Công cụ quản lý dự án là gì? Hướng dẫn quản lý dự án trên web

Do sự phức tạp vốn có của việc thiết kế và tổ chức một dự án công ty, nhiều nhà quản lý dự án đang chuyển sang bên thứ ba, phần mềm quản lý dự án dựa trên web. Điều này có thể mang lại lợi ích ngay lập tức cho công ty và nhóm dự án, bao gồm giải phóng nguồn lực và thời gian quý giá mà lẽ ra sẽ có thể tạo ra khuôn khổ cơ bản cho một dự án hoạt động hiệu quả. Một số công ty quản lý dự án dựa trên web, giúp đưa trải nghiệm lên cấp độ tiếp theo, cung cấp dịch vụ vô song thông qua các tùy chọn.

quản lý dự án trên web
quản lý dự án trên web

Công cụ quản lý dự án trên web là gì?

Về cơ bản, công cụ quản lý dự án sẽ giúp quản lý dự án trên web từ đầu đến cuối và cho phép nhân viên của bạn ở các cấp bậc khác nhau nhanh chóng nắm bắt và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Ngoài ra, công cụ sẽ hỗ trợ bạn hoàn thành công việc (GTD) nhanh chóng hơn để có thời gian cho những công việc đem lại nhiều giá trị hơn.

Các công cụ quản lý dự án trên web đã được phát triển trong nhiều năm và cho đến nay không chỉ dừng lại ở tính năng quản lý dự án. Các công cụ còn cung cấp các tính năng: ước toán, quản lý chi phí, lập ngân sách, phân bổ nguồn lực, cộng tác, giao tiếp, quản lý chất lượng và quản trị dự án. Chúng hỗ trợ bạn quản lý mọi phương diện và sự phức tạp của những dự án có quy mô lớn hơn và giảm thiểu chi phí.

Phần mềm quản lý dự án trực tuyến cũng giúp làm tăng tính chính xác trong ước tính thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ, sắp xếp công việc sao để đáp ứng nhiều thời hạn và thực hiện nhiều dự án cùng một lúc nhằm hướng đến một mục tiêu chung.

quan ly du an tren web

Lợi ích chính của các công cụ quản lý dự án

  • Nhất định phải đúng lúc, đừng bỏ lỡ

Phần mềm biểu đồ Gantt giúp khắc phục tình trạng chậm trễ diễn ra theo thời gian thực. Mối quan hệ phụ thuộc cũng có thể được quản lý dễ dàng bằng biểu đồ Gantt.

Ví dụ, một cuốn sách phải được viết xong trước khi được gửi đi để đánh giá. Cả hai nhiệm vụ này đều nằm trong mục tiêu xuất bản một cuốn sách nhưng phải thực hiện xong nhiệm vụ này rồi mới chuyển qua thực hiện nhiệm vụ kia. Có thể được nắm bắt và quản lý các quan hệ phụ thuộc nhiệm vụ và ảnh hưởng đến thời gian thực hiện khi hoàn thành một nhiệm vụ bằng phần mềm biểu đồ Gantt.

  • Cẩn thận để tránh thất bại

WBS giúp hình thành ý tưởng và phụ thuộc rất nhiều vào quá trình lập kế hoạch. WBS phác thảo thiết lập chi phí, lịch trình và số giờ làm việc. Đồng thời cũng giúp xác định rủi ro. Ví dụ quản lý dự án trên web: một nhánh dự án không thể xác định rõ có thể đã lệch khỏi phạm vi. Đây được xem là rủi ro.

  • Đảm bảo phạm vi ngân sách

Đường cơ sở chi phí là so sánh giữa dự toán ban đầu và chi tiêu thực tế của dự án. Đường cơ sở chi phí hoạt động chặt chẽ với đường cơ sở tiến độ và phạm vi bởi vì phạm vi và thời gian là các yếu tố dễ khiến chi phí của dự án đi chệch khỏi đường cơ sở. Khi đưa ra một kế hoạch ngân sách ban đầu cho dự án, hãy dự trù một khoản ngân sách nhất định để xử lý mọi rủi ro có thể phát sinh trong quản lý dự án trên web.

  • Hợp tác là chìa khóa để mở cánh cửa bị khóa

Hợp tác bên ngoài công việc để thúc đẩy giao tiếp nhóm hiệu quả. Hợp tác khuyến khích mọi người thắc mắc, không áp đặt, đưa ra câu hỏi về những ý tưởng có thể không hiệu quả, yêu cầu giúp đỡ và để đạt được thành công trong toàn bộ công việc.

  • Xóa bỏ khoảng cách khiến bạn không thể lắng nghe

Giao tiếp đa chức năng cũng là một khía cạnh quan trọng của quản lý dự án. Hợp lý hóa giao tiếp bằng một kế hoạch phù hợp sẽ đảm bảo tất cả các bên liên quan đều biết cách nắm bắt thông tin liên quan. Nhờ đó, những quyết định quan trọng không bị trì hoãn và mọi hoạt động của dự án đều diễn ra suôn sẻ.

quản lý dự án trên web
quản lý dự án trên web

Hướng dẫn quản lý dự án trên web

Quản lý nhiệm vụ: Trọng tâm của các dự án hiệu quả

Trọng tâm của bất kỳ dự án thành công nào của công ty là việc tổ chức các nhiệm vụ, cũng như các tiêu chuẩn quan trọng. Cho rằng một dự án tiêu chuẩn có thể kết hợp một nhóm lớn với mỗi cá nhân làm việc trên một khía cạnh của tổng thể lớn hơn, việc có phần mềm quản lý dự án dựa trên web thông minh có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trên thế giới khi đi đúng hướng.

Có một số ứng dụng cung cấp GTD hoặc hệ thống quản lý dự án trên web tác vụ Hoàn thành công việc, một tiện ích dễ điều hướng được tạo ra để tăng tốc độ. Nó cho phép dễ dàng tạo các nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và bao gồm một hộp trò chuyện tích hợp để giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả với các cá nhân làm việc trong dự án.

Giao tiếp: Phương tiện để có những cuộc trò chuyện thực tế

Một trong những trở ngại lớn nhất đối với việc hoàn thành dự án đúng thời hạn là lỗi giao tiếp. Các dự án thường yêu cầu các nhiệm vụ nhỏ hơn phải được hoàn thành trước khi những người khác trong nhóm có thể tiếp tục. Ngoài ra, một số thành viên của nhóm có thể không ở văn phòng, hoặc có thể khó liên lạc. Cả hai điều kiện này sẽ làm chậm dự án. Ngoài ra, cả hai điều kiện này đều có thể được giải quyết bằng hệ thống quản lý dự án trên web phù hợp.

Các ứng dụng này tìm cách loại bỏ những lỗi này trong giao tiếp bằng cách cung cấp một hệ thống giống như e-mail cũng hoạt động trên thiết bị di động. Với thiết lập đơn giản và quen thuộc, mọi người sẽ mất một khoảng thời gian tối thiểu để thành thạo và bắt đầu dựa vào hệ thống này để nhanh chóng thông báo các bản cập nhật. Ngoài ra, nó có một hệ thống kéo và thả dễ dàng để chia sẻ tệp.

quản lý dự án trên web
quản lý dự án trên web

Lựa chọn

Khi nói đến quản lý dự án trên web, lựa chọn là chìa khóa. Với ứng dụng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ có thể chọn các ứng dụng cụ thể mà bạn cần để xem dự án của mình trong quá trình hoàn thành một cách hiệu quả. Cho dù dự án kéo dài một tuần và liên quan đến hai người, hay là một năm thực hiện và liên quan đến một nửa văn phòng, ứng dụng phù hợp sẽ tạo ra tất cả sự khác biệt trong thành công của doanh nghiệp của bạn.

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

  • Quản lý dự an online
  • Phần mềm quản lý dự an
  • Hệ thống quản lý dự an
  • Microsoft Project
  • App quản lý dự án
  • Học quản lý dự an phần mềm
  • Phần mềm quản lý dự án Trello
  • Phần mềm quản lý dự an miễn phí

Các chuyên mục nội dung liên quan bài viết

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *