Bản tin số

Tạo Hệ thống Quản lý Hiệu suất Nhân viên Hiệu quả

Tạo Hệ thống Quản lý Hiệu suất Nhân viên Hiệu quả
– Cập nhật kiến thức mới nhất năm 2023

Nếu hệ thống quản lý hiệu suất nhân viên của bạn không hiệu quả – nói cách khác, người quản lý của bạn không đáp ứng trách nhiệm của họ trong việc viết, phê duyệt và gửi bản đánh giá hiệu suất của nhân viên đúng hạn – đây là câu hỏi đầu tiên cần đặt ra: Điều gì xảy ra với người quản lý không không nộp tất cả các thẩm định của mình đúng hạn?

Thường thì câu trả lời là “Không có gì”, hoặc ít nhất là không có gì đủ khiến người quản lý phải hành động. Các nhà quản lý thường phát hiện ra rằng việc bộ phận nhân sự không thực hiện đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dễ dàng hơn là đánh giá cấp dưới một cách thực sự. Kết quả là, đánh giá bị gạt sang một bên để “công việc thực sự” có thể được thực hiện và cấu trúc quản lý hiệu suất nhân viên của bạn bị phá vỡ.

Bắt đầu hậu quả Hardball

Đảm bảo rằng có một số hậu quả thực sự nếu không nhận được đánh giá hiệu suất của nhân viên đúng hạn. Ví dụ, việc tăng lương giữ lại cho đến khi thủ tục giấy tờ được cập nhật sẽ tạo ra động lực mạnh mẽ để hoàn thành công việc đúng hạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bộ phận nhân sự có quyền từ chối tăng lương có hiệu lực trở về trước để giải cứu những nhà quản lý đã không nộp hồ sơ đúng hạn.

Không người quản lý nào muốn ở vị trí giải thích việc cấp dưới chậm tăng lương cho họ – đặc biệt nếu việc tăng lương đang được giữ lại chỉ vì người quản lý không gửi bản đánh giá hiệu suất nhân viên của họ đúng hạn. Chiến lược này được gọi là “xây dựng trách nhiệm giải trình”. Đó là một cách tiếp cận cứng rắn, nhưng tất cả những gì bạn đang làm là khăng khăng rằng các nhà quản lý phải chơi đúng luật.

Thiết lập thời hạn

Một biện pháp nhẹ nhàng hơn chỉ đơn giản là đảm bảo rằng các nhà quản lý biết chính xác những gì họ phải làm và khi nào họ phải làm điều đó với một danh sách kiểm tra cung cấp những ngày quan trọng của chu trình quản lý hiệu suất của nhân viên. Và giúp họ dễ dàng thực hiện những gì bạn muốn – hãy đảm bảo rằng các biểu mẫu và hướng dẫn thủ tục luôn có sẵn và có người sẵn sàng trả lời các câu hỏi không thể tránh khỏi phát sinh.

Cả hai cách tiếp cận đều thiết lập trách nhiệm chung. Không chỉ các nhà quản lý tuyến được yêu cầu viết bản đánh giá hiệu suất của nhân viên, mà bộ phận nhân sự phải đảm bảo quy trình quản lý hiệu suất của nhân viên là một mô hình cho các phương pháp hay nhất. Biểu mẫu cần phản ánh đúng thực tế công việc của người dân; nhà quản lý phải có khả năng đánh giá tất cả các yếu tố tinh vi của cả kết quả và hành vi; đào tạo và các hỗ trợ khác phải có sẵn trong thời gian kịp thời; và những gì được mong đợi nên được làm rõ ràng. Nếu không có tất cả các yếu tố này, HR chịu phần lớn trách nhiệm về việc không tạo ra một hệ thống khuyến khích sự xuất sắc trong quản lý hiệu suất của nhân viên.

Chia sẻ mật ong

Nhưng hậu quả không phải là lĩnh vực duy nhất mà HR làm rơi bóng. Chúng tôi đã nói về việc sắp xếp những hậu quả tiêu cực cho những người quản lý không làm những gì được mong đợi. Nhưng hãy nhớ – mật ong ảnh hưởng đến hành vi tốt hơn giấm. Nhân sự thường cung cấp những hậu quả tích cực như thế nào đối với các nhà quản lý đang làm tốt công việc đáp ứng trách nhiệm đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên?

Một email đơn giản từ một đại diện nhân sự cho một người giám sát nói rằng khi xem xét đánh giá hiệu suất của nhân viên mà cô ấy đã viết, anh ấy rất ấn tượng bởi cách cô ấy nghiêm túc thực hiện trách nhiệm và thực tế là tất cả họ đều được nộp trước thời hạn. Sao chép cả sếp của cô ấy trên email.

Cung cấp lời nhắc nhẹ nhàng

Điều quan trọng là phải có một số cơ chế để nhắc nhở các nhà quản lý khi các ngày quan trọng đang đến gần. Đó là một trong những lợi thế lớn của hệ thống trực tuyến. Các hệ thống trực tuyến được thiết kế tốt sẽ bổ sung rất nhiều cho nỗ lực quản lý hiệu suất của nhân viên, cung cấp cho người quản lý thông tin nhanh về các nhiệm vụ cần hoàn thành.

Ví dụ: màn hình bảng điều khiển có thể cho họ biết bản đánh giá hiệu suất của nhân viên nào cần được viết và khi nào đến hạn, bản đánh giá nào do người quản lý cấp dưới viết đã được đệ trình và đang chờ họ xem xét và phê duyệt và cấp dưới nào cần tự đệ trình- thẩm định hoặc ký tên sau khi đánh giá đã được viết và thảo luận.

Một hệ thống trực tuyến có thể được thiết lập để tự động gửi cho người quản lý (và cấp dưới của họ) lời nhắc thường xuyên mỗi khi sắp đến ngày hành động và gửi thông báo gắn cờ đỏ qua email nếu bị trễ thời hạn. Cuối cùng, một hệ thống trực tuyến tốt có thể theo dõi tình trạng hiện tại của việc hoàn thành đánh giá hiệu suất của nhân viên cho các đơn vị tổ chức khác nhau. Có thông tin này sẽ cho phép bạn cho người đứng đầu bộ phận bán hàng biết rằng tỷ lệ hoàn thành trong bộ phận của anh ta chỉ là 84 phần trăm, trong khi sản xuất và kế toán ở mức 100 phần trăm.

Thắp sáng một ngọn lửa nhỏ

Mặc dù vai trò của HR trong việc tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả hoạt động của nhân viên. Các nhà quản lý cấp cao cũng có một số trách nhiệm để đảm bảo tuân thủ các kỳ vọng của công ty đối với chất lượng và thời gian đánh giá hiệu suất của nhân viên.

Mọi quản lý cấp cao nên xem xét từng bản thẩm định do người quản lý cấp dưới viết trước khi người quản lý đó cùng nhân viên xem xét lại. Quy trình đánh giá một – một này sẽ đảm bảo một sân chơi bình đẳng, vì người quản lý cấp cao có thể đảm bảo rằng tất cả các đàn em của mình đang áp dụng các tiêu chuẩn và kỳ vọng tương tự cho cấp dưới của họ. Anh ấy cũng sẽ tìm hiểu xem ai đang chịu trách nhiệm quản lý tài năng của nhân viên một cách nghiêm túc khi anh ấy xem xét các bản đánh giá và xem chúng được viết một cách trung thực như thế nào.

Ghi nhớ sức mạnh của sự xấu hổ

Sự xấu hổ là một động lực mạnh mẽ thường bị bỏ qua. Không có gì sai khi dụ dỗ các nhà quản lý làm những gì họ phải làm.

Bạn làm nó như thế nào? Cách dễ nhất để biến sự xấu hổ thành công việc đối với bạn là hỏi một giám đốc điều hành cấp cao xem anh ta có muốn được cập nhật về tình trạng hoàn thành đánh giá hiệu suất của nhân viên hay không – anh ta sẽ luôn nói có. (Các giám đốc điều hành cấp cao luôn muốn biết tình trạng của mọi thứ). Đó là giấy phép của bạn để báo cáo chính xác ai có đánh giá hiệu suất nhân viên của họ đúng hạn và ai không thực hiện.

Cung cấp một báo cáo ngắn bắt đầu, “Như bạn đã yêu cầu, tôi đã liệt kê bên dưới trạng thái hoàn tất thẩm định hiện tại”, theo sau là không có gì ngoài hai cột tên – một cột có nhãn “Đúng hạn” và cột còn lại có nhãn “Quá hạn”. Gửi bản sao báo cáo của bạn cho mọi người trên cả hai danh sách. Bạn có thể tin tưởng vào phản ứng ngay lập tức từ những người quản lý trong danh sách quá hạn để hoàn thành việc thẩm định của họ và chuyển sang danh sách những người tốt.

Một lần nữa, một hệ thống trực tuyến có thể cung cấp cho các giám đốc điều hành thông tin cập nhật từng phút về trạng thái của tất cả các hoạt động quản lý hiệu suất của nhân viên mà không cần HR phải cung cấp thông tin đó cho họ. Và các nhà quản lý cấp cao có thể có ảnh hưởng mạnh mẽ trong việc tạo ra một môi trường mà một trăm phần trăm việc hoàn thành thẩm định là tiêu chuẩn.

Tạo ra trách nhiệm giải trình bằng chứng lừa đảo

Tại một công ty dầu khí lớn, Giám đốc điều hành và Phó Giám đốc nhân sự của ông đã phát triển một quy trình đánh giá hiệu suất của nhân viên là một mô hình đơn giản: yêu cầu mỗi người quản lý thảo luận 13 câu hỏi mở về hiệu suất với từng cấp dưới vào tháng 3 hàng năm.

Văn bản duy nhất mà hệ thống yêu cầu là một bản ghi nhớ của mỗi người quản lý cho Giám đốc điều hành hàng năm không muộn hơn ngày 31 tháng 3. Bản ghi nhớ cho biết liệu người quản lý đã tiến hành tất cả các cuộc thảo luận của mình hay chưa – nếu các cuộc thảo luận chưa được tiến hành, bản ghi nhớ cần phải giải thích tại sao. Và lý do tốt hơn là tốt, VP-HR giải thích, vì vào ngày 1 tháng 4, CEO nhấc điện thoại và bắt đầu gọi. “Tại sao bạn không làm những gì tôi yêu cầu bạn làm?” anh ấy hỏi từng người quản lý đã không hoàn thành bài tập thảo luận về hiệu suất. Khi VP-HR giải thích với một nụ cười ranh mãnh, “Bạn không bao giờ muốn nhận cuộc gọi đó từ Roy.”

Quản lý hiệu suất của nhân viên là một công cụ cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên của công ty bạn đang nỗ lực hết mình. Người quản lý của bạn là chất xúc tác cho điều này, và họ cần cả những động lực và hậu quả để đảm bảo công việc được hoàn thành. Có sẵn một hệ thống kiểm tra và cân đối giúp quá trình tập trung và hiệu quả.

Kết thúc

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Các chuyên mục nội dung liên quan