Marketing News

Cách khởi chạy trang web mạng nội bộ của công ty năm 2018

Thoạt đầu, việc thiết lập trang mạng nội bộ của công ty bạn có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Nhưng không nhất thiết phải như vậy.
Phát triển mạng nội bộ của công ty là một dự án có khả năng hiển thị cao mà mọi người trong công ty của bạn sẽ có khả năng sử dụng và đóng góp ý kiến. Làm đúng nghĩa là công ty của bạn có cơ hội để tất cả nhân viên làm việc hiệu quả và hợp tác hơn, giúp tổ chức của bạn đạt được mục tiêu của mình. Nhưng nó đòi hỏi phải lập kế hoạch, cũng như hỗ trợ từ đội ngũ lãnh đạo của bạn.
Nếu bạn đang bắt tay vào thiết kế mạng nội bộ hoặc dự án thiết kế lại mạng nội bộ, đây là 8 bước quan trọng bạn cần để lập kế hoạch, thiết kế và khởi chạy một dự án mạng nội bộ thành công cho công ty của bạn.

1. Tập hợp nhóm dự án của bạn

Là điểm khởi đầu cho dự án thiết kế mạng nội bộ của bạn, bạn sẽ muốn tập hợp một nhóm dự án. Nhóm thiết kế mạng nội bộ không cần phải lớn. Nhưng cần có một số bên liên quan chính từ các phòng ban, những người sẽ chịu trách nhiệm và ảnh hưởng lớn nhất đến mạng nội bộ, thường là phòng Nhân sự và CNTT. Bạn cũng sẽ muốn có ai đó trong nhóm điều hành hoặc quản lý của mình làm “nhà vô địch dự án” của bạn. Điều này rất hữu ích khi bạn cần ai đó chống lại bất kỳ cuộc chiến chính trị hoặc ngân sách nội bộ nào có thể cản trở dự án tiến lên.

2. Chọn một nền tảng mạng nội bộ

Ngày nay, có rất nhiều lựa chọn cho mạng nội bộ của công ty bạn. Chúng bao gồm:
1. Phần mềm doanh nghiệp, chẳng hạn như Microsoft Sharepoint
2. Các giải pháp SAAS, chẳng hạn như MyHub Intranet
3. Mạng nội bộ riêng dựa trên WordPress, chẳng hạn như Woffice, có thể tồn tại trên tài khoản lưu trữ hoặc máy chủ của riêng bạn.

Theo truyền thống, các công ty đã xây dựng các trang mạng nội bộ dựa trên các tùy chọn # 1 hoặc # 2 ở trên. Nhưng với sự phổ biến của nền tảng CMS WordPress cho các trang web công ty, các công ty đang phát hiện ra rằng họ có thể xây dựng một trang web mạng nội bộ WordPress. Các trang web mạng nội bộ WordPress có tất cả sự linh hoạt trong thiết kế được tích hợp trong WordPress cho các trang web công khai thường xuyên, cộng với các tính năng bảo mật và quyền riêng tư mà chúng cần. Lợi thế của trang web mạng nội bộ WordPress là khi nền tảng được thiết lập, bạn sở hữu nó và không bắt buộc phải tiếp tục trả phí phần mềm hàng tháng, chẳng hạn như với các giải pháp được lưu trữ như Sharepoint và các giải pháp Intranet SaaS khác.

Nếu bạn quyết định sử dụng WordPress cho mạng nội bộ của mình, việc chọn một chủ đề WordPress đã được thiết lập như Woffice sẽ có nghĩa là mạng nội bộ sẽ được “tải đầy đủ” với nhiều tính năng và mô-đun chính mà bạn có thể cần cho trang mạng nội bộ của công ty như wiki, trang nhóm, tính năng quản lý dự án, lịch công ty và nhiều hơn nữa.

3. Xác định Người dùng và Yêu cầu Dự án

Người dùng mạng nội bộ của công ty bạn là ai và nhu cầu của họ là gì? Việc phát triển tính cách người dùng mạng nội bộ thường hữu ích để xác định kiểu người dùng mà bạn đang phục vụ và các yêu cầu chức năng của họ đối với mạng nội bộ của công ty. Thực hiện một cuộc khảo sát trực tuyến hoặc các cuộc họp kiểu “nhóm tập trung” với các bộ phận chính sẽ giúp xác định các yêu cầu chính của họ và cũng giúp họ “mua” vào dự án của bạn vì họ sẽ cảm thấy như họ đã cộng tác trong nỗ lực thiết kế.

Trong giai đoạn này, bạn cũng có thể muốn phát triển biểu đồ vai trò / chức năng của người dùng để phác thảo “danh sách mong muốn của mạng nội bộ” với tất cả các chức năng và tính năng khác nhau mà mạng nội bộ của bạn có thể có.

Danh sách kiểm tra các tính năng mạng nội bộ mẫu sau đây có thể giúp bạn lập kế hoạch các tính năng bạn cần.

Danh sách kiểm tra các tính năng mạng nội bộ điển hình
Một số ví dụ về các chức năng mà TẤT CẢ nhân viên cần có thể bao gồm:
– quản lý tài liệu
– không gian làm việc nhóm: trò chuyện hoặc diễn đàn

Một số bộ phận có thể cần:
– Truy cập vào các tài liệu đào tạo cụ thể cho công việc / video
– Đơn đặt hàng
– Đơn yêu cầu chi phí
– Biểu mẫu / lịch Đặt phòng Kỳ nghỉ
– Biểu mẫu thuế
– Yêu cầu du lịch

Các nhu cầu về mạng nội bộ của phòng kinh doanh có thể bao gồm:
– các mẫu giới thiệu khách hàng
– các thỏa thuận và đề xuất bán hàng mẫu
– các bài thuyết trình của công ty được tạo mẫu
– “bảng điểm” bán hàng
– quyền truy cập vào hệ thống CRM

Các nhu cầu về mạng nội bộ của bộ phận tiếp thị có thể bao gồm:
– thư viện tài sản: a thư viện với logo, hình ảnh và nguyên tắc thương hiệu của công ty
– yêu cầu hỗ trợ tiếp thị / yêu cầu dự án
– liên kết đến các ứng dụng và công cụ của bộ phận tiếp thị: Adwords, Analytics, phần mềm SEO, v.v.

Các nhu cầu về mạng nội bộ của bộ phận kế toán / biên chế có thể bao gồm:
– Nhân viên mới các biểu mẫu thuế
– nộp trực tiếp / biểu mẫu trả lương
– cuống phiếu lương và chứng từ thuế
– báo cáo tài chính cho ban giám đốc

Các nhu cầu về mạng nội bộ của bộ phận nhân sự có thể bao gồm:
– Sổ tay nhân viên trực tuyến
– Danh bạ / danh sách liên hệ của nhân viên
– Tài liệu về Sức khỏe và An toàn
– Truy cập vào cổng thông tin của nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm / phúc lợi: để nhận thông tin về quyền lợi và yêu cầu bồi thường
– biểu mẫu đánh giá nhân viên
– “cửa hàng công ty” – cho phép nhân viên đặt hàng các mặt hàng có thương hiệu: bút, áo thun, v.v. cho các sự kiện hoặc quà tặng khách hàng
– bảng công việc nội bộ / bên ngoài
– mẫu giới thiệu nhân viên
– tin tức / thông báo công ty
– thông báo nhân viên mới, nghỉ việc, nghỉ hưu, thăng chức
– ảnh từ các sự kiện của công ty
– lịch sự kiện

Nhu cầu về mạng nội bộ của bộ phận CNTT có thể bao gồm:
– yêu cầu hỗ trợ CNTT biểu mẫu
– yêu cầu thiết bị máy tính
– kiểm soát truy cập / mật khẩu

Các nhu cầu về mạng nội bộ của Quản lý điều hành có thể bao gồm:
– có sẵn bản sao của bài thuyết trình cuộc họp trực tuyến
– tài liệu sứ mệnh và tầm nhìn
– cơ cấu tổ chức

4. Đề cương nội dung Intranet

Việc tạo và thu thập nội dung thường là trở ngại lớn nhất khi kết hợp trang web mạng nội bộ của bạn. Khi bạn xác định được yêu cầu của người dùng đối với tất cả các phòng ban khác nhau của công ty, đã đến lúc tạo phác thảo nội dung của các phần và nội dung chính trong mạng nội bộ của bạn. Lịch trình nội dung mạng nội bộ điển hình vạch ra tất cả nội dung trong trang mạng nội bộ của bạn và giao trách nhiệm nội dung cho các thành viên khác nhau trong nhóm. Đây là một cách tuyệt vời để “quyết định, phân chia và chinh phục” khi nói đến trách nhiệm thường nặng nề là tạo và thu thập tất cả nội dung mạng nội bộ quan trọng của công ty. Sau khi hoàn thành, yêu cầu tất cả các bên liên quan của bạn ký tên vào bản phác thảo nội dung mạng nội bộ trước khi bạn chỉ định vai trò của mọi người. Nếu bạn đang làm việc với Mạng nội bộ dựa trên WordPress như Woffice, người dùng của bạn sẽ có quyền truy cập vào CMS quen thuộc và dễ quản lý để thêm các bài báo, bài đăng trên blog và nội dung quan trọng khác.

Trang web mẫu Lịch trình lập kế hoạch nội dung: Giao trách nhiệm về nội dung trang web, các trang và phần cho các thành viên nhóm khác nhau trong công ty của bạn.

5. Thiết kế và phát triển mạng nội bộ

Sau khi các bên liên quan chủ chốt đăng nhập vào chức năng và nội dung của mạng nội bộ, đã đến lúc bắt đầu lập kế hoạch thiết kế và bắt đầu phát triển. Nếu bạn đang thiết kế từ đầu, bạn có thể bắt đầu với một khung dây mạng nội bộ. Hoặc nếu bạn đang sử dụng một chủ đề WordPress chẳng hạn như Woffice, bạn có thể bắt đầu với một mẫu và xây dựng các mô-đun và trang bạn cần.

Trang web mạng nội bộ Woffice mẫu

6. Tạo và lắp ráp nội dung mạng nội bộ

Nơi mà nhiều dự án mạng nội bộ bị đình trệ là giai đoạn tạo / thu thập nội dung. Thông thường, các công ty thiếu nguồn lực chuyên dụng để viết các bài báo và nội dung để đưa vào mạng nội bộ và tập hợp tất cả lại với nhau để kịp thời ra mắt thành công. Các dự án truyền thông nội bộ thường bị cắt ngắn và sáng tạo nội dung thường là phần bị bỏ qua trong quá trình thiết kế Intranet. Để tránh trường hợp bạn kết thúc việc phát triển Mạng nội bộ là một mẫu đẹp, nhưng không có ảnh và bài báo để điền nó, hãy đảm bảo rằng bạn đã ủy quyền nội dung cho một thành viên trong nhóm chuyên trách. Ngoài ra, nếu một đại lý quảng cáo bên ngoài được giao nhiệm vụ giúp bạn phát triển mạng nội bộ, bạn cũng có thể hợp tác với họ về thành phần nội dung. Có một lịch trình nội dung có thể giúp hướng dẫn việc thu thập nội dung bằng cách ủy quyền nó cho các thành viên khác nhau trong nhóm dự án mạng nội bộ của bạn, cung cấp thêm trách nhiệm giải trình.

Bất kể ai đang sản xuất nội dung của bạn, hầu hết các mạng nội bộ các giải pháp như Woffice dựa trên WordPress, cũng như hầu hết các ứng dụng thương mại khác, có Hệ thống quản lý nội dung (CMS) được tích hợp sẵn. Vì vậy, khi trang web được khởi động, bạn sẽ có thể quản lý tất cả nội dung trên trang mạng nội bộ của công ty mà không cần phải viết một dòng mã.

7. Kiểm tra khả năng sử dụng Intranet và Kiểm tra lỗi

Trang mạng nội bộ của bạn được khởi chạy trên máy chủ thử nghiệm / phát triển của bạn và nó đã sẵn sàng để được người dùng thực kiểm tra! Mặc dù bạn có thể bị cám dỗ để khởi chạy trực tiếp, nhưng điều quan trọng là phải tiến hành một số thử nghiệm người dùng. Bạn có thể muốn tuyển dụng một nhóm người kiểm tra nội bộ để đưa trang web mạng nội bộ non trẻ của bạn thông qua trình vắt và xác định bất kỳ lỗi hoặc sự cố nào. Điều quan trọng là những người kiểm tra mạng nội bộ không phải không phải giống những người đã thiết kế và phát triển nó. Cũng giống như chỉnh sửa bài viết của riêng bạn, việc phát hiện lỗi trong phần mềm bạn không nên phó mặc cho các nhà phát triển đã thiết kế trang web.

Đảm bảo rằng những người thử nghiệm của bạn được trang bị danh sách các nhiệm vụ phổ biến cần thực hiện trên trang web, chẳng hạn như “đăng ký làm người dùng mới”, “tra cứu các sự kiện của công ty” hoặc “điền vào biểu mẫu yêu cầu quyền lợi”. Cung cấp cho họ các hướng dẫn tối thiểu và lên lịch các phiên kiểm tra trong đó một thành viên của ủy ban Intranet sẽ trông coi một người nào đó đang thực hiện nhiệm vụ trên trang web. Đây là lúc để khám phá xem có bất kỳ chức năng hoặc tính năng chính nào bị hỏng hay giao diện người dùng chỉ đơn giản là khó hiểu! Trong quá trình thử nghiệm trang web của riêng chúng tôi cho các khách hàng mạng nội bộ tiếp thị khăn ăn, chúng tôi thường tuyển dụng làm người thử nghiệm những thành viên ít hiểu biết nhất về công nghệ của một tổ chức. Nếu cả nhân viên lớn tuổi nhất và trẻ nhất của công ty bạn đều cảm thấy thoải mái khi sử dụng mạng nội bộ, bạn biết rằng bạn đã trúng giải độc đắc về thiết kế và khả năng sử dụng!

Giống như các trang web thông thường, hầu hết người dùng sẽ muốn truy cập trang web của bạn trên điện thoại thông minh của họ. Vì vậy, hãy nhớ kiểm tra trang mạng nội bộ của bạn trên các nền tảng di động cũng như máy tính để bàn khác nhau như một phần của phác đồ kiểm tra người dùng của bạn. Một khía cạnh quan trọng khác của kiểm tra UX cho mạng nội bộ là đảm bảo bạn kiểm tra các cấp độ truy cập khác nhau. Các nhóm và cấp độ công việc khác nhau trong một tổ chức thường cần quyền truy cập bí mật vào các tài liệu và phần khác nhau của mạng nội bộ. Đảm bảo người dùng được tuyển dụng để kiểm tra và truy cập nội dung và đảm bảo mọi nội dung được bảo vệ hoặc chức năng chỉ dành cho quản trị viên đều có thể truy cập được ở cấp độ người dùng phù hợp.

8. Ra mắt và quảng bá mạng nội bộ

Ví dụ về một tấm áp phích quảng bá mạng nội bộ của công ty cho nhân viên và khuyến khích họ sử dụng nó. Để tập hợp nhân viên trở thành người dùng, việc ra mắt mạng nội bộ nên được quảng bá và truyền thông nội bộ với nhiều sự hào hoa, lễ nghi và nhiệt tình như khi bạn thực hiện một chiến dịch tiếp thị hoặc ra mắt sản phẩm bên ngoài.

Chúc mừng! Internet của bạn đã vượt qua kiểm tra của người dùng. Các lỗi đã được sửa. T là gạch chéo và tôi là chấm. Đã đến lúc đưa trang mạng nội bộ của bạn vào hoạt động. Bây giờ là lúc để đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức của bạn đều có hướng dẫn đăng nhập của họ. Đảm bảo rằng sự ra mắt mạng nội bộ của bạn được coi như một buổi ra mắt sản phẩm thực sự. Điều này có thể bao gồm:
• Email thông báo đặc biệt về mạng nội bộ từ ban quản lý
• Tiệc ra mắt mạng nội bộ hoặc sự kiện đặc biệt để tạo sự phấn khích và xôn xao tại công ty.
• Các buổi đào tạo và giới thiệu mạng nội bộ cho mọi nhân viên nhóm, cả nội bộ và từ xa.
• Tài liệu hướng dẫn và tài liệu trợ giúp cung cấp phân tích từng bước về các nhiệm vụ phổ biến.

Giai đoạn thử nghiệm và khởi chạy tốt sẽ đảm bảo trang web mạng nội bộ của bạn được chấp nhận và sử dụng rộng rãi trong toàn tổ chức, và bạn trông giống như pr loại bỏ anh hùng mà bạn là.


Adina Zaiontz là giám đốc tại tiếp thị khăn ăn , một đại lý tiếp thị kỹ thuật số và đối tác thiết kế và phát triển mạng nội bộ Bắc Mỹ cho Woffice. Trong khi nhiều công ty đảm nhận việc phát triển mạng nội bộ trong nhà, để hoàn thành dự án một cách nhanh chóng, bạn có thể muốn chuyển sang một công ty thiết kế mạng nội bộ chuyên nghiệp như tiếp thị khăn ăn để giúp thiết kế và quản lý phát triển cho trang mạng nội bộ của bạn. Tiếp thị khăn ăn giúp các tổ chức thuộc mọi quy mô lập kế hoạch, thiết kế, thiết lập và tùy chỉnh mạng nội bộ của công ty họ. Xem trang Dịch vụ thiết kế mạng nội bộ của chúng tôi để biết thêm thông tin hoặc liên hệ chúng tôi để bắt đầu dự án mạng nội bộ của bạn.

Back to top button