10 bí mật để viết thư khiếu nại đảm bảo thu hút được sự chú ý

Những lá thư phàn nàn không phải lúc nào cũng thú vị, nhưng đôi khi chúng cần được viết. Trong nhiều trường hợp, nếu mọi người không phàn nàn, thì cơ quan giải quyết vấn đề có lỗi (tức là công ty hoặc chính phủ) thậm chí sẽ không biết rằng vấn đề mà bạn và những người khác có thể đã trải qua thậm chí còn tồn tại. Cuối cùng, những lời phàn nàn hợp pháp, thậm chí của một vài người, có thể vẫn đến dịch vụ tốt hơn cho mọi người. Không chỉ vậy, viết thư khiếu nại cũng có thể mang lại lợi ích cá nhân!

Đúng rồi. Viết thư phàn nàn có thể là một trải nghiệm trị liệu và nâng cao sức mạnh! Nó cho phép một người hành động thay vì đóng vai nạn nhân và “nuôi dưỡng” sự oán giận liên tục đối với một công ty về dịch vụ hoặc sự đối xử kém cỏi đã nhận được. Một khi viết thư khiếu nại được viết và gửi bằng viết thư khiếu nại, người ta có thể “cho qua” khi biết rằng người ta đã làm điều gì đó hữu hình và mang tính xây dựng đối với tình hình.

Không chỉ vậy, những đơn thư khiếu nại được viết và xử lý đúng cách sẽ được hành động!

Sau khi tôi bắt đầu viết thư khiếu nại, tôi bắt đầu nhận được những lá thư xin lỗi và lời cam kết ân cần từ các giám đốc điều hành cấp cao bao gồm các phó chủ tịch ngân hàng và phó giám đốc tiếp thị của các tập đoàn khổng lồ.

Nhận được những điều đó trong thư, cảm thấy tốt hơn rất nhiều so với việc “đánh bóng” một sự oán giận đang diễn ra và thậm chí còn tức giận hơn vào lần tiếp theo có điều gì đó tồi tệ xảy ra. Đôi khi tôi thậm chí còn nhận được phiếu giảm giá và hàng hóa miễn phí!

viết thư khiếu nại
viết thư khiếu nại

10 bí quyết viết thư khiếu nại đảm bảo thu hút được sự chú ý

Dưới đây là một số chiến lược tôi đã học được để viết thư khiếu nại đảm bảo thu hút được sự chú ý và hành động.

1. Viết thư cho người có trách nhiệm

Điều quan trọng là bạn phải lấy tên và địa chỉ gửi thư chi tiết của một người rất cao cấp chịu trách nhiệm về sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang phàn nàn. Tôi thường cố gắng viết thư cho V.-P. mức độ. Đừng bao giờ xuống dưới cấp Giám đốc nếu bạn muốn có phản hồi nghiêm túc. Thông tin tên và địa chỉ có thể được lấy từ trang web của tổ chức hoặc bằng cách gọi điện đến công ty và hỏi tên và chức danh của người cấp cao mà bạn nên viết thư cho.

2. Không gửi e-mail

Khi cần gửi viết thư khiếu nại nghiêm trọng đến một công ty hoặc chính phủ, đừng gửi e-mail, bất kể nó có thể nói gì trên trang Web của họ. Các e-mail thường được những người “dịch vụ khách hàng” cấp thấp xử lý một cách miễn cưỡng. Nếu bạn muốn có sự chú ý và hành động nghiêm túc, thì thư khiếu nại bằng văn bản chính thức là cách duy nhất để thực hiện.

Khi nó đến văn phòng của VP (vâng, qua đường bưu điện!), Nó kích hoạt một quy trình quan liêu để đảm bảo rằng những người phù hợp sẽ nhìn thấy lá thư của bạn và sẽ hành động theo nó.

viết thư khiếu nại
viết thư khiếu nại

3. Giữ nó càng ngắn càng tốt

Tốt nhất là không dài hơn một trang, nhiều nhất là hai trang. Khi soạn thảo một lá thư phàn nàn, có thể có xu hướng tiếp tục lặp đi lặp lại chỉ để đảm bảo rằng người nhận hiểu được ý của mình. Giữ nó càng ngắn càng tốt, nhưng không làm loãng các dữ kiện của thông điệp của bạn quá nhiều.

4. Cung cấp cho nó một tiêu đề để nhận dạng

Đặt một tiêu đề ở đầu thư với thông tin mà công ty hoặc đại lý sẽ liên quan đến, chẳng hạn như số tài khoản hoặc số khách hàng của bạn. Giúp họ dễ dàng tìm thấy bạn trên hệ thống lưu trữ trên máy tính của họ.

5. Giải thích rõ ràng tình huống

Đảm bảo rằng bạn cung cấp tất cả các chi tiết cụ thể cần thiết để công ty hoặc đại lý viết thư khiếu nại có thể xác minh khiếu nại của bạn mà bạn không phải tham gia vào trò chơi gắn thẻ điện thoại vô tận với họ. Bao gồm ngày, giờ và địa điểm cụ thể, cũng như tên của những người bạn đã giao dịch. Nếu bạn không chắc chắn về những chi tiết này khi soạn thư, hãy gọi lại cho họ và hỏi chi tiết cụ thể. (Bạn không cần phải nói điều đó cho một lá thư khiếu nại).

6. Sử dụng giọng điệu tích cực và tôn trọng

Tôi nhận thấy rằng cách tiếp cận tốt nhất là sử dụng một giai điệu lạc quan tích cực. Hãy nhớ rằng, bạn đang viết thư cho một người cao cấp, người có thể thông cảm với những gì đã xảy ra với bạn. Giọng điệu của bạn nên truyền tải thông điệp rằng bạn là nạn nhân vô tội và bạn hiểu rằng công ty sẽ không cố tình làm điều như vậy.

7. Gửi bản sao nếu thích hợp

Có thể có những trường hợp khôn ngoan là gửi một bản sao của bức thư cho các bên khác chỉ để đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được một số hành động nghiêm túc. Ví dụ viết thư khiếu nại, trong trường hợp bạn được yêu cầu viết thư cho Giám đốc khu vực của một chương trình, bạn nên đảm bảo rằng ai đó ở trụ sở chính cũng nhận được một bản sao. Đôi khi tôi gửi một bản sao cho các văn phòng dịch vụ khách hàng hoặc quan hệ khách hàng ở cấp quốc gia.

viet thu khieu nai 1

8. “Xấu hổ” càng nhiều càng tốt

Các công ty tuyên bố và quảng cáo mức độ tập trung cao vào khách hàng và dịch vụ không thích bị chỉ trích trong những lĩnh vực đó. Nếu bạn gặp trường hợp mạnh khiến chúng dễ bị tổn thương ở một trong những khu vực này, hãy sử dụng càng nhiều đạn càng tốt để làm chúng lúng túng ở những khu vực nhạy cảm này.

Các thuật ngữ tiếp thị hiện đại như: quản lý quan hệ khách hàng (CRM), tiếp thị 1-1, khách hàng có giá trị nhất (MVC) và lấy khách hàng làm trung tâm, tất cả đều có xu hướng thu hút sự chú ý của họ. Ngoài ra, việc sử dụng các thuật ngữ như vậy khiến bạn giống như một người có thẩm quyền.

9. Ngụ ý rằng bạn có thể đưa doanh nghiệp của mình đi nơi khác

Tôi luôn làm điều này gần kết thúc. Các công ty không thích mất khách hàng, đặc biệt là những khách hàng lâu năm. Những người làm marketing cấp cao đều nhận thức được rằng nghiên cứu này đã chỉ ra rằng việc tuyển dụng một khách hàng mới tốn kém gấp 5 đến 7 lần so với việc duy trì một khách hàng hiện có.

10. Yêu cầu một câu trả lời sớm

Trong đoạn cuối của lá thư khiếu nại của bạn, hãy nói cụ thể rằng bạn đang mong đợi một câu trả lời sớm. Đảm bảo rằng bạn theo dõi qua điện thoại hoặc e-mail nếu bạn không nghe thấy gì trong ba tuần. Một số công ty sẽ gửi cho bạn thư xác nhận rằng họ đang giải quyết trường hợp của bạn và sẽ liên hệ lại với bạn trong vòng một hoặc hai tuần.

Sử dụng các chiến lược viết thư khiếu nại trên và bạn chắc chắn sẽ nhận được hành động từ các thư khiếu nại của mình. Và, đừng quên sự thật cũ “bánh xe kêu cót két dính dầu mỡ”!

viết thư khiếu nại
viết thư khiếu nại

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

  • Viết thư khiếu nại trong kinh doanh
  • Mẫu thư khiếu nại về sản phẩm
  • Mẫu viết thư khiếu nại
  • Viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh
  • Cách viết email khiếu nại
  • Mẫu thư khiếu nại về sản phẩm bằng tiếng Anh
  • Lưu ý khi viết thư khiếu nại
  • Mẫu thư phản hồi khiếu nại

Các chuyên mục nội dung liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *