Những điều cần tìm trong giải pháp phần mềm quản lý sự kiện | SEMTEK Co,.LTD

Những điều cần tìm trong giải pháp phần mềm quản lý sự kiện
– Cập nhật kiến thức mới nhất năm 2023

Khi mua một giải pháp phần mềm quản lý sự kiện, tôi nên tìm kiếm những gì? Có rất nhiều giải pháp trên thị trường, nhưng một số giải pháp toàn diện và kỹ thuật tiên tiến hơn những giải pháp khác. Người quản lý sự kiện phải đảm bảo rằng khoản đầu tư mà họ thực hiện là bằng chứng trong tương lai – nói cách khác, phần mềm phải có khả năng phát triển và thích ứng khi tổ chức phát triển và khi công nghệ phát triển. Cụ thể hơn, các tính năng cụ thể tạo nên một giải pháp phần mềm sự kiện chất lượng bao gồm:

Tích hợp vào hệ thống văn phòng phía sau

Có thể tích hợp phần mềm sự kiện vào các giải pháp được sử dụng trong doanh nghiệp đã tạo ra một gói hiệu quả hơn. Các hệ thống kinh doanh như giải pháp CRM, gói tài chính và giải pháp nhân sự đều chứa dữ liệu cần được cập nhật với mọi sự kiện. Dữ liệu khách hàng trên giải pháp CRM sẽ cần được cập nhật với hoạt động mới nhất của họ, hệ thống tài chính sẽ cần xử lý bất kỳ khoản thanh toán nào và giải pháp nhân sự sẽ cần cập nhật hồ sơ nhân viên nếu sự kiện có sự tham gia của nhân viên. Tự động hóa quy trình này thông qua tích hợp giúp loại bỏ bất kỳ lỗi nào và làm cho quá trình cập nhật các nền tảng khác hiệu quả hơn nhiều. Các giải pháp phần mềm sự kiện hiệu quả sẽ có kiến ​​trúc kỹ thuật linh hoạt, cho phép chúng tích hợp với tất cả các hệ thống hiện tại và tương lai của bạn.

Tích hợp phần mềm sự kiện vào trang web riêng của tổ chức, có nghĩa là đại biểu không chỉ thu được lợi ích từ một trang web quen thuộc, mà các nhà tổ chức sự kiện có thể giữ toàn quyền kiểm soát nội dung và thương hiệu của trang đăng ký. Các biểu mẫu đặt phòng có thể tùy chỉnh có thể được tạo một cách dễ dàng. Các biểu mẫu đặt phòng sẽ được tích hợp với hệ thống văn phòng phía sau, cập nhật hồ sơ tự động ngay khi đại biểu đăng ký tham gia sự kiện.

Phần mềm quản lý sự kiện cũng có thể giúp bạn dễ dàng tổ chức các sự kiện lặp lại, bằng cách lưu trữ các biểu mẫu đặt chỗ và các công cụ sự kiện khác dưới dạng mẫu, sẵn sàng sử dụng nhiều lần.

Công cụ tiếp thị qua email toàn diện

Ngành quản lý sự kiện hiện nay chủ yếu dựa vào tiếp thị qua email. Email được sử dụng để:

  • Quảng cáo sự kiện
  • Gửi những lời mời
  • Cập nhật đại biểu về các thay đổi / diễn biến sự kiện
  • Tiếp cận đại biểu cho các cuộc khảo sát sau sự kiện

Công cụ tiếp thị qua email đi kèm trong phần mềm sự kiện phải đủ kỹ thuật để có thể theo dõi các KPI chính. Chúng bao gồm số lượng email đã mở và nhấp qua, email chưa mở, email đã xóa, các liên kết phổ biến nhất, v.v. Mức độ đo lường này giúp người quản lý sự kiện liên tục cải thiện email của họ – giúp tăng mức độ phản hồi của đại biểu với mỗi cuộc giao tiếp.

Tuy nhiên, nhiều giải pháp email có thể tiến thêm một bước nữa. Tích hợp công cụ email với phần mềm sự kiện có nghĩa là quy trình đăng ký có thể được sắp xếp hợp lý hơn nữa. Các đại biểu tiềm năng có thể nhận được lời mời qua email, nhấp vào liên kết và được đưa đến trang đăng ký nơi thông tin chi tiết của họ đã được điền vào biểu mẫu đặt phòng – điều này cho phép quy trình đăng ký hai lần nhấp chuột – một lần nhấp để đến trang web đăng ký và một cú nhấp chuột thứ hai để xác nhận thông tin là chính xác và đăng ký tham gia sự kiện. Khả năng này làm tăng đáng kể số lượng đăng ký đại biểu, đây là thước đo chính cho nhiều sự kiện trong bối cảnh kinh tế hiện nay.

Báo cáo và Phân tích

Việc cải thiện chất lượng sự kiện và sự tham dự chỉ có thể đạt được thông qua việc đo lường và phân tích từng sự kiện được tổ chức. Điều này có thể là một nỗ lực phức tạp và tốn thời gian và thường là một cái gì đó bị gạt sang một bên vì sự kiện tiếp theo chỉ mới bắt đầu!

Phần mềm quản lý sự kiện giúp cho việc phân tích và báo cáo các sự kiện trở nên dễ dàng. OLAP toàn diện (Xử lý phân tích trực tuyến) có thể tự động hóa việc tạo báo cáo tiêu chuẩn và phải là một phần của tất cả các gói phần mềm sự kiện. Các báo cáo này được xây dựng dựa trên các yêu cầu và nhu cầu riêng của từng tổ chức – không phải tất cả các tổ chức đều đặt trọng lượng vào các KPI và kết quả giống nhau. Hiểu được điều gì là quan trọng và điều gì ảnh hưởng đến sự thành công của từng sự kiện là chìa khóa để tạo các báo cáo phù hợp.

Khi các tổ chức phát triển và chuyển đổi, điều quan trọng là phần mềm sự kiện có thể phát triển cùng với họ. Chức năng báo cáo OLAP giúp người quản lý sự kiện dễ dàng tạo các báo cáo đột xuất và các mẫu báo cáo mới khi được yêu cầu và khi cần.

Công cụ báo cáo OLAP của phần mềm sự kiện cũng có thể đo lường các chỉ số sự kiện khác như:

  • Tỷ lệ Chi phí trên Doanh thu (E: R)
  • Tỷ lệ chuyển đổi của lời mời đã gửi so với đăng ký đại biểu
  • Đăng ký ủy quyền so với điểm danh
  • Ủy quyền chất lượng và số lượng khách hàng tiềm năng
  • Chu kỳ bán hàng và cơ hội

Các tính năng chính khác mà người quản lý sự kiện nên tìm kiếm trong một giải pháp phần mềm quản lý sự kiện là:

  • Tích hợp trang web: Tích hợp liền mạch với trang web hiện tại của bạn mà không cần thiết kế lại hoặc xây dựng thương hiệu
  • Đăng ký trực tuyến: Mẫu đặt phòng trực tuyến hoàn toàn có thể tùy chỉnh đảm bảo quá trình đăng ký trực tuyến của bạn nắm bắt được thông tin phù hợp nhất từ ​​các đại biểu của bạn
  • Quản lý lời mời: Công cụ quản lý lời mời tích hợp toàn diện, dễ sử dụng
  • Công cụ tiếp thị qua email: Công cụ tiếp thị qua email mạnh mẽ, tích hợp và đầy đủ chức năng cho phép người quản lý sự kiện gửi các chiến dịch tiếp thị email được nhắm mục tiêu cao đến đối tượng đại biểu có liên quan
  • Tạo huy hiệu: Tạo huy hiệu đại biểu được cá nhân hóa trước hoặc trong sự kiện chỉ đơn giản thông qua phần mềm quản lý sự kiện
  • Cơ sở quản lý tài nguyên: Đơn giản chỉ cần quản lý và phân bổ tất cả các nguồn lực thông qua tính năng lịch toàn diện, cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát tất cả các khía cạnh của quy trình quản lý sự kiện
  • Thanh toán trực tuyến an toàn: Cho phép người được ủy quyền của bạn tự tin thanh toán trực tuyến một cách an toàn, cung cấp khả năng tự động hóa dễ dàng
  • Bộ báo cáo và phân tích tích hợp: Bộ báo cáo và phân tích mạnh mẽ, cho phép bạn đi sâu vào dữ liệu sự kiện một cách đơn giản và nhanh chóng chỉ trong vài giây
  • Khảo sát: Công cụ quản lý phản hồi tích hợp và tự động

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Các chuyên mục nội dung liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.