Marketing tổng thể

Flow chart là gì? Cách để xây dựng và sử dụng một sơ đồ Flow chart

Trong công việc để những vấn đề được trình bày rõ ràng việc sử dụng biểu đồ hay sơ đồ sẽ rất hữu dụng khi trình bày một vấn đề nào đó. Có rất nhiều dạng biểu đồ tư duy khác nhau, một trong những loại biểu đồ hay được sử dụng có flow chart. Vậy flow chart là gì, cách xây dựng biểu đồ này và lợi ích khi sử dụng nó như thế nào? Hãy cùng semtek.com.vn tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Flow chart là gì?

Flow chart thực chất là một dạng biểu đồ được hay được sử dụng để trình bày những bước ở trong một quy trình nào đó. Biểu đồ hay lưu đồ Flow chart thường hay được sử dụng để hỗ trợ cho các hoạt động đào tạo, lập kế hoạch hay tạo tài liệu. Đây là một loại biểu đồ có thể rất hữu ích dành cho bạn đối với việc ra một quyết định nào đó. Loại lưu đồ này rất thường dùng các mũi tên để minh họa cho một bước dẫn tiếp theo trong một chu trình nào đó.

flow chart
flow chart

Một số biến thể của flow chart: sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô, sơ đồ chi tiết (còn được gọi là sơ đồ quy trình, bản đồ vi mô, sơ đồ dịch vụ hoặc sơ đồ biểu tượng), sơ đồ triển khai (còn được gọi là sơ đồ đa chức năng) hay sơ đồ nhiều cấp.

Lưu đồ là hình ảnh của các bước riêng biệt của một quy trình theo thứ tự tuần tự. Nó là một công cụ chung có thể được điều chỉnh cho nhiều mục đích khác nhau và có thể được sử dụng để mô tả các quy trình khác nhau, chẳng hạn như quy trình sản xuất, quy trình hành chính hoặc dịch vụ hoặc kế hoạch dự án. Đây là một công cụ phân tích quy trình chung và là một trong bảy công cụ chất lượng cơ bản .

Sử dụng Flow chart như thế nào?

Các trường hợp nên sử dụng flow chart là khi bạn muốn giải thích những bước ở trong một quy trình cho người khác một cách dễ hiểu nhất. Ví dụ như một ai đó cần đào tạo các bước để làm một công việc cụ thể nào đó. Ngoài ra biểu đồ này cũng rất hữu ích cho các bài thuyết trình hoặc báo cáo.

Một số trường hợp cụ thể nên áp dụng sơ đồ quy trình Flow chart là:

  • Trường hợp sử dụng để phát triển sự hiểu biết về cách một quá trình được thực hiện
  • Nghiên cứu một quá trình cải tiến
  • Để truyền đạt cho người khác cách một quá trình được thực hiện
  • Khi cần giao tiếp tốt hơn giữa những người có cùng quy trình
  • Để ghi lại một quá trình
  • Khi lập kế hoạch dự án

Lưu ý khi vẽ Flow chart

Bạn đừng lo lắng về việc vẽ sơ đồ có cần phải đúng cách hay không. Mục đích cuối cùng và cách vẽ đúng đắn nhất là cách giúp những người liên quan hiểu được quy trình của bạn đưa ra.

Xác định và tham gia vào quy trình lưu đồ tất cả những người chủ chốt tham gia vào quy trình. Điều này bao gồm các nhà cung cấp, khách hàng và giám sát viên. Tham gia vào các phiên lưu đồ thực tế bằng cách phỏng vấn họ trước các phiên hoặc bằng cách cho họ thấy sơ đồ phát triển giữa các phiên làm việc và nhận phản hồi của họ.

Không chỉ định một chuyên gia kỹ thuật để vẽ sơ đồ. Những người thực sự thực hiện quá trình chính là người tốt nhất để làm điều đó.

flow chart
flow chart

Cách vẽ lưu đồ Flowchart chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp

Nghe sơ qua, bạn có thể thấy cách vẽ flow chart được thiết lập khá dễ dàng, nhưng trong thực tế, để xây dựng được Flowchart thành sơ đồ tư duy, khoa học và hiệu quả thì lại không hề đơn giản. Dưới đây, 123job sẽ hướng dẫn bạn 3 cách vẽ sơ đồ quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp, đồng thời là các yếu tố trong quy trình được phân tích cụ thể, giúp bạn lĩnh hội nhanh hơn.

Xem xét lại việc bạn có thật sự cần lưu đồ Flowchart hay không?

Trong kinh doanh, lưu đồ Flowchart chỉ thực sự cần khi doanh nghiệp của bạn muốn tiếp tục hoạt động, tăng số lượng nhân sự, mở rộng mô hình kinh doanh… Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, vẫn áp dụng việc quản lý quy trình trực tiếp bằng lời nói. Nhưng các doanh nghiệp dẫn đầu, lại chọn một hướng đi trái ngược, đó chính là sử dụng lưu đồ Flowchart. Flowchart cho phép bạn “văn bản hóa” trình tự các bước thành một lưu đồ hoàn chỉnh và “số hóa” quy trình đó trước khi tham gia các chuyển đổi kế tiếp. Bạn cần thêm những hướng dẫn liên quan vào Flowchart để dễ dàng hơn trong việc vận dụng lưu đồ.

Thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về quy trình

Bạn có thể tạo cuộc họp với các nhân viên để thu thập thông tin đầy đủ nhất cho FlowchartBạn có thể tạo cuộc họp với các nhân viên để thu thập thông tin đầy đủ nhất cho Flowchart

Nếu bạn đang là người tham gia trực tiếp vào tất cả các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, bạn cần thu thập đầy đủ những thông tin liên quan, để có cách vẽ flow chart chuẩn nhất. Thậm chí đối với những quy trình ngắn hạn trong 1-2 ngày, hay tối thiểu nhất các bước, bạn vẫn cần mọi thông tin để có Flowchart chính xác về quy trình. Có thể kể đến như:

  • Mục đích của quy trình là gì? Cách gọi chính xác của nó?
  • Quy trình này gồm những bước nào? Tên gọi đầy đủ của từng bước ra sao?
  • Ai là người phụ trách một hay một vài bước trong quy trình? Chỉ một người duy nhất, hay luân phiên các nhân viên trong đội/nhóm?
  • Hướng dẫn mô tả chi tiết có thể thêm vào lưu đồ flow chart hay không? Mỗi bước có giới hạn thời gian là bao nhiêu?
  • Sau bước này sẽ có tối thiểu hai khả năng xảy ra. Nếu xảy ra khả năng A, quy trình có được giữ nguyên như cũ không? Trong tình huống xảy ra khả năng B, cần phải quay lại quy trình trước đó, thực hiện y nguyên hay sẽ sang một nửa sau quy trình khác?
  • Có sự kiện nào khiến bạn lái lệch khỏi “đường ray” quy trình vốn có hay không?

Bắt đầu vẽ lưu đồ Flowchart

Khi trong tay bạn đã thu thập đủ các thông tin cụ thể nhất về quy trình thực tế, hãy cùng bắt đầu tiến hành xây dựng một lưu đồ Flowchart hoàn hảo. Dưới đây là các ký hiệu cơ bản nhất về quy tắc vẽ Flowchart quy trình nghiệp vụ:

Các ký hiệu cơ bản nhất khi bạn vẽ lưu đồ FlowchartCác ký hiệu cơ bản nhất khi bạn vẽ lưu đồ Flowchart

Với các ký hiệu đó, bạn có thể bắt tay vẽ lưu đồ Flowchart hiệu quả cho một quy trình, theo 3 cách khác nhau.

flow chart
flow chart

Cách thứ nhất: Sử dụng bút và giấy

Đây là cách đơn giản nhất bạn có thể áp dụng khi vẽ flow chart, bạn cần chuẩn bị bút, giấy trắng và bắt đầu vẽ “xương sống” của bản đồ. Bạn có thể sử dụng thêm các dụng cụ thủ công như thước, compa… để có được lưu đồ Flowchart đẹp và sang trọng hơn. Sau khi hoàn thiện, bạn có thể chụp ảnh và lưu lại, hoặc giữ bản cứng để photocopy ra nhiều hơn, việc còn lại chính là phát cho nhân viên để họ thực hiện quy trình theo Flowchart.

Cách thứ hai: Dùng các công cụ vẽ chuyên nghiệp “Digital Flowchart”

Bạn hoàn toàn có thể tạo lưu đồ Flowchart dưới dạng bản mềm kỹ thuật số, sử dụng công nghệ thông tin giúp bạn thực hiện hiệu quả các chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ cho nhân viên dễ dàng hơn. Xây dựng ở mức độ cơ bản nhất, bạn có thể dùng Paint, Microsoft Powerpoint hoặc những phần mềm, ứng dụng đồ họa chuyên dụng như Adobe Photoshop, Adobe Illustrator… Chúng sẽ giúp bạn có Flowchart đạt tới độ thẩm mỹ cao, trình độ sản phẩm được chuyên nghiệp hơn và áp dụng với các doanh nghiệp cần số lượng lớn Flowchart vào quy trình.

Cách thứ ba: Dùng phần mềm quản lý chuyên nghiệp trong quy trình nghiệp vụ

Nhiệm vụ quan trọng, được quan tâm nhất trong phần mềm vẽ flow chart (Business Process Management Software – BPMS) là hình thành và tự động hóa các quy trình từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc, phân tích và thực hiện các cải cách, giám sát những quy trình đó để tối ưu hóa khi cần thiết. Như vậy, bạn không phải vẽ dưới dạng bản cứng hay mềm nữa, mà có thể thiết lập sẵn trong cài đặt của phần mềm vẽ Flowchart.

Các thông tin về mỗi bước sẽ có mô tả cụ thể, khi đến bước nào, nhân viên trong quy trình đó sẽ được thông báo mình cần phải làm gì. Giải pháp tự động hóa và quản lý trong phần mềm BPMS là một “ngôi sao sáng”, nếu bạn muốn lựa chọn cho ý tưởng kinh doanh của mình.

flow chart
flow chart

Từ khóa:

  • Flowchart diagram
  • Về flow chart
  • Process flow diagram
  • Vẽ flowchart Online
  • Workflow diagram
  • Flow Diagram là gì

Nội dung liên quan:

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button