong lĩnh vực đó. Nếu đủ khả năng tài chính, bạn hãy chọn các công ty chuyên nghiệp, uy tín. Họ thường cam kết các tính năng sau:

  • Hỗ trợ 24/7.
  • Hạn chế tối tình trạng spam box, Blacklist IP.
  • Tỉ lệ email hợp lệ vào inbox lên đến 99%.
  • Bảo mật tối đa nhờ sử dụng hệ thống mail server chuyên dụng.
  • Cung cấp giao diện quản lý trực quan, dễ sử dụng.
  • Tương thích với nhiều thiết bị (PC, Mobile, Laptop).
  • Tương thích cao với các dịch vụ email Google, Webmail, Yahoo, Outlook…
  • Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng. email cho doanh nghiệp

2. Đặt tên email đúng cách

  • Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa:
Nội dung hữu ích liên quan  Dịch vụ email hosting cần thiết cho doanh nghiệp ra sao?

Email hosting cho phép bạn dùng mail tên miền riêng. Với những doanh nghiệp có tên ngắn, bạn có thể giữ nguyên tên công ty ở đuôi, ví dụ (@muanhanh.com, @aothun.vn…). Với những tên dài, bạn có thể viết tắt để tên email ngắn gọn hơn (ví dụ công ty Công nghệ Việt có thể đặt đuôi email là @cnv.vn chẳng hạn). Miễn sao email nhìn vào rõ ràng, dễ hiểu, tránh gây nhầm lẫn với tên email tương tự của các công ty khác.

  • Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng:

Điều này sẽ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, tránh gây chồng chéo công việc giữa các phòng ban. Các cách đặt tên email phổ biến là hotrokhachhang@…, sale@…, customersupport@… Tên email của nhân viên cũng nên được đặt theo quy tắc nhất định để đảm bảo sự thống nhất và hạn chế trùng lặp (ví dụ Hàn Mạnh Cường làm ở phòng sale của Semtek có thể đặt tên là cuonghm.sale@semtek.vn).

  • Tránh đặt tên nhạy cảm:

Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng thực tế điều này đã xảy ra. Ví dụ @buoingon.vn (công ty bán bưởi), @hunghonghoang.com (doanh nghiệp có tên Hưng Hồng Hoàng). Một cái tên như vậy không chỉ dễ gây hiểu lầm, khó hiểu, khó nhớ mà còn vô tình tạo “vết đen” cho thương hiệu của bạn. Lưu ý cuối cùng là phải chọn các đuôi tên phù hợp, .com, .net hay .vn bạn nhé!

3. Chú trọng bảo mật hệ thống

Mỗi ngày, dịch vụ email thế giới gửi đi khoảng 205 tỷ email, hầu hết không mang ý nghĩa quan trọng và chỉ nhằm mục đích tiếp thị. Tuy nhiên, cũng có đến hàng tỷ email trong số đó chứa những thông tin nhạy cảm. Nạn nhân của loại hình tấn công này thường là các doanh nghiệp, người giàu đó, các chính trị gia. Người dùng bình thường ít có nguy cơ trở thành mục tiêu của hacker. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chịu những ảnh hưởng nhất định như: email cho doanh nghiệp

  • Bị đánh cắp và mất dữ liệu.
  • Thông tin và dữ liệu cá nhân bị rao bán hoặc đăng tải công khai.
  • Hacker dùng email của bạn để lừa đảo người khác.

Sử dụng email theo hệ thống (dịch vụ email marketing/email hosting/email relay) sẽ giúp công tác kiểm tra và quản lý thuận lợi hơn. Tuy nhiên điều này đặt ra các lo ngại về vấn đề bảo mật. Bởi vì một khi xảy ra sự cố thì mức độ ảnh hưởng sẽ lan tỏa ở phạm vi hệ thống, chứ không còn nằm ở cá nhân nữa. Do đó, nếu đủ khả năng tài chính, các doanh nghiệp thường dùng dịch vụ mail của các công ty uy tín như đã nói ở phần trên.

4. Phổ biến các quy định rõ ràng

Khi dùng mail tên miền riêng nghĩa là bạn đang đại diện cho tập thể/tổ chức chứ không đơn thuần ở vai trò cá nhân nữa. Vì vậy, đội ngũ lãnh đạo cần phổ biến nội quy cho nhân viên khi sử dụng email công ty.

  • Các nhóm, phòng ban nên sử dụng địa chỉ email riêng, tránh gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.
  • Chỉ sử dụng mail công ty cho công việc. Bất kì nội dung cá nhân không tốt nào được truyền tải bằng địa chỉ email công ty đều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
  • Nên xóa tài khoản email của các nhân viên đã nghỉ làm, tránh những trường hợp không hay xảy ra.

Các tìm kiếm liên quan đến email cho doanh nghiệp:

  • email cho doanh nghiệp miễn phí
  • email cho doanh nghiệp là gì
  • bảng giá email google
  • đăng nhập email cho doanh nghiệp
  • mua email google
  • đăng ký email google theo tên miền miễn phí
  • danh sách email doanh nghiệp
  • email google apps vĩnh viễn

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Call Now