Marketing tổng thể

File CSV là gì? So sánh điểm khác biệt giữa File CSV với Excel

CSV là giá trị phân tách bằng dấu phẩy, nghĩa là mỗi dòng trong một tệp tin sẽ có các dữ liệu được phân tách với nhau bằng dấu phẩy. CSV có thể được sử dụng và chuyển đổi trên hầu hết mọi chương trình bảng tính, như Microsoft Excel hoặc Google Spreadsheets.  Vậy giữa File CSV và Excel có những điểm khác biệt gì? Cùng SEMTEK  tìm hiểu qua bài viết này nhé!

File CSV là gì?

1. CSV

File Comma Separated Values (CSV) là file plain text chứa danh sách dữ liệu. Các file này thường được sử dụng để trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau. Ví dụ, cơ sở dữ liệu và trình quản lý danh sách liên hệ thường hỗ trợ file CSV.

Các file này chủ yếu sử dụng ký tự dấu phẩy để phân tách dữ liệu, nhưng đôi khi cũng sử dụng những ký tự khác, như dấu chấm phẩy. Ý tưởng là bạn có thể xuất dữ liệu phức tạp từ một ứng dụng sang file CSV, sau đó nhập dữ liệu trong file đó vào một ứng dụng khác.

2. Cấu trúc của file CSV

Loại file này có cấu trúc khá đơn giản. Đó là danh sách dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Ví dụ, bạn có một vài người trong trình quản lý danh sách liên hệ và muốn xuất chúng dưới dạng CSV. Bạn sẽ nhận được một file chứa văn bản như sau:

Name,Email,Phone Number,Address Bob Smith,bob@example.com,123-456-7890,123 Fake Street Mike Jones,mike@example.com,098-765-4321,321 Fake Avenue

Đó thực sự là tất cả về một file CSV. Chúng có thể phức tạp hơn thế và chứa hàng nghìn dòng, nhiều mục nhập hơn trên mỗi dòng hoặc là chuỗi văn bản dài. Một số loại file này thậm chí có thể không có tiêu đề ở trên cùng hoặc sử dụng dấu ngoặc kép để bao quanh từng bit dữ liệu, nhưng đó là định dạng cơ bản.

Sự đơn giản đó là một đặc điểm dễ nhận biết của định dạng này. File CSV được thiết kế để trở thành một cách dễ dàng xuất và nhập dữ liệu vào những chương trình khác. Dữ liệu kết quả là thứ con người có thể đọc được và dễ dàng xem bằng trình soạn thảo văn bản như Notepad hoặc chương trình bảng tính như Microsoft Excel.

Hướng dẫn một số thao tác đối với File CSV

1. Cách xem CSV trong trình soạn thảo văn bản

Để xem nội dung của file CSV trong Notepad, hãy bấm chuột phải vào file đó trong File Explorer hoặc Windows Explorer, sau đó chọn lệnh Edit.

Notepad có thể gặp sự cố khi mở file CSV nếu file quá lớn. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng trình chỉnh sửa file plain text có khả năng hơn như Notepad++. Để xem file CSV trong Notepad++ sau khi cài đặt, hãy nhấp chuột phải vào file CSV và chọn lệnh Edit With Notepad++.

Bạn sẽ thấy danh sách dữ liệu plain text trong file CSV. Ví dụ, nếu file CSV được xuất từ ​​chương trình quản lý danh bạ, bạn sẽ thấy thông tin về từng địa chỉ liên hệ tại đây, với thông tin chi tiết của số liên hệ được sắp xếp vào một dòng mới. Nếu nó được xuất từ ​​một trình quản lý mật khẩu như LastPass, bạn sẽ thấy các mục đăng nhập trang web khác nhau trên dòng riêng của chúng tại đây.

Trong Notepad, tính năng “Word Wrap” có thể làm cho dữ liệu khó đọc hơn. Hãy nhấp vào Format > Word Wrap để vô hiệu hóa nó và làm cho mỗi dòng dữ liệu nằm trên một dòng riêng để cải thiện khả năng đọc. Bạn sẽ cần cuộn theo chiều ngang để đọc đầy đủ các dòng.

2. Cách mở CSV trong chương trình bảng tính

Bạn cũng có thể mở file CSV trong các chương trình bảng tính, giúp dễ đọc hơn. Ví dụ, nếu bạn đã cài đặt Microsoft Excel trên máy tính của mình, bạn có thể chỉ cần nhấp đúp vào file .csv để mở file đó trong Excel theo mặc định. Nếu nó không mở trong Excel, bạn có thể nhấp chuột phải vào file CSV và chọn Open With > Excel.

file csv

Nếu không có Excel, bạn có thể upload file lên một dịch vụ như Google Sheets hoặc cài đặt bộ ứng dụng Office miễn phí như LibreOffice Calc để xem file.

Excel và các chương trình bảng tính khác trình bày nội dung của file .CSV như thể nó là một bảng tính, sắp xếp nó thành các cột.

3. Cách nhập file CSV vào ứng dụng

Nếu bạn chỉ muốn xem nội dung của file CSV hoặc làm việc với nó dưới dạng bảng tính, trên đây là tất cả những gì bạn cần làm. Tuy nhiên, nhiều file CSV được tạo để nhập vào các chương trình khác. Bạn có thể xuất danh bạ của mình từ Google Contacts, mật khẩu đã lưu từ LastPass hoặc một lượng lớn dữ liệu từ chương trình cơ sở dữ liệu. Sau đó, các file CSV kết quả có thể được nhập vào những ứng dụng hỗ trợ loại dữ liệu đó.

Tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn đang xuất dữ liệu, bạn có thể cần chọn một định dạng CSV thích hợp cho ứng dụng đích. Ví dụ, Google Contacts có thể xuất danh bạ ở định dạng Google CSV (dành cho Google Contacts) hoặc Outlook CSV (dành cho Microsoft Outlook). Dù bằng cách nào, bạn sẽ nhận được file CSV chứa dữ liệu, nhưng nó được tổ chức theo một cách hơi khác.

file csv

Trong một ứng dụng thích hợp, hãy tìm tùy chọn Import hoặc Import CSV, cho phép bạn chọn file CSV để nhập. Ví dụ, trong Microsoft Outlook, bạn có thể nhấp vào File > Open & Export > Import/Export > Import From Another Program or File > Comma Separated Values để nhập danh bạ từ file CSV.

File CSV là thứ mà hầu hết mọi người không bao giờ cần phải bận tâm. Tuy nhiên, nếu bạn cần lấy thông tin từ một ứng dụng này và chuyển sang một ứng dụng khác, thì đó là những gì cần làm.

So sánh File CSV với Excel

1. Điểm chung giữa CSV và Excel

Cả CSV và Excel (.xls, .xlsx) đều là những tệp tin giúp lưu dữ liệu dưới dạng bảng tính. Cả hai đều có thể được mở bằng phần mềm bảng tính (phần mềm spreadsheet) như Microsoft Excel, Google Sheests, Polaris Office, Libre Office, .v.v…). Các hàm, công thức được hỗ trợ bởi những phần mềm spreadsheet đều sẽ áp dụng được trong cả 2 loại tập tin khi mở bằng phần mềm đó.

file csv

2. Sự khác nhau giữa CSV và Excel

CSV và Excel tuy có các điểm chung nhưng vẫn khác biệt về tính năng cũng như cách sử dụng. Sau đây là những điểm khác nhau của 2 loại định dạng này:

Dung lượng file CSV nhẹ hơn rất nhiều

Định dạng CSV chỉ chứa những giá trị đơn thuần, bao gồm số, chữ và các ký tự khác. CSV được xem như là một tệp tin phẳng (flat file), gần như là một file văn bản (txt) thông thường. Vì thế mà dung lượng của một file CSV rất nhẹ, nhẹ hơn nhiều so với Excel có cùng số lượng nội dung.

Quá trình tạo CSV ít phức tạp hơn

Cú pháp của một tệp tin CSV rất đơn giản, có thể nhanh chóng ghi lại dữ liệu mà không cần quan tâm đến định dạng chữ viết, font chữ hay màu sắc.

Trong khi đó, bạn buộc phải dùng MS Excel hoặc một phần mềm bảng tính mạnh mẽ khác để xử lý tệp tin Excel. Tốc độ mở và xử lý file phụ thuộc rất nhiều vào phần cứng máy tính của bạn, chưa kể đến việc Excel chiếm nhiều tài nguyên hệ thống do cấu trúc đồ sộ và phức tạp.

CSV không có khả năng thể hiện biểu đồ, không chứa định dạng

Định dạng file Excel rất mạnh mẽ, ngoài những số liệu thông thường, nó còn có thể làm việc với biểu đồ, hình ảnh,…

CSV thì đơn giản hơn, không thể chứa được những giá trị nào khác ngoài chữ, số và ký tự. Hơn nữa, CSV cũng không thể xác định các các định dạng như ngày giờ, đơn vị tiền tệ, in đậm, in nghiêng…, chọn màu cho nội dung, chèn link, điều chỉnh vị trí văn bản (căn giữa, căn trái, căng phải, căn đều),.v.v…

Lời kết

Trên đây là một số thông tin liên quan cũng như vài điểm khác biệt giữa CSV và Excel. Thông qua bài viết, bạn có thể hiểu được khái niệm và đặc tính của nó. Từ các so sánh về những điểm khác biệt của CSV và Excel, bạn cũng có thể lựa chọn và sử dụng chúng hiệu quả hơn, nhất là về bảng tính và lập trình.

Tìm kiếm liên quan

  • Download file CSV
  • File CSV
  • Tạo file CSV danh bạ
  • Csv trong Marketing là gì

Nội dung liên quan

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button