Tạo cơ sở dữ liệu MS Access – 9 bước đơn giản để có cơ sở dữ liệu hiệu quả

Tạo cơ sở dữ liệu MS Access – 9 bước đơn giản để có cơ sở dữ liệu hiệu quả
– Cập nhật kiến thức mới nhất năm 2023

BƯỚC 1: Xác định mục đích

Trước khi bạn cố gắng tạo cơ sở dữ liệu MS Access, trước tiên hãy quyết định xem mục đích cho cơ sở dữ liệu là. Phần mềm giống như một phương tiện. Ô tô vận chuyển người từ nơi này đến nơi khác. Xe tải có thể chở ít người và nhiều hàng. Cơ sở dữ liệu bạn tạo nên có một nhiệm vụ mục đích. Nó có thể là để theo dõi công việc, đăng nhập hoạt động, ghi lại và giám sát doanh số bán hàng hoặc bất kỳ mục đích nào trong số hàng nghìn mục đích.

BƯỚC 2: Xác định quy trình làm việc của bạn

Hầu hết mọi người bỏ qua bước này trước khi thử tạo cơ sở dữ liệu MS Access. Bạn sẽ hối tiếc nếu bạn làm! Bạn có công việc phải hoàn thành và đã có các bước mà bạn có thể đang theo dõi để hoàn thành công việc. Bạn chưa sử dụng cơ sở dữ liệu truy cập để hoàn thành các tác vụ này. Viết các quy trình này xuống theo từng bước một. Đây là của bạn quy trình làm việc. Quy trình làm việc thường bắt đầu với sự xuất hiện của một số loại thông tin. Thông tin đó sẽ cần được nhập vào cơ sở dữ liệu sau khi nó được xây dựng. Bạn hiện đang làm gì với thông tin đó? Sử dụng bảng tính? Sử dụng giấy? Bạn đang thực hiện những bước nào sau khi nhận được thông tin đó? Bạn có xử lý nó không? Liệu nó đi đến người khác để phê duyệt? Viết ra quy trình công việc bạn hiện đang sử dụng để xử lý thông tin đó từ đầu đến cuối. Đây là điều cần thiết trước khi tạo cơ sở dữ liệu Access của bạn.

BƯỚC 3: Xác định Biểu mẫu & Báo cáo

Tiếp theo, thực hiện quy trình công việc đó và xem xét từng bước. Đánh dấu bên cạnh mỗi bước nơi bạn sẽ cần đi vào thông tin hoặc lấy lại thông tin. Thực sự đó là tất cả những gì bạn có thể làm với máy tính – đưa thông tin Trong hoặc lấy thông tin ngoài. Viết ra, bên cạnh mỗi bước, trong quy trình làm việc của bạn những điểm bạn cần:

  • Đến đi vào Mẫu dữ liệu)
  • Đến biến đổi Mẫu dữ liệu)
  • Đến Khung nhìn dữ liệu trên màn hình (mẫu)
  • Đến in dữ liệu trên một báo cáo (report)

BƯỚC 4: Thiết kế biểu mẫu & báo cáo

Sau khi đánh dấu quy trình làm việc của bạn bằng các biểu mẫu và báo cáo, tiếp theo bạn nên vẽ ra trên giấy những gì bạn muốn mỗi biểu mẫu và mỗi báo cáo trông như thế nào. Điều này sẽ trở thành của bạn thiết kế cơ sở dữ liệu. Tôi đề nghị bạn sử dụng giấy đầu tiên. Đây là nơi bạn thỏa sức sáng tạo và sử dụng giấy rất nhanh chóng và đơn giản. Trên mỗi biểu mẫu và báo cáo, bạn sẽ muốn viết tên của các trường bạn muốn sử dụng hoặc xem. Vẽ các nút bạn cũng sẽ cần. Mỗi biểu mẫu hoặc báo cáo cũng cần có tiêu đề. Điều này sẽ giúp bạn suy nghĩ và khám phá chính xác những lĩnh vực nào bạn cần và vị trí của chúng. Sau đó, hãy xem qua các báo cáo của bạn và đảm bảo rằng bạn biết dữ liệu cho trường hoặc cột đó đến từ đâu.

BƯỚC 5: Thiết kế bảng của bạn

Bây giờ bạn có thể thiết kế các bảng của mình. Dựa trên từng biểu mẫu của bạn, bạn có thể xem mình sẽ cần những bảng nào. Thông thường, mỗi biểu mẫu sẽ có một bảng và bảng đó sẽ chứa các trường từ biểu mẫu của bạn. Một số trường trong số đó có thể đến từ các bảng khác nhưng phần lớn thông thường sẽ đến từ một bảng.

  1. Liệt kê các bảng bạn sẽ cần và các trường cho mỗi bảng.
  2. Mỗi bảng phải có một mã định danh duy nhất “Khóa chính” cho mỗi bản ghi. Ví dụ; nếu bảng có đầy trình điều khiển thì khóa “ID trình điều khiển” sẽ được gán cho từng bản ghi trình điều khiển trong bảng. Hai trường khóa chính trong cơ sở dữ liệu không được đặt tên giống nhau.

BƯỚC 6: Khám phá các mối quan hệ của bạn

Các mối quan hệ trong Access không được thiết kế, chúng đã phát hiện dựa trên thực tiễn kinh doanh thực tế của bạn. Tìm kiếm các mối quan hệ một-nhiều hoặc cha-con. Và đặt một khóa ngoại vào mỗi bảng con. Ví dụ: nếu bạn có bảng Bang và bảng Quận, bạn biết mỗi bang có nhiều quận. Đây là mối quan hệ cha-con. Bảng Trạng thái phải có ID trường Khóa. Đặt cùng ID trường này vào bảng Quận của bạn. Đảm bảo rằng đó là cùng một loại trường, nhưng không phải là trường khóa. Bảng Quận phải có trường Khóa riêng.

BƯỚC 7: Xây dựng bảng của bạn

Sau đó thiết kế bảng của bạn, bạn có thể xây dựng bảng của bạn. Microsoft đã bao gồm rất nhiều công cụ để giúp bạn xây dựng các thành phần cho cơ sở dữ liệu của mình. Tôi sẽ không đi vào tất cả các chi tiết trong bài viết này. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là bạn xây dựng các bảng của mình trước bạn xây dựng các hình thức của bạn.

  1. Tạo bảng của bạn
  2. Tạo trường của bạn
  3. Đặt thuộc tính trường của bạn
  4. Thiết lập các mối quan hệ của bạn

BƯỚC 8: Xây dựng biểu mẫu của bạn

Sau khi xây dựng các bảng của bạn, sau đó bạn xây dựng các biểu mẫu của mình. Thực hiện theo thiết kế giấy để bạn biết vị trí các trường của mình nên được đặt. Bạn có thể sử dụng thuật sĩ hoặc thêm chúng bằng tay. Đảm bảo bạn xây dựng các bảng của mình trước trước bạn xây dựng các hình thức của bạn.

BƯỚC 9: Xây dựng báo cáo của bạn

Sau khi xây dựng các biểu mẫu của bạn, hãy nhập một số dữ liệu thử nghiệm để bạn có thể xem những gì bạn đang làm trên các báo cáo của mình. Xây dựng báo cáo thường là bước cuối cùng.

Phần kết luận

Như bạn có thể thấy quy trình diễn ra ngược lại khi bạn xây dựng cơ sở dữ liệu của mình. Nếu bạn không thiết kế từ trên xuống và xây dựng từ dưới lên thì bạn sẽ gặp phải vấn đề mà 95% mọi người gặp phải khi họ cố gắng tạo cơ sở dữ liệu truy cập.

CÁC ĐÚNG CÁCH TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS

  1. Thiết kế Form, Report trên giấy
  2. Thiết kế bảng trên giấy
  3. Xây dựng bảng
  4. Xây dựng biểu mẫu, báo cáo

CÁC SAI LẦM CÁCH TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS

  1. Bắt đầu xây dựng biểu mẫu một cách nhanh chóng
  2. Cố gắng xây dựng các bảng để làm việc với các biểu mẫu
  3. Thay đổi các biểu mẫu để phù hợp với các bảng
  4. Xây dựng các báo cáo
  5. Thay đổi các bảng để phù hợp với các báo cáo
  6. Thay đổi các biểu mẫu để phù hợp với các bảng
  7. Tiếp tục lặp lại các bước trên cho đến khi bạn hoàn toàn bối rối và thất vọng!

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Các chuyên mục nội dung liên quan