Tầm quan trọng của việc theo dõi và đánh giá đối với tổ chức phi lợi nhuận của bạn

Tầm quan trọng của việc theo dõi và đánh giá đối với tổ chức phi lợi nhuận của bạn
– Cập nhật kiến thức mới nhất năm 2023

Giám sát và đánh giá (thường được viết tắt là M&E) là các công cụ riêng biệt nhưng có liên quan để đánh giá và hiểu việc thực hiện và tác động của chương trình. Mặc dù các chuyên gia đánh giá thường có bằng tốt nghiệp hoặc trình độ học vấn cao khác về đánh giá, thu thập dữ liệu, thống kê hoặc phương pháp nghiên cứu định tính, nhưng tổ chức phi lợi nhuận của bạn có thể làm nhiều việc để nâng cao năng lực lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động theo dõi và đánh giá tốt.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về những điểm tương đồng và khác biệt giữa giám sát và đánh giá, tầm quan trọng của chúng đối với hiệu quả của chương trình và các bước cơ bản mà tổ chức của bạn có thể thực hiện để nâng cao năng lực phát triển hệ thống giám sát và đánh giá. Ngoài ra còn có nhiều nguồn lực lớn từ các nhà tài trợ như Ngân hàng Thế giới và Liên Hợp Quốc, cũng như sách giáo khoa. Vui lòng xem danh sách ở cuối bài viết này để biết các nguồn tốt để đọc thêm.

Giám sát và đánh giá là gì?

Theo dõi và đánh giá là rất quan trọng để xây dựng cơ sở bằng chứng xung quanh các nhu cầu mà chương trình của bạn giải quyết và để đánh giá các biện pháp can thiệp đa dạng thường được thực hiện để giải quyết vấn đề trên toàn cầu. Chúng là những công cụ để xác định và ghi lại các chương trình và cách tiếp cận thành công, đồng thời theo dõi tiến độ hướng tới các chỉ số chung trong các dự án liên quan. Giám sát và đánh giá tạo cơ sở để hiểu các yếu tố cơ bản và hiệu quả của phản ứng ở cấp nhà cung cấp dịch vụ, cộng đồng, quốc gia và quốc tế. [United Nations. 2012]

Giám sát là một quá trình dài hạn và có hệ thống nhằm thu thập thông tin liên quan đến tiến độ thực hiện của một dự án đã triển khai. Đánh giá là thời gian cụ thể và nó được thực hiện để đánh giá liệu một dự án có đạt được mục tiêu của nó hay không và cung cấp những gì được mong đợi theo kế hoạch ban đầu của nó [FundsforNGOs. 2013]

Cả giám sát và đánh giá đều sử dụng các phương pháp nghiên cứu xã hội để thực hiện các cuộc điều tra có hệ thống, hỗ trợ trả lời một loạt câu hỏi chung. Mặc dù những mục tiêu được chia sẻ này, vai trò của chúng là khác biệt. Trọng tâm của giám sát là theo dõi việc thực hiện và tiến độ của chương trình, bao gồm các hoạt động và quy trình của chương trình, kết quả đầu ra và kết quả ban đầu. Giám sát tập trung vào cả những gì đang được thực hiện trong một chương trình và cách nó được thực hiện để hỗ trợ các quyết định quản lý và trách nhiệm giải trình. [Markiewicz & Patrick. 2016]

Đánh giá dựa trên giám sát và theo dõi để đưa ra đánh giá về hiệu suất của chương trình. Phân tích được tiến hành như một phần của đánh giá thường dựa trên việc tổng hợp nhiều loại dữ liệu, bao gồm cả dữ liệu thu được thông qua giám sát. Đánh giá liên quan đến việc tạo ra sự hiểu biết sâu sắc hơn về sự thay đổi. [Markiewicz & Patrick. 2016]

Tại sao giám sát và đánh giá lại quan trọng?

Giám sát và đánh giá là những công cụ quản lý quan trọng. Các tổ chức phi lợi nhuận (và các doanh nghiệp vì lợi nhuận) sử dụng chúng để theo dõi tiến độ và cho phép đưa ra quyết định sáng suốt. Mặc dù một số nhà tài trợ yêu cầu một số loại giám sát và đánh giá, nhưng những người mà tổ chức của bạn làm việc cùng có thể là những người tiêu dùng đánh giá nhiều nhất. Bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng và trung thực công việc của bạn, tổ chức phi lợi nhuận của bạn có thể phát triển các chương trình và hoạt động hiệu quả, hiệu quả và là nguồn thay đổi mạnh mẽ cho cộng đồng.

Nhu cầu giám sát và đánh giá cũng được thể hiện trong bối cảnh chính sách hiện đại, nơi các chiến lược quản lý như RBM (Quản lý dựa trên kết quả) đã ảnh hưởng đến những kỳ vọng đặt ra cho các tổ chức. Giám sát và đánh giá đã trở thành một phần quan trọng trong quá trình ra quyết định sáng suốt về tương lai của một chương trình. Điều này đặc biệt quan trọng khi một chương trình cam kết tìm hiểu những gì phù hợp với những người hưởng lợi dự định của nó và điều chỉnh các chương trình của mình dựa trên những phát hiện. [Markiewicz & Patrick. 2016]

Giám sát và đánh giá nên là một phần của quá trình lập kế hoạch và quản lý chương trình; không chỉ là một thành phần thiết yếu cho một ứng dụng cấp. Kế hoạch đánh giá là thứ cần được đưa vào giai đoạn thiết kế của dự án vì nó đặt nền tảng cho việc đo lường chính xác kết quả, thu hút sự tham gia của các bên liên quan phù hợp và xác định những thay đổi cần thực hiện để chỉ định các nguồn lực phù hợp cần thiết nhằm tăng tác động xã hội. Hơn nữa, M&E phù hợp cung cấp cho các nhà tài trợ dữ liệu chính xác thường được sử dụng để đánh giá nhu cầu tiếp tục hỗ trợ.

Tổ chức phi lợi nhuận của bạn cần gì để bắt đầu?

Tất nhiên, việc phát triển một hệ thống giám sát và đánh giá không phải là một nỗ lực chung cho tất cả mọi người. Các bước cần thiết tùy thuộc vào chương trình bạn đang lập kế hoạch và nhu cầu của tổ chức cụ thể của bạn. Khi được hỏi “Nếu các tổ chức phi lợi nhuận mà bạn làm việc cùng có thể làm một việc để sẵn sàng làm việc với một nhà tư vấn đánh giá, thì đó sẽ là gì?”

Hãy cởi mở và sẵn sàng cho sự thay đổi. Trách nhiệm của chuyên gia tư vấn đánh giá là đánh giá nhu cầu của nhóm đối tượng mục tiêu trong môi trường dịch vụ và đưa ra một kế hoạch hành động để giải quyết nhu cầu đó. Tất nhiên, việc quản lý kế hoạch này bao gồm thu thập dữ liệu và báo cáo kết quả, nhưng nếu dự án hiện tại của bạn không đáp ứng nhu cầu của dân số mục tiêu, thì dự án của bạn thực sự tạo ra kết quả gì? Đôi khi cần thay đổi. Mặc dù điều này không phải lúc nào cũng đúng, nhưng điều quan trọng là phải chuẩn bị cho những lời chỉ trích mang tính xây dựng và sẵn sàng thay đổi nếu cần.

Ngoài ra còn có một số bước chung áp dụng cho sự phát triển của hầu hết các hệ thống giám sát và đánh giá. Dưới đây là một phác thảo được điều chỉnh từ Ngân hàng Thế giới mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo việc giám sát và đánh giá được đưa vào kế hoạch chương trình của bạn.

1. Xác định các bên liên quan trong từng phần thiết kế, thực hiện và báo cáo chương trình. Xác nhận rằng đầu vào của họ được kết hợp trong các kế hoạch giám sát và đánh giá, cũng như trong thiết kế chương trình.

2. Thảo luận và nêu rõ phạm vi, mục đích, mục đích sử dụng, đối tượng và ngân sách của đánh giá.

3. Xác định điều bạn muốn học hỏi từ giám sát và đánh giá chương trình. Phát triển các câu hỏi đánh giá dựa trên những ưu tiên này. Xem bài viết trước của chúng tôi Mẹo đặt câu hỏi đúng để được trợ giúp về việc phát triển các câu hỏi đánh giá.

4. Lựa chọn các chỉ số cung cấp phương pháp đo lường rõ ràng để trả lời các câu hỏi đánh giá. Các chỉ số có thể là định lượng hoặc định tính. Một chỉ số quá trình là thông tin tập trung vào cách một chương trình được thực hiện.

5. Tìm ra các phương pháp thu thập dữ liệu tốt nhất cho các chỉ số và ngân sách của bạn. Khảo sát, phỏng vấn, chương trình và dữ liệu hành chính, và đánh giá tài liệu là những ví dụ về phương pháp thu thập dữ liệu.

6. Phân tích thông tin bạn thu thập được. Tìm kiếm các mẫu hoặc xu hướng mà bạn có thể muốn điều tra thêm.

7. Đưa ra phản hồi và khuyến nghị dựa trên kết quả phân tích. Sử dụng phân tích dữ liệu để đưa ra khuyến nghị về những gì đang hoạt động và những gì trong chương trình của bạn có thể cần điều chỉnh.

8. Truyền đạt các đề xuất của bạn, bao gồm cả dữ liệu và cách bạn đi đến kết luận của mình, cho các bên liên quan của bạn. Yêu cầu họ phản hồi về những cách tốt nhất để sử dụng kết quả. [World Bank. 2007]

Bất kể bạn sử dụng quy trình nào, điều quan trọng là lý thuyết và logic của chương trình của bạn đóng vai trò là nền tảng cho các hệ thống giám sát và đánh giá của bạn. Nếu bạn không có mô hình logic cho chương trình của mình, vui lòng xem bài viết của chúng tôi về Tạo mô hình logic hữu ích.

Nguồn lực vẫn là một trong những rào cản lớn nhất đối với các tổ chức phi lợi nhuận muốn tăng cường các hoạt động giám sát và đánh giá của họ. Theo khảo sát năm 2016 của Mạng lưới đổi mới đối với các tổ chức 501(c)3 có trụ sở tại Hoa Kỳ, 92% tổ chức phi lợi nhuận đã tham gia đánh giá trong năm qua, với phần lớn các tổ chức này (92%) nhận được tài trợ để đánh giá từ ít nhất một tổ chức. nguồn. Mặt khác, chỉ có 12% tổ chức phi lợi nhuận được khảo sát chi từ 5% ngân sách tổ chức trở lên cho việc đánh giá. Chưa đến một phần mười các tổ chức phi lợi nhuận báo cáo có nhân viên đánh giá (nội bộ hoặc bên ngoài). [Innovation Network. 2017]

Nếu không có đủ nguồn lực, có thể khó thiết kế và thực hiện các hệ thống giám sát và đánh giá. Mặt khác, dữ liệu bạn thu thập thông qua các hoạt động giám sát và đánh giá có thể giúp bạn giữ chân các nhà tài trợ. Một số tổ chức phi lợi nhuận có hệ thống giám sát và đánh giá thành công thậm chí còn tạo “bảng điều khiển” dữ liệu trên trang web của họ để các nhà tài trợ và các thành phần khác có thể theo dõi thành công của tổ chức. Mặc dù chúng ta thường nói về đánh giá liên quan đến các nhà tài trợ, nhưng kết quả của việc theo dõi và đánh giá liên tục cũng có thể chứng minh cho các nhà tài trợ rằng tiền của họ đang được sử dụng và phân bổ một cách chính xác.

Tóm lại, việc sử dụng các công cụ giám sát và đánh giá để đánh giá và hiểu việc triển khai và tác động của chương trình phi lợi nhuận mang lại những lợi ích quan trọng cho tổ chức của bạn. Cân nhắc nâng cao năng lực lập kế hoạch và triển khai thực hành giám sát và đánh giá tốt cho tổ chức của bạn bằng cách tham gia vào một chương địa phương của Hiệp hội Đánh giá Hoa Kỳ, tham dự hội thảo tại một trường đại học gần đó hoặc nói chuyện với chuyên gia tư vấn RevGen về những điều đơn giản mà bạn có thể thực hiện. lợi tức đầu tư tích cực.

Tài liệu tham khảo và đọc thêm

Hiệp hội đánh giá Hoa Kỳ

Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa dịch bệnh

Quỹ cho các tổ chức phi chính phủ. Tại sao giám sát & Đánh giá lại quan trọng đối với các NGO? 2013

Mạng lưới đổi mới. Tình trạng Đánh giá 2016: Năng lực Đánh giá và Thực hành trong Khu vực Phi lợi nhuận. 2017

Markiewicz, Anne và Ian Patrick. Xây dựng Khung Giám sát và Đánh giá. Ấn phẩm SAGE. 2016

Trung tâm Giáo dục Quốc gia về Sức khỏe Bà mẹ và Trẻ em tại Đại học Georgetown

Cơ quan Liên hợp quốc về Bình đẳng giới và Trao quyền cho Phụ nữ. Tại sao giám sát và đánh giá lại quan trọng? 2012

viện đô thị

Ngân hàng thế giới. Bảng Mẹo Giám sát & Đánh giá. 2007

Tổ chức Y tế Thế giới

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Các chuyên mục nội dung liên quan