Marketing News

Thiếu Phong cách? 5 mẹo hàng đầu để viết một hướng dẫn văn phong

Với một loạt các hướng dẫn văn phong như vậy, có thể khá khó khăn khi cố gắng tìm ra cách viết một. Về cơ bản, một hướng dẫn phong cách (hoặc sổ tay thương hiệu) nên được thiết kế riêng cho phù hợp với cá nhân, công ty hoặc thương hiệu. Nó được thiết kế để giúp bảo vệ tính nhất quán của hình ảnh của bạn. Nếu nó làm được điều đó, thì bạn không thể sai lầm. Hướng dẫn phong cách được sử dụng phổ biến trong thế giới truyền thông, quan hệ công chúng và xuất bản. Hướng dẫn kiểu bao gồm một tập hợp các nguyên tắc cần được tham chiếu khi viết bất kỳ thông tin liên lạc nào. Hướng dẫn về văn phong đảm bảo rằng các thông tin liên lạc từ một công ty luôn nhất quán và chuyên nghiệp, ngay cả khi có nhiều tác giả. Hướng dẫn phong cách cũng là một cách tiết kiệm thời gian tuyệt vời cho người mới bắt đầu, họ có thể nhanh chóng hiểu được các yêu cầu chung về phong cách mà không cần phải hỏi hàng trăm câu hỏi. Một số yếu tố phổ biến mà chúng tôi đã tìm thấy được tham chiếu trong hướng dẫn kiểu bao gồm (nhưng không giới hạn): Tiêu đề và thuật ngữ – ví dụ: cách tên công ty nên được tham chiếu, chức danh Giám đốc điều hành, v.v. Nhãn hiệu Biểu tượng hoặc ký tự đặc biệt Chữ viết tắt Biểu tượng và màu sắc tham chiếu bảng màu – ví dụ như kích thước tối thiểu cho logo, tùy chọn màu sắc, tùy chọn nền, v.v. Ngoài ra, nơi để tìm các tệp đi kèm ở nhiều định dạng và độ phân giải khác nhau. Định dạng – ví dụ: sử dụng phông chữ và kiểu dáng, v.v … Thụt lề Độ dài câu Tùy chọn ngôn ngữ, giọng điệu và giọng nói – ví dụ: tiếng Anh thuần túy, tiếng lóng, trang trọng, bình thường, hiện tại, quá khứ, ngôi thứ ba, v.v. Chính tả – ví dụ: chính tả tiếng Mỹ hoặc tiếng Anh, v.v. Dấu câu – ví dụ: sử dụng dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu ngoặc đơn, dấu chấm hỏi, dấu chấm than, dấu gạch ngang, v.v. , trái, phải hoặc căn giữa, v.v. Thời gian, ngày, số, tốc độ, tỷ lệ phần trăm, điểm số và tùy chọn định dạng tiền tệ Báo giá – ví dụ: cách chúng xuất hiện và được tham chiếu, v.v. Định dạng URL 5 mẹo hàng đầu Chúng tôi đã duyệt qua nhiều hướng dẫn và hướng dẫn kiểu khác nhau về 'làm thế nào để' viết chúng và đây là năm chìa khóa quan trọng hàng đầu của chúng tôi: 1. Giữ cho nó đơn giản – Đừng sa lầy vào những chi tiết gian khổ. Không ai sẽ đọc nó. Tốt nhất là một hướng dẫn văn phong nên có độ dài dưới 5 trang (trừ khi rõ ràng là một công ty đa quốc gia lớn của bạn). Hãy nhớ rằng tài liệu nên là một tài liệu tham khảo. Ở mức tối thiểu, hãy bao gồm các thành phần có nhiều khả năng ảnh hưởng đến tính nhất quán, chẳng hạn như biểu trưng của bạn. Nếu bạn không cung cấp biểu trưng của mình theo cách dễ tiếp cận (lý tưởng là ở nhiều định dạng), mọi người sẽ chỉ lấy bất cứ thứ gì họ có thể từ trang web hoặc công cụ tìm kiếm của bạn. 2. Bao gồm mục lục – Điều này sẽ giúp tài liệu thân thiện hơn với người dùng. Bạn có thể nghĩ rằng mọi người sẽ đọc kỹ tài liệu của bạn nhưng bạn sẽ may mắn nếu mọi người lướt qua trang đầu tiên. 3. Nhất quán là chìa khóa – Giải quyết các quy tắc sử dụng phổ biến đó ngay từ đầu. Ví dụ, bạn sẽ sử dụng 'Tôi', 'Chúng tôi', 'Anh ấy', 'Cô ấy', 'Họ', 'Công ty', v.v. Bạn sử dụng gì không thực sự quan trọng, chỉ cần đưa ra quyết định và gắn bó với nó . Cũng rất tốt nếu cung cấp các ví dụ ngắn gọn, ví dụ: Đúng – 18 Tháng 6 2012 Không chính xác – 18 tháng 6 2012 4. Cộng tác và cho phép phản hồi – Tại sao không gửi bản thảo hướng dẫn phong cách của bạn cho một vài người viết nội dung khác để nhận phản hồi trước khi bạn phát hành tài liệu. Bằng cách đó, bạn có thể kiểm tra lại xem mình có bỏ sót gì không và cũng đảm bảo những người khác cảm thấy thoải mái khi sử dụng nó. 5. Hãy biến nó thành một tài liệu tham khảo tích cực – Đừng chỉ gửi một email với một tệp đính kèm và mong đợi nó được triển khai. Làm cho hướng dẫn phong cách của bạn trở thành một tài liệu hoạt động và sống động. Tổ chức các buổi đào tạo tương tác để đưa ra hướng dẫn phong cách để bạn có thể thảo luận, nhận phản hồi và nhấn mạnh tầm quan trọng của nó. Đồng thời xuất bản một bản sao trực tuyến hoặc trên Intranet cục bộ của bạn để có thể dễ dàng tham khảo nó mọi lúc. Nếu bạn muốn tham khảo thêm về cách viết hướng dẫn văn phong, hãy xem danh sách tài nguyên trên Wikipedia. Nếu bạn có bất kỳ mẹo hoặc kinh nghiệm nào muốn chia sẻ về hướng dẫn cách viết, chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn qua các nhận xét bên dưới.

  • Trang chủ
  • Marketing News
  • Back to top button