Fax được sử dụng khá thường xuyên trong công việc, đặc biệt trong hoạt động in ấn, gửi và photo tài liệu quan trọng. Vậy bạn có biết Fax là gì? Số fax là gì? hay cách sử dụng máy fax như thế nào không? Bài viết này không chỉ giúp bạn trả lời câu hỏi Fax là gì mà còn chia sẻ đến bạn kinh nghiệm lựa chọn máy fax tốt nhất. Cùng SEMTEK theo dõi và tìm hiểu nhé.
Fax là gì? Số fax là gì?
Fax hay điện thư là là phương thức gửi bản sao tài liệu (văn bản hoặc hình ảnh) trực tiếp thông qua hệ thống dây dẫn hoặc qua sóng radio. Tài liệu gốc được quét bằng máy fax, xử lý nội dung như một hình ảnh đồ họa cố định, sau đó chuyển đổi nó thành một bitmap. Ở dạng kỹ thuật số này, thông tin sẽ được truyền dưới dạng tín hiệu điện qua hệ thống điện thoại. Sau đó, máy fax nhận sẽ chuyển đổi lại hình ảnh được mã hóa và in bản sao tài liệu ra giấy.
Máy fax là gì?
Máy fax là một thiết bị được sử dụng để gửi tài liệu điện tử thông qua một mạng điện thoại. Việc truyền gửi tài liệu này được gọi là fax và có thể được thực hiện giữa hai máy fax, giữa máy fax với máy tính, sử dụng máy fax điện thoại hoặc các thiết bị điện tử khác có thể gửi và nhận fax.
Máy fax có nhiều công dụng khác nhau, phải kể đến như:
- Máy fax có thể hoạt động giống như một chiếc máy photocopy, cho phép người dùng sao chép thông tin một cách dễ dàng chỉ sau vài giây.
- Thiết bị cho phép bạn in các văn bản fax từ bộ nhớ trong khi truyền fax khác hoặc quét fax trong khi nhận tin fax
- In fax là công dụng chính của sử dụng máy fax. Với nhiều tùy chọn khác nhau giúp quá trình in fax trở nên chính xác, tin cậy và tiết kiệm chi phí hơn.
- Máy in fax giúp gửi và nhận tài liệu nhanh chóng nên dù có rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn sử dụng máy fax là hình thức liên lạc chính.
Số fax là gì, có bao nhiêu số?
Số fax là gì? Số fax giống như mã số điện thoại, để người sử dụng fax có thể phân biệt được địa chỉ mà họ cần gửi tài liệu tới cũng như việc họ cho số fax để nhận tài liệu về. Tùy theo nhu cầu người dùng có thể sở hữu một số fax riêng hoặc chung.
Số fax chính là một dãy gồm 11 số. Các số fax này thường được công ty chọn theo số điện thoại. Ví dụ như công ty A có số fax là +84 (8) 3623 3818.
Gửi fax là gì?
Gửi fax là hoạt động gửi thông tin, tài liệu đến các khách hàng, đối tác dựa trên số fax mà họ cung cấp. Mặc dù việc gửi fax không còn phổ biến bởi sự thuận tiện và phát triển của email, tuy nhiên, đây vẫn là hoạt động quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp bởi sự bảo mật và độ tín nhiệm cao hơn.
Hướng dẫn gửi fax đơn giản
Sau khi đã hiểu rõ các vấn đề liên quan đến fax, máy fax và số fax, trong phần này, MarketingAI sẽ hướng dẫn bạn cách gửi fax đơn giản bằng máy tính và email đơn giản nhất.
Cách gửi fax đơn giản bằng máy tính
Bước 1: Mở chương trình Windows Fax and Scan. Sau đó chọn New Fax hoặc chọn File > New > Fax
Bước 2: Một cửa sổ mới hiện lên, điền đầy đủ thông tin nơi nhận (To) và chủ đề (Subject). Nếu muốn gửi fax đến địa chỉ có sẵn, chọn biểu tượng “To” sau đó lựa chọn địa chỉ. Nếu muốn thêm nhiều địa chỉ khác, chọn New Contact > điền đầy đủ thông tin > Add > bấm “OK” là xong.
Bước 3: Trong phần Schedule, chọn Now nếu muốn gửi ngay hoặc Specific time in next 24 hours để cài đặt thời gian gửi fax.
Bước 4: Kiểm tra lại bản fax bằng nút Preview Fax. Cuối cùng, nhấn Finish để gửi
Cách gửi fax bằng bằng gmail
Bước 1: Tạo tài khoản fax trực tuyến số fax là gì
Bước 2: Truy cập gmail trên máy tính bằng tài khoản gmail đăng ký tại bước 1. (Không thể gửi fax từ ứng dụng gmail trên thiết bị di động)
Bước 3: Chọn “Soạn thư” sau đó nhập đầy đủ số fax trong mục “To” và chủ đề của bản fax trong “Subject”
Bước 4: Tải lên file tài liệu cần gửi. Sau đó nhấn “Gửi” để hoàn thành
Các loại máy Fax phổ biến hiện nay
Số Fax là gì? Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy fax và được phân biệt thông qua công nghệ của từng máy. Tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng để lựa chọn loại máy fax phù hợp nhất. Dưới đây là 5 loại máy fax phổ biến nhất:
Fax in Laser
Máy Fax in Laser là máy sử dụng công nghệ in laser để tạo bản in. Đây là công nghệ in mang lại tốc độ và chất lượng bản in tốt nhất hiện nay. Bạn có thể tìm mua loại máy này từ một số thương hiệu nổi tiếng như Canon, Panasonic…
Ưu điểm: Chất lượng bản in rõ ràng, sắc nét, tốc độ nhận và gửi nhanh chóng. Thời gian sử dụng mực in lâu nhờ kho mực in lớn.
Nhược điểm: Giá thành máy in loại này thường cao hơn so với mặt bằng chung.
Fax in nhiệt
Máy Fax in nhiệt là loại máy fax có kết cấu đơn giản và hiệu suất hoạt động ổn định cao. Loại máy này sử dụng một loại giấy in riêng dạng cuộn. Giấy in loại này được sản xuất theo một tiêu chuẩn thống nhất, do đó bạn có thể sử dụng nó cho bất kỳ loại máy in nhiệt nào.
Ưu điểm: Kết cấu đơn giản, giá thành thấp, hoạt động ổn định, dễ sử dụng, được phân phối rộng khắp.
Nhược điểm: Thời gian lưu trữ bản in từ những loại máy này thường ngắn vì chúng dễ bị mờ dần và mất hẳn theo thời gian.
Fax in phun
Máy fax in phun sử dụng đầu in phun mực lên giấy A4 thông thường và có thể in được nhiều loại màu khác nhau.
Ưu điểm: Có khả năng in màu, màu sắc sắc nét, sống động, tiện dụng cho việc in ấn, thời gian lưu lại bản fax lâu.
Nhược điểm: Máy này chỉ sử dụng được màu in chuyên dụng, ít chỗ bán và có giá thành khá cao (khoảng 26$)
Fax in phim
Máy fax in phim sử dụng cuộn phim có kết cấu như cuộn giấy than để tạo hình ảnh lên loại giấy A4 thông thường, do đó, bản in có thể lưu trữ được. Loại máy fax in phim này có giá thành cao hơn máy fax in nhiệt nhưng độ hoạt động ổn định không tốt bằng.
Ưu điểm: Sử dụng loại giấy thường (A4) với máy in. Dễ dùng, sẵn có số fax là gì
Nhược điểm: Chất lượng bản in phụ thuộc nhiều vào cuộn phim. Cuộn phim chất lượng thì nhanh hết và giá thành cao. Ngoài ra, mỗi loại máy lại sử dụng cuộn phim khác nhau nên thường khó khăn trong việc tìm kiếm và lưu trữ cuộn phim.
Hướng dẫn sử dụng máy fax chuẩn nhất
Sử dụng máy fax không hề khó, nó cũng đơn giản như khi chúng ta sử dụng máy in, máy photocopy,… Và để các bạn khỏi lúng túng khi lần đầu sử dụng máy fax. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy fax theo từng bước chi tiết nhất.
Bước 1: Đặt chế độ nhận fax
Để thực hiện công đoạn này, bạn hãy nhấn lần lượt 3 phím # 7 3. Khi đó màn hình sẽ hiển thị MANUAL ANSWER và có những chế độ cho bạn lựa chọn:
- TEL: Khi có chuông reo bạn nhấc điện thoại lên để nghe, nếu là tín hiệu fax thì bạn chỉ cần thao tác nhấn phím START và đặt ống nghe xuống, khi đó, máy sẽ tự động nhận fax cho bạn.
- TEL/FAX: Nếu là tín hiệu fax thì máy sẽ tự động nhận fax mà không đổ chuông. Còn nếu là tín hiệu điện thoại thì máy sẽ đổ chuông.
Để kích hoạt chế độ này của máy fax, bạn ấn phím AUTO ANSWER. Nếu đèn AUTO ANSWER sáng thì máy đang ở chế độ FAX ONLY MODE. Còn nếu khi đó, đèn AUTO ANSWER mà tắt thì tức là máy đang ở chế độ TEL hoặc TEL/FAX MODE.
Bạn nhấn phím MENU, sau đó nhấn 3 phím # 7 8, chuyển về chế độ TAM/FAX .(nếu sau một hồi chuông mà không có tín hiệu fax thì máy sẽ chuyển sang chế độ ghi âm lời nhắn).
Bước 2: Đặt số hồi chuông để nhận fax
Ở bước này, bạn nhấn lần lượt 3 phím là # 7 8, màn hình khi đó sẽ hiển thị TEL/FAX RING. Bạn hãy chọn hồi chuông mà bạn thích và nhấn phím SET để máy ghi nhớ.
Bước 3: Đặt chức năng thống kê của máy fax
Để thực hiện được điềunày, bạn hãy nhấn lần lượt 3 phím # 2 2. Bạn nhấn phím NAVIGATOR chiều mũi tên + – để chọn chế độ:
- ON: máy sẽ in báo cáo thống kê sau 35 bản fax
- OFF: máy sẽ không in báo cáo thống kê sau 35 bản fax
Chọn xong bạn chỉ cần nhấn phím SET để máy lưu lại và ghi nhớ.
Bước 4: Đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản fax
Đến bước này, bạn nhấn lần lượt 3 phím # 0 4, và màn hình sẽ hiển thị SENDING REPORT. Bạn có thể ấn phím SET để chọn vào chế độ MODE = OFF. Nếu bạn chọn chế độ này, sau mỗi bản fax thì máy sẽ không in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản fax.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng phím NAVIGATOR chiều mũi tên [+ –] để có thể lựa chọn chế độ MODE = ON. Chế độ này sau mỗi bản fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản fax. Hoặc chế độ MODE = ERROR (tức là máy sẽ báo cáo khi bạn không gửi được bản fax hoặc quá trình gửi fax bị lỗi). Sau khi đã thiết lập xong, bạn chỉ cần nhấn SET để máy ghi nhớ là OK nhé!
Như vậy, sau khi đọc xong bài viết này, việc sử dụng máy fax đối với bạn đã trở nên quá đơn giản rồi phải không nào? Chúc các bạn thực hiện thành công!
Kinh nghiệm lựa chọn máy fax
Hiện có rất nhiều loại máy fax với mẫu mã, công dụng và giá thành khác nhau. Không phải cứ giá cao thì máy fax tốt hay giá thấp thì máy fax không chất lượng, quan trọng là máy phải phù hợp với mục đích và nhu cầu sử dụng của bạn. Dưới đây là một vài tiêu chuẩn chọn máy fax đem lại hiệu quả tốt nhất trong quá trình làm việc.
Tốc độ Fax là gì?
Mỗi loại máy Fax có tốc độ truyền dữ liệu khác nhau từ 4800 bit/giây – 28.800 bit/giây. Nếu công việc cần in bản fax với số lượng lớn, hãy kiểm tra kỹ tốc độ in ấn của máy trước khi mua.
Kích thước giấy
Hiện có 2 kích thước giấy chủ yếu được sử dụng trọng máy fax là: khổ rộng 8.5 inch và khổ rộng 10.1 inch. Một số loại máy fax có yêu cầu khổ giấy nhỏ hơn, bạn có thể sử dụng máy cắt giấy để tạo kích thước phù hợp.
Loại máy in Fax là gì?
Hầu hết các loại máy fax hiện nay đều thuộc loại máy fax in nhiệt, do đó, bạn phải sử dụng đúng loại giấy in đặc biệt. Việc sử dụng đúng loại giấy in sẽ giúp việc in ấn trở nên dễ dàng và máy fax hoạt động trơn tru hơn.
Quay số tự động
Sử dụng máy fax có tính năng quay số tự động cho phép bạn dễ dàng lưu các số vào bộ nhớ của máy fax, nhờ đó tiết kiệm thời gian gửi và nhận tài liệu, tránh sai sót trong khi nhập số fax.
Lưu ý khi sử dụng máy Fax là gì?
Để tăng tuổi thọ cũng như khả năng hoạt động của máy fax, hãy lưu ý một số điều sau:
- Không sử dụng giấy in bị rách, nhăn hoặc ẩm mốc, nhàu nát
- Không sử dụng giấy đã được in một mặt để in Fax
- Không đặt máy Fax ở những nơi ẩm thấp, nơi có nhiệt độ cao
- Kiểm tra kỹ giấy trước khi in, không in trên giấy bị dính
- Thường xuyên lau chùi, kiểm tra và bảo dưỡng máy Fax định kỳ
- Sử dụng giấy chất lượng tốt, khổ giấy phù hợp với máy in để hạn chế vấn đề về kẹt giấy trong quá trình in Fax
Liên hệ với SEMTEK để tháo nút thắt cho website của bạn bằng giải pháp về Marketing!
SEMTEK Co,.LTD
🏡 Địa chỉ: 2N Cư Xá Phú Lâm D, Phường 10, Quận 6, TP.HCM
📧 Email: info@semtek.com.vn
☎️ Hotline: (+84)098.300.9285
Từ khóa:
- Telex fax là gì
- Tạo số fax
- Số fax là gì
- Số fax công ty
- Ví dụ số fax
- Số fax là gì
- Gửi fax là gì
- Tra cứu số fax
Nội dung liên quan:
- PHP là gì? Vai trò và mục đích của việc sử dụng phần mềm lập trình php
- Google Maps là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Maps hiệu quả nhất
- OCR là gì ? OCR và những ứng dụng thực tế là gì?
