Một dự án chỉ hiệu quả như hệ thống quản lý dự án của nó

Công việc hệ thống quản lý dự án hệ thống thông tin hiện nay rất phổ biến. Nhu cầu sử dụng các sản phẩm phần mềm, các kết quả từ dữ liệu rất lớn, vì thế mà số lượng dự án liên quan ngày càng gia tăng. Công việc quản lý đặt ra nhiều yêu cầu cao, một giải pháp tối ưu sẽ là lựa chọn mang tới hiệu quả tối đa cho toàn bộ công việc.

Một dự án chỉ hiệu quả như hệ thống quản lý dự án của nó

Tại sao một nhà thầu hoặc bất kỳ công ty nào đang lên kế hoạch cho một dự án quan trọng lại cần một hệ thống quản lý dự án Internet tốt? Nhận thức của quá nhiều chuyên gia dự án cho rằng nhiệm vụ của người quản lý công trường là đảm bảo duy trì tiến độ và ngân sách của dự án. Kiểu giao tiếp một chiều này là nguyên nhân khiến nhiều dự án thua lỗ, thậm chí gặp tai nạn không đáng có. Một hệ thống quản lý tương tác, hai chiều sẽ tạo ra hiệu quả trong quy trình và cho phép nhân viên hiện trường cảm thấy như thể họ có lợi ích nhất định đối với sự thành công của dự án.

hệ thống quản lý dự án
hệ thống quản lý dự án

Những điều xảy ra trong quá trình của một dự án có thể thay đổi cách thức chạy của một dự án. Chủ sở hữu có thể trì hoãn việc ban hành lệnh thay đổi có thể làm đình trệ một phần kế hoạch bổ sung quan trọng đối với việc hoàn thành toàn bộ dự án. Một hệ thống quản lý tương tác sẽ cho phép người quản lý dự án và người quản lý công trường giữ liên lạc và tìm cách khắc phục sự chậm trễ do chủ sở hữu tạo ra. Đó chỉ là một cách để giảm lượng căng thẳng đi kèm với một tình huống vốn đã cực kỳ căng thẳng.

Một thách thức bất ngờ khác có thể làm chậm dự án là khi các điều kiện của dự án không như các thông số kỹ thuật đã vạch ra. Có thể có những thách thức tự nhiên hoặc cấu trúc nhân tạo bị bỏ lại sau một dự án trước đó mà không được phát hiện. Một lần nữa, hệ thống quản lý dự án tương tác cho phép công ty giải quyết các loại sự chậm trễ này và giữ cho nhân viên hiện trường làm việc hiệu quả. Không cần phải đóng cửa toàn bộ địa điểm làm việc chỉ vì một thách thức trong một lĩnh vực. Miễn là thông tin liên lạc không đổi và người quản lý dự án có thể đưa ra các thay đổi theo thời gian thực đối với lịch trình và ngân sách, thì dự án có thể tiếp tục với kế hoạch mới của mình.

Bất kể một số chuyên gia lập kế hoạch chăm chỉ đến đâu, sẽ luôn có những thách thức gây ra vấn đề. Khả năng duy trì hiệu quả của một dự án chỉ mạnh khi có hệ thống quản lý dự án. Khi một công ty sử dụng chương trình quản lý trực tuyến, thì mọi người tham gia vào dự án có thể giữ liên lạc thường xuyên và báo cáo những thay đổi khi chúng xảy ra. Một lịch trình làm việc mới có thể được tạo ngay lập tức cho phép dự án duy trì đúng với phác thảo đã được tạo ban đầu bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt và các thông số kỹ thuật do chủ dự án cung cấp. Đó là cách tốt nhất cho bất kỳ công ty nào để duy trì lợi nhuận.

hệ thống quản lý dự án
hệ thống quản lý dự án

Quy trình quản lý dự án hệ thống thông tin

Quy trình quản lý dự án hệ thống thông tin quản lý về cơ bản bao gồm 3 giai đoạn.

Lập kế hoạch

Ở giai đoạn này, người đảm nhận vai trò quản lý dự án cho kỹ sư sẽ thực hiện các nhiệm vụ: xác định các mục tiêu của dự án phù hợp với yêu cầu của khách hàng/tổ chức, tính toán nguồn lực cần sử dụng, các đầu việc cần thực hiện, phân chia công việc cho từng phòng ban, cá nhân. Ở bước đầu này, tuy chưa thực hiện nhưng lại đòi hỏi rất nhiều sự logic, rõ ràng, đánh giá mức độ khả thi của phương án và dự phòng khi có rủi ro.

hệ thống quản lý dự án
hệ thống quản lý dự án

Triển khai dự án

Kế hoạch đã được thống nhất, tính toán kỹ càng thì tiến hành triển khai để kịp tiến độ. Phân bổ nhân sự, nguồn lực theo kế hoạch, quản lý tiến độ triển khai theo dự tính, lên lịch trình triển khai cụ thể, hoạt động hết năng suất để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.

Giám sát dự án

Giai đoạn giám sát này sẽ thực hiện xuyên suốt đến khi kết thúc dự án. Kiểm tra, rà soát việc triển khai dự án theo từng giai đoạn, có sự đánh giá và báo cáo thường xuyên, định kỳ nhằm kiểm soát tốt hoạt động, quản trị các rủi ro nếu có. Khi dự án kết thúc, kết quả báo cáo từng giai đoạn cũng có giá trị nhằm tổng kết dự án, đút rút kinh nghiệm cho những dự án tiếp theo.

Giải pháp quản lý dự án hệ thống thông tin tối ưu nhất

Với những đặc thù của việc quản lý dự án hệ thống thông tin thì Agile sẽ là một phương pháp làm việc tối ưu nhất hiện nay. Hoạt động dựa trên tinh thần thích ứng linh hoạt, kiểm soát rủi ro và chi phí nhờ việc chia nhỏ giai đoạn dự án, thông tin được truyền tải đúng đủ tốc độ Agile đã và đang tạo nên hiệu quả làm việc dự án tốt hơn bất kỳ phương pháp nào.

su dung agile vao cong tac quan ly du an

Những lợi ích trông thấy mà phương pháp Agile mang lại, giúp bạn quản lý dự án hệ thống thông tin hiệu quả hơn cách làm cũ:

  • Thích ứng linh hoạt trước những thay đổi của thị trường;
  • Kiểm soát rủi ro tốt hơn, tận dụng tối đa kết quả làm việc của từng giai đoạn nhỏ trong dự án;
  • Đáp ứng tốt các yêu cầu, mong muốn của khách hàng nhờ việc tương tác, trao đổi thông tin nhanh chóng, đầy đủ, ít qua các cấp bậc khác;
  • Gia tăng tính gắn kết nhờ vào việc kết hợp đáp ứng yêu cầu cải tiến thường xuyên;
  • Sản phẩm cuối cùng sở hữu giá trị cao hơn dựa vào việc tiếp nhận thông tin, yêu cầu mới và việc tập trung tạo ra giá trị thay vì chú trọng vào các hình thức làm việc có phần rườm rà khác.

Quản lý dự án hệ thống thông tin trong thời đại công nghệ 4.0 sẽ cần đến những giải pháp tối ưu như Agile để đạt được hiệu quả cao nhất. Hy vọng chia sẻ trên đây sẽ giúp cho bạn có thêm sức mạnh để tự tin hoàn thành tốt công việc của mình. Tại Học viện Agile có thêm các khoá học về quản trị dự án, bổ sung kiến thức thay đổi tư duy về Agile rất hữu ích mà bạn có thể tham khảo thêm.

hệ thống quản lý dự án
hệ thống quản lý dự án

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

  • Phần mềm quản lý dự an xây dựng miễn phí
  • Các phần mềm quản lý dự an
  • Phần mềm quản lý dự an free
  • Phần mềm quản lý dự an xây dựng bằng Excel
  • Phần mềm quản lý dự an là gì
  • Phần mềm quản lý dự an Microsoft Project
  • Phần mềm quản lý dự an Project
  • Phần mềm Quản lý dự an GXD

Các chuyên mục nội dung liên quan

  • Bản tin số mới nhất | Góc chia sẻ kiến thức số hóa & Chiến lược kinh doanh
  • Hãy thử các công cụ seo từ khóa này để tạo nội dung hoạt động
  • Trang chủ
  • Marketing tổng thể
  • SEO
  • Thiết kế Website
  • Web Hosting
  • VPS

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *